Что такое инвентаризация на складе
Коротко
Инвентаризация на складе — это физический пересчёт товаров, сырья и готовой продукции и сверка фактического наличия с данными учёта. По итогам находят недостачи, излишки, пересортицу и порчу и приводят учёт в соответствие с тем, что реально лежит на складе.
Зачем пересчитывать товар
Учёт показывает, сколько товара должно быть, а склад — сколько его есть. Расхождение появляется от ошибок приёмки и отгрузки, пересортицы, порчи, хищений и просто от того, что кладовщик записал не ту цифру. Пока остатки в системе не сверены с полками, закупки, продажи и себестоимость считаются по неверным числам.
Инвентаризация нужна не только бухгалтерии. Собственник по её итогам видит, где теряются деньги: какой товар лежит мёртвым грузом, что постоянно недостаёт, на каких участках склада путаница. Поэтому пересчёт — инструмент управления, а не формальность для отчёта.
Когда инвентаризация обязательна
С 1 апреля 2025 года порядок инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023. Обязательную проверку проводят при составлении годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, утрате или порче активов, чрезвычайной ситуации и ликвидации. Она нужна также при передаче или возврате активов в аренду вне обычной деятельности, при их отчуждении и при реорганизации, кроме преобразования. При коллективной материальной ответственности действуют дополнительные основания, в том числе требование члена бригады. Для запасов, проверенных не ранее 1 октября отчётного года, повторная проверка на отчётную дату не требуется.
В остальных случаях инвентаризацию проводят добровольно: по графику или по необходимости. Периодичность и порядок закрепляют в учётной политике и положении о порядке проведения инвентаризации. Для конкретной проверки руководитель может издать приказ, указав объекты, сроки и ответственных за инвентаризацию.
Как провести инвентаризацию: пять этапов
- Подготовка справочника номенклатуры. До пересчёта проверяют, что у каждой позиции в учётной системе правильное название, артикул и единица измерения. Дубли и устаревшие карточки приводят к тому, что один товар посчитают дважды или не найдут в описи.
- Приказ и комиссия. Руководитель приказом утверждает состав комиссии; минимальная численность законом не установлена — можно назначить и меньше членов, вплоть до одного ответственного. В приказе указывают перечень товаров, дату и время начала и окончания, причину проверки. Материально ответственный сотрудник присутствует при пересчёте и подписывает итоговые документы.
- Фиксация фактических остатков. Комиссия пересчитывает, перевешивает или обмеряет товар и заносит данные в инвентаризационную опись. Товар в неповреждённой упаковке считают по числу упаковок, выборочно вскрывая часть. Навалочные грузы определяют по обмерам и расчётам. Наличие нельзя устанавливать со слов кладовщика или по данным учёта.
- Сверка с учётом. Фактические остатки сравнивают с данными бухгалтерского учёта и составляют сличительную ведомость. По каждой позиции видно: совпало, недостача или излишек.
- Итоги и решения. Результаты утверждает руководитель. Недостачу и излишки отражают в учёте, а по причинам расхождений принимают меры: меняют порядок приёмки, усиливают контроль, разбираются с материально ответственным лицом.
Как считать: сплошной и выборочный метод
При сплошном методе пересчитывают все ценности на складе. Его применяют при обязательной инвентаризации и при подозрении на крупные расхождения. Выборочный метод проверяет конкретный склад, группу товаров или партию — так делают внеплановые проверки и контрольные пересчёты.
Если товар, закреплённый за одним материально ответственным лицом, хранится в разных помещениях, инвентаризацию проводят последовательно в местах хранения. Первое помещение закрывают до окончания проверки, чтобы товар не переместили. Приём и отпуск во время пересчёта проводят только в присутствии комиссии и заносят в отдельные описи.
Какие документы оформляют
Основной документ для товаров — инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3). Для товаров, переданных на ответственное хранение, — отдельная опись (ИНВ-5). Приказ о проведении инвентаризации оформляют по форме ИНВ-22 или по самостоятельно разработанной форме, если она утверждена в учётной политике.
По итогам составляют сличительную ведомость и ведомость расхождений. Материально ответственный сотрудник подписывает опись и подтверждает, что все документы по товару сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны.
Что делать с недостачей и излишками
Излишки приходуют по справедливой стоимости и отражают в прочих доходах. Недостачу взыскивают с материально ответственного лица или списывают на расходы, если виновного нет или суд отказал во взыскании. Порядок и документы для списания смотрят в ФСБУ 28/2023 и учётной политике компании.
Излишки и недостачи из-за пересортицы можно зачесть в исключительных случаях: за один период, у одного материально ответственного лица, по активам одного наименования и в одинаковом количестве. Оставшуюся разницу отражают в учёте.
Частые вопросы
Как часто нужно проводить инвентаризацию на складе?
Обязательно — перед годовой бухгалтерской отчётностью, при смене материально ответственного лица и в других случаях, установленных ФСБУ 28/2023. В остальное время периодичность определяет руководитель и закрепляет в учётной политике. На практике склады с большим оборотом проверяют ежемесячно или ежеквартально, а отдельные группы товаров — чаще.
Можно ли провести инвентаризацию без материально ответственного лица?
Нет. Материально ответственный сотрудник обязательно присутствует при пересчёте и подписывает описи. Если он отсутствует по уважительной причине, назначают другого сотрудника или переносят проверку. Результаты без подписи материально ответственного лица могут признать недействительными.
Нужен ли приказ для добровольной инвентаризации?
Да. Для добровольной инвентаризации руководитель может издать приказ с перечнем объектов, сроками и ответственными. Результаты оформляют документами, предусмотренными учётной политикой.
Как считать товар в закрытых упаковках?
Товар в неповреждённой упаковке поставщика можно считать по числу упаковок. После пересчёта выборочно вскрывают часть упаковок и проверяют содержимое. Если вложение не совпадает с маркировкой, пересчитывают все.
Что будет, если не провести обязательную инвентаризацию?
Компанию могут привлечь к ответственности за искажение бухгалтерской отчётности. Кроме того, без инвентаризации нельзя достоверно списать недостачу и подтвердить расходы. Поэтому обязательные случаи лучше не пропускать.
Посчитать рядом
Когда пересчёт показал расхождения
Чтобы видеть, сколько на самом деле стоит товар на складе
Инвентаризация показывает, что учёт расходится с реальностью, но не объясняет, как это влияет на прибыль. Если товар лежит мёртвым грузом или себестоимость посчитана неверно, бизнес теряет деньги незаметно.
Я собираю юнит-экономику и финансовую модель, в которой видно, сколько зарабатывает каждая товарная позиция и канал, где теряется маржа и что будет с деньгами при изменении закупок.