Как высчитать человеко-часы за год

Человеко-час — единица учёта трудозатрат: один час работы одного человека. Двое работали по четыре часа — это восемь человеко-часов, и неважно, что календарно прошло всего четыре часа.

Человеко-день — то же самое, но в днях: один день выхода одного работника. Восемь человеко-часов не всегда равны одному человеко-дню: если смена длится четыре часа, день отработан, а человеко-часов будет четыре. Поэтому человеко-дни и человеко-часы считают отдельно и не переводят один в другой делением на восемь, пока не известна фактическая длина смены.

Показатель нужен в трёх случаях: сдать статистику по форме П-4, посчитать загрузку отдела или цеха и оценить трудоёмкость работ, чтобы спланировать сроки и людей.

Формула для года одна и та же: часы, фактически отработанные каждым человеком, складываются за все месяцы. Дальше — вопрос, откуда брать эти часы.

Если есть табель, самый точный путь — сложить по каждому работнику часы из табеля за все двенадцать месяцев и прибавить часы тех, кто уже уволился, за отработанное ими время. Это и есть годовой итог.

Если табеля под рукой нет, а нужна оценка, считают по средней численности: человеко-часы за год = средняя численность работников × отработанные дни на одного человека за год × часы в рабочем дне. Так же считают за квартал — только дни и месяцы берут за квартал.

Для точного расчёта по этой формуле берите фактическую длину смены, а не норматив. У продавца на четырёхчасовой смене в человеко-часах будет четыре часа, а не восемь.

Человеко-дни за год = средняя численность × отработанные дни на человека. Если нужны трудозатраты в человеко-месяцах, разделите человеко-часы на принятую ёмкость одного человеко-месяца: у кого-то это норма часов по производственному календарю, у кого-то средняя фактическая выработка.

Квартал считают так же: средняя численность за квартал × дни, отработанные одним человеком за квартал × часы в смене. Дни берите рабочие и фактически отработанные, а не все календарные.

Как рассчитать человеко-часы за год, когда смены у людей разные — например, у кого-то восемь часов, у кого-то четыре? Тогда средняя длина смены даст ошибку. Считайте по каждой группе с одинаковым графиком отдельно и складывайте результаты.

В показатель входят часы, когда человек действительно работал: обычные смены, сверхурочные, работа в ночь, в выходные и праздники, время в командировке. Сверхурочные считаются по фактически отработанному времени, а не по двойному размеру оплаты.

Не входят часы, когда человек числился в штате, но не работал: больничный, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, любой отпуск — оплачиваемый или за свой счёт, простой, обучение с отрывом от работы, дни выполнения государственных обязанностей.

Не путайте человеко-часы с нормой рабочего времени. Норма — сколько человек должен был отработать по календарю, человеко-часы — сколько отработал. Сравнивать их можно, только уменьшив норму на часы законного отсутствия работника: отпуск, больничный, государственные обязанности, простой. Сверхурочная работа — работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности рабочего дня или смены, а при суммированном учёте — сверх индивидуальной нормы за учётный период. Часы выходных и праздников, уже оплаченные в повышенном размере или компенсированные другим днём отдыха по ст. 153 ТК, повторно как сверхурочные не оплачивают. Невыполнение норм труда по вине работника — отдельный случай по ст. 155 ТК РФ, а не любая разница с календарём.

Нормальная продолжительность рабочего времени — не больше 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для отдельных категорий она короче: у работников на вредных производствах, у несовершеннолетних. Если человек работает на неполной ставке, в расчёт идёт его фактическая смена.