Объяснительная записка: образец

Объяснительная записка — документ, которым работник письменно объясняет работодателю причину проступка или отсутствия на работе. Ниже — образец заполнения для опоздания и разбор, как писать объяснительную на работе, чтобы её приняли и не наказали строже.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Объяснительная записка

об опоздании на работу

16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 года я опоздал на работу на 40 минут. По графику мой рабочий день начинается в 9:00, я пришёл в 9:40.

Причина опоздания: утром в 7:20 в моей квартире прорвало трубу холодной воды. Сантехник управляющей компании перекрыл стояк только в 8:50. Аварийная заявка № 145 от 16.11.2026 прилагается.

О случившемся я заранее сообщил руководителю отдела по телефону в 8:10. Рабочие задачи на день выполнил в полном объёме, задержка не повлияла на встречи с клиентами.

Приложение: копия заявки в управляющую компанию на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — письменное объяснение работника о причинах проступка, отсутствия на работе или иного нарушения трудовых обязанностей. До взыскания работодатель обязан затребовать объяснение, а у работника есть два рабочих дня, чтобы его дать (ст. 193 ТК РФ).

Единой формы закон не устанавливает. Реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата, текст, подпись. Если в компании утверждён свой бланк, пользуются им.

Что указать в объяснительной записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами руководителя, которому адресована записка.
Автора: свою должность, отдел, фамилию и инициалы.
Название документа и заголовок к тексту: «Объяснительная записка» и кратко, о чём она.
Дату составления.
Текст: что произошло (дата, время, обстоятельства), затем причина и подтверждения.
Приложения: копии справок, заявок, больничного — всё, что подтверждает причину.
Подпись с расшифровкой.

Как писать объяснительную на работе

Уточните, кто требует объяснение. Записку пишут на имя руководителя компании или непосредственного начальника, если он уполномочен.
Уложитесь в два рабочих дня. Срок отсчитывается со дня, следующего за днём требования (ст. 193 ТК РФ). Если не представить объяснение, работодатель составит акт.
Опишите событие точно. Укажите дату, время и суть нарушения: опоздание, отсутствие, невыполнение задания.
Назовите причину и приложите доказательства. Причина должна быть конкретной. Справка, заявка в управляющую компанию, вызов врача — всё это снижает риск строгого взыскания.
Подпишите и передайте. Отдайте записку адресату или в канцелярию. Копию с отметкой о получении оставьте себе.

Частые ошибки в объяснительной

Причина описана общими словами: «по семейным обстоятельствам» без подтверждений.
Нет даты и времени события — работодателю трудно соотнести записку с требованием.
Записка написана позже двух рабочих дней — работодатель вправе составить акт об отказе от объяснений.
В тексте несколько разных нарушений — каждое лучше объяснять отдельной запиской.
Работник пишет объяснение на имя коллеги, а не руководителя, — работодатель может не принять его как ответ на своё требование.

Частые вопросы

Объяснительная или объяснительная записка — как правильно?

Оба варианта верны. В кадровых документах чаще пишут «объяснительная записка», в разговорной речи — «объяснительная». На юридическую силу название не влияет, если указаны адресат, автор, дата и подпись.

В какой срок нужно написать объяснительную?

У работника есть два рабочих дня со дня, следующего за днём требования работодателя. Не дал объяснение — составляют акт, и взыскание можно применить и без объяснения (ч. 1–2 ст. 193 ТК РФ).

Можно ли не писать объяснительную?

Можно, но тогда работодатель зафиксирует отказ актом. Это не помешает применить дисциплинарное взыскание. Лучше представить объяснение, даже если причина кажется неуважительной.

Нужна ли печать на объяснительной?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает только работник. Работодатель может поставить резолюцию или отметку о получении.

Сколько хранят объяснительные записки?

Срок зависит от содержания. Если записка связана с дисциплинарным взысканием, её хранят в личном деле работника по правилам номенклатуры дел компании. Документы о трудовой дисциплине и приказы о взысканиях хранят 3 года, личное дело — 50 лет; сроки задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы объяснительные и служебные записки не тормозили работу

Каждая объяснительная требует внимания: надо запросить, проверить срок, решить, нужно ли взыскание. В потоке такие мелочи легко упустить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают объяснительные и служебные записки по шаблону, следят за сроками и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»