Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Как рассчитать бюджет проекта

Соберите бюджет снизу вверх: перечислите работы и материалы, добавьте прочие расходы и резерв на непредвиденное. Калькулятор сложит суммы и покажет итог с резервом — в одной базе, все с НДС или все без НДС.

Результат

Сумма расходов
1 000 000 ₽
Резерв
100 000 ₽
Итого с резервом
1 100 000 ₽

Работы, материалы и прочие расходы дают 1 000 000 ₽. С резервом 100 000 ₽ бюджет составляет 1 100 000 ₽.

Введите суммы в одной базе: все с НДС или все без НДС. Расчёт помогает собрать бюджет; состав и цены работ задаются отдельно.

Итог с резервом — это верхняя граница, а не обещание потратить ровно столько. По ходу проекта сравнивайте факт со сметой по каждой строке: так видно, где перерасход, пока он не съел весь резерв.

Что входит в бюджет проекта

Бюджет проекта — все деньги, которые уйдут на его результат: работы своих и привлечённых исполнителей, материалы и закупки, прочие прямые расходы вроде аренды и логистики, а сверху запас на непредвиденное.

Есть ещё косвенные расходы — зарплата администрации, аренда офиса, бухгалтерия. Их обычно не раскидывают по проектам, а держат отдельно: иначе один проект незаметно потянет на себе весь офис. Если раскидывать, то по понятному правилу, например пропорционально прямым расходам, и заранее.

Как рассчитать бюджет проекта по шагам

Сначала опишите объём: что проект должен дать и какие работы для этого нужны. Нельзя оценить то, что не определено.

Затем разложите работы до задач и оцените каждую в часах и деньгах, отдельно посчитайте материалы и прочие прямые расходы. Сложите — получится сумма расходов.

После этого добавьте резерв на непредвиденное и сравните итог с тем, что готовы потратить. Если не сходится, режьте объём, а не резерв: резерв существует именно потому, что оценка всегда неточна.

Формулы бюджета

Сумма расходов
Сумма расходов = Работы + Материалы + Прочие расходы
Резерв
Резерв = Сумма расходов × Доля резерва
Итого
Итого с резервом = Сумма расходов + Резерв

Долю резерва выбирают по неопределённости проекта. Чем меньше похожих проектов за плечами и чем больше внешних подрядчиков, тем выше запас. Точную долю закон не задаёт: это ваше решение о риске.

Три примера

Сайт с подрядчиками

Работы подрядчиков — 400 000 ₽, закупки и лицензии — 500 000 ₽, прочие расходы — 100 000 ₽. Сумма расходов — 1 000 000 ₽.

С резервом 10 % закладываем 100 000 ₽ на непредвиденное, и бюджет проекта — 1 100 000 ₽.

Посчитать с этими числами

Ремонт помещения под запуск

Работы бригад — 1 200 000 ₽, материалы — 900 000 ₽, прочие расходы — 250 000 ₽. Сумма расходов — 2 350 000 ₽.

Ремонт — дело с сюрпризами, поэтому резерв 15 %: это 352 500 ₽. Итого бюджет — 2 702 500 ₽.

Посчитать с этими числами

Мероприятие с жёстким потолком

Работы — 300 000 ₽, материалы — 200 000 ₽, прочие расходы — 150 000 ₽. Сумма расходов — 650 000 ₽.

Резерв небольшой, 5 %, — 32 500 ₽: программа и подрядчики уже проверены. Бюджет — 682 500 ₽.

Посчитать с этими числами

Частые вопросы

Как рассчитать бюджет проекта?

Разложите проект на работы, оцените каждую в деньгах, добавьте материалы и прочие прямые расходы, затем резерв на непредвиденное. Калькулятор сложит всё это.

Какой резерв на непредвиденные расходы закладывать?

Единой нормы нет: долю выбирают по неопределённости. Чем меньше похожих проектов за плечами, тем выше запас. В калькуляторе введите свою долю, и он покажет сумму резерва и итог. Резерв — не повод тратить: неизрасходованный остаток возвращается в бюджет компании.

Считать бюджет с НДС или без?

Главное — в одной базе. Если вы платите НДС и зачитываете входной налог, бюджет удобнее вести без НДС: налог не ваш расход. Если зачитывать нечего, НДС становится частью затрат. Смешивать суммы с налогом и без нельзя: итог окажется занижен или завышен.

Чем бюджет проекта отличается от сметы?

Смета — детальный расчёт по конкретным работам и материалам, часто по нормам и расценкам. Бюджет — общая рамка проекта: сколько всего денег нужно, на что и с каким запасом. Сметы могут быть частью бюджета, но бюджет шире: в нём ещё резерв и прочие прямые расходы.

Что делать, если факт вышел за бюджет?

Сравните факт со сметой по строкам и найдите, где перерасход. Сначала тратят резерв, и только когда он кончился, решают, откуда взять деньги: урезать объём, сдвинуть сроки или пересогласовать бюджет с заказчиком. Молча дорисовывать цифры в смете нельзя: тогда в следующий раз бюджет снова не сойдётся.

Как оценить работы, если проект делают впервые?

Оценивайте по аналогам: возьмите похожие проекты и их фактические расходы. Если аналогов нет, разбейте работу на мелкие задачи и оцените каждую отдельно — крупные блоки всегда оцениваются хуже. Нет и этого — заложите резерв выше и договоритесь с исполнителем о предельной сумме.

Смета собрана, а денег всё равно не хватает

Понять, что проект делает с деньгами компании

Бюджет проекта отвечает, сколько он стоит. Но не отвечает, окупится ли он и что будет с деньгами, пока расходы идут, а отдача ещё нет. Я считаю юнит-экономику по каждому товару, услуге, клиенту и каналу после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»

По этой теме

Другие калькуляторы