Расчёты с поставщиками
Введите сальдо на начало, оплаты и полученные товары — калькулятор покажет долг или аванс перед поставщиком и разницу с его цифрами. Дальше — как свести расхождение и не заплатить дважды.
Результат
- Сальдо на конец
- −90 000 ₽
- Разница с данными поставщика
- −10 000 ₽
Сальдо с поставщиком −90 000 ₽, расхождение с его данными −10 000 ₽. Положительное сальдо — ваш долг поставщику, отрицательное — аванс, то есть поставщик должен вам.
По вашим данным долг поставщику составляет 90 000 ₽.
Сальдо — не приговор и не доказательство: это ваши записи. Пока поставщик не подтвердил сумму в акте сверки, расхождение объясняется обычно документами, которые до бухгалтерии не дошли.
Что показывает сальдо с поставщиком
Сальдо — разница между тем, что вы поставщику должны, и тем, что уже ему перечислили. Считают по одному договору: смешивать в одну цифру несколько договоров с одним контрагентом нельзя, иначе аванс по одному закроет долг по другому и картина станет неверной.
Формула простая: сальдо на конец = сальдо на начало + получено товаров и услуг − оплачено поставщику. Если результат положительный, вы должны поставщику. Если отрицательный — поставщик должен вам: вы заплатили вперёд, а товар ещё не пришёл.
Знак в акте сверки у каждой стороны свой: то, что для вас долг, для поставщика — дебиторская задолженность. Поэтому в акте две колонки, и сверяют не сами суммы, а их смысл: у кого долг, у кого аванс.
Формулы акта сверки
- Сальдо на конец
- Сальдо на конец = Сальдо на начало + Получено товаров и услуг − Оплачено поставщику
- Расхождение с контрагентом
- Расхождение = Ваше сальдо − Сальдо по данным поставщика
- Оборот за период
- Оборот = Получено товаров и услуг + Оплачено поставщику
Сальдо на начало берут из предыдущего акта сверки или из карточки расчётов на 1-е число. Если предыдущего акта нет, начинают с первой поставки по договору.
Три примера сверки
Долг закрыли, остался аванс
На начало периода был долг поставщику. За период часть суммы перечислили, часть товара получили. Сальдо на конец — −90 000 ₽: теперь это аванс, поставщик должен вам 90 000 ₽.
По данным поставщика сальдо отличается от вашего: расхождение −10 000 ₽. Проверьте, не отнесли ли платёж на другой договор с этим же контрагентом.
Посчитать с этими числамиПоставщик не провёл одну накладную
Долг на начало был, за период оплатили больше, чем получили товара. По вашим данным долг — 70 000 ₽.
Поставщик показывает больше: разница 100 000 ₽. Обычно это накладная, которую он провёл, а вы ещё нет, — найдите её по дате и номеру.
Посчитать с этими числамиАванс, который потерялся в учёте
На начало расчётов не было. Перечислили больше, чем получили товара: по вашим данным сальдо 30 000 ₽, поставщик должен вам 30 000 ₽.
У поставщика долг 60 000 ₽ по модулю — значит, платёжку у него не разнесли по договору. Приложите выписку к акту сверки.
Посчитать с этими числамиКак свести расхождение
Расхождение почти всегда объясняется одним из четырёх: документ проведён в разные даты, платёж отнесли на другой договор, поставщик не учёл возврат или претензию, в сумму попала оплата через третье лицо.
Порядок такой: выгрузите из своей программы карточку расчётов по договору, попросите у поставщика его акт сверки с перечнем документов, сравните построчно. Совпавшие строки вычёркивайте, по несовпавшим ищите первичку. Ошибку текущего года исправляют в месяце обнаружения. Если ошибка относится к прошлому году, период и способ исправления выбирают по ПБУ 22/2010 — с учётом существенности и стадии подготовки отчётности.
Сверку удобно делать перед годовой отчётностью: при составлении годовой отчётности инвентаризация расчётов обязательна. По ФСБУ 28/2023 задолженность проверяют по документам и расчётам; акт сверки или письмо поставщика помогают проверке, но получать их обязательно стандарт не требует. Порядок инвентаризации с 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023: приказ, комиссия, акты сверки, письменные подтверждения, разбор просроченных и неподтверждённых долгов.
Наличными с поставщиком — только в пределах лимита
Оплата наличными между организациями и ИП ограничена: не больше 100 000 ₽ по одному договору, по Указанию Банка России от 09.12.2019 № 5348-У. Лимит считают по расчётам наличными, безналичный перевод его не касается.
Ограничение действует и тогда, когда платит сотрудник подотчётными деньгами по доверенности или по уже заключённому договору. Разбить сумму на несколько платежей по одному договору, чтобы уложиться в лимит, нельзя.
Крупные расчёты с поставщиком ведут через счёт: так и лимит не нарушен, и в акте сверки платёж виден одной строкой.
Частые вопросы
Как посчитать сальдо с поставщиком?
Сложите сальдо на начало с полученными товарами и вычтите оплату. Положительное — ваш долг, отрицательное — аванс поставщику.
Почему моё сальдо не сходится с актом поставщика?
Знак в акте у сторон разный: ваш долг для поставщика — дебиторская задолженность.
Что такое акт сверки расчётов?
Документ, где обе стороны показывают по датам все поставки и оплаты за период и выводят сальдо. Его подписывают оба участника. Акт не заменяет первичку, а подтверждает, что стороны видят долг одинаково. Форму акт каждая компания может взять свою, обязательной нет.
Обязательна ли сверка с поставщиками?
При составлении годовой отчётности инвентаризация обязательств обязательна. Задолженность проверяют по документам и расчётам; подтверждение контрагента можно использовать, но получать его обязательно не требуется. В остальное время сверку делают по необходимости: при смене бухгалтера или материально ответственного лица, при расхождении в учёте, перед крупной закупкой и когда долг пошёл на просрочку.
Можно заплатить поставщику наличными больше 100 000 ₽?
Нельзя, если это один договор между организациями или ИП: лимит 100 000 ₽ по Указанию Банка России от 09.12.2019 № 5348-У. Делить платёж на части по тому же договору тоже нельзя. Свыше лимита платите безналично или оформляйте другой договор на отдельную поставку.
Как отразить расхождение в учёте?
Сначала найдите причину: неполученную накладную, платёж не по тому договору, возврат. Затем исправьте запись по ПБУ 22/2010: ошибку текущего года — месяцем обнаружения, ошибку прошлого года до подписания годовой отчётности — декабрём прошлого года; для остальных случаев учитывайте существенность и стадию утверждения отчётности. Списывать разницу «в прочие расходы» без документа нельзя: налоговая база от этого не должна меняться произвольно.
Что делать, если поставщик не подписывает акт сверки?
Отправьте свой акт заказным письмом с описью или по электронной почте с подтверждением получения. Если ответа нет, у вас остаётся карточка расчётов и первичные документы. Неподписанный акт не обнуляет долг, но в споре подтверждать придётся документами поставок и платежей.