Программа для расчета зарплаты бесплатно
Бесплатных программ и приложений для расчёта зарплаты много: одни считают смены, другие ведут весь кадровый учёт. Ниже — что они умеют, чего в них нет и как сверить их результат с законом на калькуляторе: оклад, НДФЛ, взносы и стоимость сотрудника.
Результат
- На руки в первом месяце
- 52 200 ₽
- Стоимость сотрудника в первом месяце
- 78 120 ₽
Из оклада 60 000 ₽ в первом месяце удерживается НДФЛ 7 800 ₽; сотрудник получит 52 200 ₽. Страховые взносы 18 000 ₽ и взносы на травматизм 120 ₽ работодатель платит дополнительно.
Льгота для МСП действует при соблюдении условий закона, в том числе по видам деятельности и доходам. Проверьте право на тариф.
При одинаковом окладе расчёт предполагает работу с января; другие доходы, вычеты и изменения зарплаты он не учитывает.
Калькулятор считает один месяц и не знает вычетов на детей, больничных и отпускных. Для ведомости на весь штат нужна программа или бухгалтер, а расчёт ниже годится как контрольная цифра.
Какие бывают бесплатные программы расчёта зарплаты
Их можно разделить на три вида, и путать их не стоит.
Первый — приложения для сотрудника: календарь смен, куда вписывают сумму за день и видят доход за месяц и год. Налог там вводит сам человек, программа его не считает. Второй — сервисы для небольших компаний: учёт посещаемости, смены, почасовая и месячная оплата, надбавки, вычеты, расчётные листки. Часть таких приложений бесплатна, но возможности урезаны, а часть работает по подписке. Третий — открытые системы кадрового учёта, которые ставят на свой сервер: они бесплатны как программа, но требуют настройки, сервера и человека, который в них разбирается.
Общее у всех одно: зарплату они считают по тем правилам, которые в них заложили. Проверить эти правила можно только по закону и по своей учётной политике.
Чего бесплатная программа не знает про вашу компанию
Ставка НДФЛ зависит от суммы дохода с начала года: до 2,4 млн ₽ — 13 %, дальше повышенная ставка берётся только с превышения. Приложение, которое берёт один процент на весь год, ошибётся у сотрудника с крупным доходом.
Вычеты на детей даются до месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽. Ежемесячная сумма — 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида. Программа без этих данных посчитает налог больше, чем нужно.
Страховые взносы зависят от тарифа: общий — 30 % в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ и 15,1 % сверх неё. У малых предприятий из перечня Правительства — 30 % с части выплат до 1,5 МРОТ (40 639,50 ₽ в месяц) и 15 % сверх. У обрабатывающих малых предприятий сверх этой части — 7,6 %. Прочие малые предприятия с 2026 года платят по общему тарифу: прежней льготы 15 % сверх МРОТ у них больше нет.
И третье: взносы на травматизм от 0,2 % до 8,5 % по классу риска. Их забывают чаще всего, а в стоимость сотрудника они входят.
Формулы, по которым считается зарплата
- НДФЛ
- НДФЛ = (начислено − вычеты) × ставка, в полных рублях
- На руки
- На руки = начислено − НДФЛ
- Страховые взносы
- Взносы = выплаты в пределах базы × 30 % + выплаты сверх базы × 15,1 % (или по льготному тарифу)
- Взносы на травматизм
- Травматизм = выплаты × тариф класса риска
- Стоимость сотрудника
- Стоимость = оклад + страховые взносы + взносы на травматизм
Взносы с работника не удерживаются: их платит работодатель сверх оклада. Поэтому стоимость сотрудника для компании всегда больше суммы на руки.
Три проверки на калькуляторе
Обычный оклад на общем тарифе
Сотруднику начислили 60 000 ₽ за полный месяц, вычетов у него нет. НДФЛ — 7 800 ₽, на руки — 52 200 ₽.
Страховые взносы — 18 000 ₽, травматизм — 120 ₽. Стоимость сотрудника для компании в первом месяце — 78 120 ₽.
Посчитать с этими числамиТот же оклад у малого предприятия из перечня
На руки сотрудник получит те же 52 200 ₽: льгота меняет взносы, а не налог с зарплаты.
Взносы по льготному тарифу — 15 095,93 ₽, травматизм — 120 ₽, стоимость сотрудника — 75 215,93 ₽. Разница с общим тарифом видна в строке взносов.
Посчитать с этими числамиОклад в аккредитованной ИТ-компании
Для ИТ-компании тариф другой: 15 % в пределах базы и 7,6 % сверх неё. На руки — 52 200 ₽.
Взносы — 9 000 ₽, травматизм — 120 ₽, стоимость сотрудника — 69 120 ₽. Право на тариф подтверждают документы, а не желание компании.
Посчитать с этими числамиКак выбрать программу и не переплатить
Сначала решите, что считаете: зарплату одного человека, ведомость на десять человек или весь кадровый учёт с отпусками и больничными. Для одной цифры хватает калькулятора. Для ведомости нужна программа, которая помнит доходы с начала года, вычеты, больничные и отпускные.
Проверьте на бесплатной версии три вещи: считает ли она НДФЛ нарастающим итогом с начала года, знает ли вычеты на детей и лимит 450 000 ₽, различает ли тарифы взносов и травматизм. Если хотя бы одно не так, ведомость придётся пересчитывать вручную.
И последнее: бесплатная версия часто хранит данные в сервисе поставщика. Зарплатные данные — персональные, и до того как их туда загрузить, стоит понять, где они лежат и кто к ним имеет доступ.
Частые вопросы
Есть ли бесплатная программа для расчёта зарплаты с НДФЛ и взносами?
Да, бесплатные приложения и открытые системы есть, но у бесплатной версии обычно урезаны отчёты и число сотрудников, а тарифы взносов приходится настраивать самому.
Почему на руки меньше оклада?
Из оклада удерживают НДФЛ: 13 % до 2,4 млн ₽ дохода с начала года, дальше повышенная ставка только с превышения. Если у сотрудника есть дети, налог меньше: вычет уменьшает базу, а не сам налог.
Сколько на самом деле стоит сотрудник?
Оклад плюс страховые взносы и взносы на травматизм. У малого предприятия из перечня Правительства взносы меньше, но право на льготу надо подтверждать.
Какие ставки взносов в 2026 году?
Общий тариф — 30 % в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ и 15,1 % сверх неё. Малые предприятия из перечня Правительства платят 30 % с части выплат до 1,5 МРОТ и 15 % сверх, обрабатывающие — 7,6 % сверх. Прочие малые предприятия с 2026 года платят по общему тарифу. Травматизм — от 0,2 % до 8,5 %.
Учитывает ли калькулятор вычеты на детей и больничные?
Нет. Он считает первый месяц года без вычетов, других доходов и отклонений. Вычеты на детей, больничные, отпускные и премии меняют сумму, и их считают в программе или у бухгалтера. Калькулятор годится как контрольная цифра, с которой сверяют результат.
Можно ли платить зарплату через бесплатное приложение?
Посчитать сумму и отправить расчётный листок — да, такие приложения это умеют. Но само перечисление идёт через банк, а отчётность по НДФЛ и взносам сдаётся по данным учёта. Приложение не заменяет бухгалтера: оно считает по заложенным в него правилам, а за правильность отчёта отвечает компания.
Считать зарплату научились, а время на рутину уходит
Отдать программам то, что они делают лучше людей
Расчёт зарплаты — не единственная рутина в компании. Ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки и отчёты каждый месяц съедают часы у продавцов, менеджеров и бухгалтерии.
Я нахожу в отделах работу, которую выгодно отдать программам, подключаю их к вашим системам и каждую неделю показываю, сколько часов и денег освободилось.