Служебная записка: образец и бланк

Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник просит, предлагает или сообщает что-то руководителю или коллегам из другого отдела. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с просьбой о закупке.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о приобретении ноутбуков для отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

С 1 декабря 2026 года в отдел продаж выходят два новых менеджера, а свободных рабочих ноутбуков в отделе нет. Без них новые сотрудники не смогут работать в CRM и проводить звонки клиентам с первого дня.

Прошу согласовать покупку двух ноутбуков стоимостью до 85 000 рублей каждый за счёт бюджета отдела на ноябрь. Коммерческие предложения трёх поставщиков прилагаю.

Приложение: коммерческие предложения на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое служебная записка

Служебная записка — внутренний документ компании. Ею сотрудник обращается к руководителю или в другой отдел: просит денег на закупку, предлагает изменить процесс, сообщает о проблеме или передаёт сведения, нужные для решения.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: адресат, автор, название, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в служебной записке

Адресата: должность, название компании или отдела, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Текст: что происходит и почему, затем просьба или предложение с суммой и сроком.
Приложения: что прикладываете и на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку

Определите адресата. Пишите тому, кто принимает решение: руководителю компании, начальнику другого отдела, в бухгалтерию.
Начните с причины. Первый абзац — факты: что случилось или изменилось и чем это грозит работе.
Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слов «прошу» или «предлагаю»: что сделать, сколько стоит, к какому сроку.
Приложите подтверждения. Счета, коммерческие предложения, расчёты — всё, что поможет решить без лишних вопросов.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет конкретной просьбы: записка описывает проблему, но не говорит, какое решение нужно.
Нет суммы и срока — руководителю приходится переспрашивать, и решение откладывается.
Записку путают с докладной: о нарушении дисциплины руководителю пишут докладную, а не служебную.
Несколько вопросов в одной записке: каждый вопрос лучше вынести в отдельную, чтобы решения не ждали друг друга.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю, чтобы сообщить о событии или нарушении, — по вертикали. Служебную чаще пишут коллегам из другого отдела или руководителю с просьбой и предложением. Строгого правила закон не даёт: деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Можно ли отправить служебную записку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает только автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»