Среднесписочная численность работников: как рассчитать
Введите, сколько человек работали весь месяц, когда приняли и уволили остальных и сколько часов отработали сотрудники на неполном рабочем времени по договору. Калькулятор соберёт списочную численность по дням, выведет среднесписочную за месяц и за год и округлит её до целых единиц.
Результат
- Среднесписочная численность
- 26,58 чел.
- В целых единицах
- 27 чел.
За 31 день набралось человеко-дней: 793. Работников полного времени в среднем 25,58 чел. за месяц.
Принятые учтены за 20 дней со дня приёма.
Уволенные учтены за 9 дней по последний рабочий день.
Работники неполного времени добавляют 1 чел. — человеко-часы делятся на длину рабочего дня и на 22 дня месяца.
Среднесписочная численность нужна не только для статистики: от неё зависят лимит УСН и статус малого предприятия, пониженные тарифы страховых взносов, а также отчёты ЕФС-1, РСВ и форма № П-4. Право на патент ограничено средней численностью не более 15 человек, а она шире среднесписочной: включает внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.
Среднесписочная, списочная и средняя — три разных числа
Списочная численность — сколько человек числится в компании на конкретный день. В ней стоят и те, кто в этот день болеет, едет в командировку или взял отпуск.
Среднесписочная численность — среднее из списочной за период. Её считают по календарным дням: выходные и праздники берут по численности предыдущего рабочего дня. Именно это число нужно для отчётности и для проверки права на спецрежимы.
Средняя численность шире: в неё входят среднесписочная, внешние совместители и люди на гражданско-правовых договорах. Их считают отдельно и в среднесписочную не включают.
Кого считать, а кого нет
В среднесписочную входят сотрудники на трудовых договорах, в том числе на неполном дне, на дому и на испытательном сроке. Входят и те, кто фактически не работал, но место за ним сохранялось: больной, отпускник, командированный.
Не входят внешние совместители, работники по гражданско-правовым договорам, собственники без зарплаты, декретницы и те, кто в отпуске по уходу за ребёнком, сотрудники в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Уволенный в пятницу исключается из списочной с субботы, то есть с первого дня невыхода на работу.
Работник неполного времени по договору считается не целой единицей, а пропорционально отработанным часам. Как целые единицы считают и работников на неполном времени по инициативе работодателя, и тех, кому сокращённое время положено по закону, — например, инвалиду или работнику вредного производства. Пропорционально отработанным часам — только неполное время по договору.
Формулы расчёта
- Списочная численность за месяц
- Сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, включая выходные
- Среднесписочная за месяц
- Сумма списочной за все дни месяца ÷ число календарных дней месяца
- Работники неполного времени
- Человеко-часы ÷ длина рабочего дня ÷ число рабочих дней месяца
- Среднесписочная за год
- Сумма среднесписочной за все месяцы ÷ 12
- Среднесписочная за неполный период
- Сумма за месяцы работы ÷ 12, а не ÷ число месяцев работы
Порядок закреплён в указаниях по заполнению формы № П-4, утверждённых приказом Росстата от 17.11.2025 № 638: они действуют с 1 февраля 2026 года. Результат округляют до целых единиц по правилам арифметики.
Два примера расчёта
Месяц с приёмом и увольнением
Двадцать четыре человека работали весь октябрь, двоих приняли 12 октября, один уволился 9 октября. За 31 день месяца набралось 793 человеко-дней.
Работники на неполном времени по договору отработали 176 часов, это добавляет 1 чел.. Среднесписочная за месяц — 26,58 чел., в целых единицах — 27 чел..
Посчитать с этими числамиГод по месяцам
В январе работали 20 человек, к декабрю штат вырос до 26, а в октябре среднесписочная с учётом приёма и увольнения — 23,06 чел..
Месячные значения складываются в 276,71 чел., делим на 12 и получаем 23,06 чел. за год, в целых единицах — 23 чел..
Посчитать с этими числамиЧастые вопросы
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц?
Сложите списочную численность за каждый календарный день месяца и разделите на число календарных дней. Выходные и праздники берите по численности предыдущего рабочего дня.
Как посчитать среднесписочную за год?
Сложите среднесписочную за все двенадцать месяцев и разделите на 12. Округлите результат до целых единиц по правилам арифметики.
Надо ли делить на 12, если компания работала не весь год?
Да. Вновь созданная организация и компания, закрывшаяся в середине года, считают среднесписочную по месяцам работы, но делят сумму всё равно на 12, а не на число отработанных месяцев. Это правило прямо записано в указаниях по форме № П-4.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет. Внешние совместители и работники на гражданско-правовых договорах в среднесписочную не входят: для них считают отдельную среднюю численность. Внутренний совместитель, то есть сотрудник, который кроме своей работы берёт ещё одну должность в той же компании, учитывается один раз.
Как учитывать работников на неполном времени?
По отработанным часам: человеко-часы делят на длину рабочего дня и на число рабочих дней месяца. Если неполное время положено по закону — инвалиду, работнику вредного производства, — человек считается целой единицей.
Что будет, если ошибиться в численности?
От показателя зависят право на УСН и патент, пониженные тарифы страховых взносов и статус малого предприятия, а также отчёты ЕФС-1, РСВ и форма № П-4. Заниженная численность в отчёте — это недостоверные сведения и риск штрафа и пересчёта налогов.
Как округлять результат?
До целых единиц по правилам арифметики: дробная часть меньше половины отбрасывается, половина и больше — округляется вверх. Промежуточные месячные значения округлять не нужно, иначе ошибка накопится к году.
Штат вырос, а процессы остались на десять человек
Разобрать, где численность растёт быстрее работы
Среднесписочная численность показывает, сколько людей в штате, но не отвечает, сколько их действительно нужно. Я смотрю, какие задачи съедают часы продавцов, менеджеров и бухгалтерии: одни и те же ответы клиентам, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки, отчёты.
На выходе — список рутины, которую выгодно отдать программам, и расчёт окупаемости по каждому отделу: сколько часов и денег освободится, прежде чем брать нового человека.