Что такое инвентаризация в магазине

В идеале учёт должен работать так: товар поступил — его внесли в систему, продали — списали. Тогда в накладных и на полке одно и то же. На практике случаются расхождения. Недостача — товар числится по документам, но отсутствует в магазине: его неправильно посчитали при приёмке или украли. Излишек — товара больше, чем по документам: например, продали, но не списали. Пересортица — по документам одно наименование или артикул, а по факту другое: сотрудник не обратил внимания при приёмке.

Инвентаризация нужна, чтобы найти эти расхождения и привести учёт в соответствие с реальностью. Заодно она показывает, в каком состоянии хранится товар, у каких позиций истекает срок годности, есть ли штрихкоды и читаемы ли они. Пересчитывать можно весь ассортимент или отдельные категории.

Инвентаризация товара — это физический пересчёт всей продукции на складе и в торговом зале с последующей сверкой фактических остатков с данными учётной системы. Цель — выявить недостачи, излишки, пересортицу и порчу, а затем привести учёт в соответствие с реальностью.

Процесс состоит из пяти последовательных этапов. Нарушение порядка или пропуск любого из них искажает результат: подготовка справочника номенклатуры, оформление приказа и сбор комиссии, фиксация фактических остатков, сверка данных и отражение результатов в учёте.

Порядок из пяти этапов. Первый — подготовка справочника номенклатуры: до пересчёта проверьте, что у каждой товарной позиции в учётной системе корректное название, артикул и единица измерения. Дубли, устаревшие наименования и пустые карточки приводят к тому, что одну и ту же продукцию посчитают дважды или не найдут в описи вовсе.

Второй — приказ и комиссия. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации и утверждает в нём персональный состав комиссии, перечень товаров, дату и время начала и окончания, причину. Численность комиссии законом не ограничена: главное — утвердить её состав приказом и обеспечить присутствие материально ответственного лица, которое подписывает итоговые документы. На практике обычно создают комиссию из трёх и более человек.

Третий — фиксация остатков. Комиссия пересчитывает товар и заносит данные в инвентаризационную опись. Работает правило: сначала считают, потом записывают. Если описи составляют вручную, помарки недопустимы: неверные данные зачёркивают одной чертой, над ними проставляют корректные цифры, исправления согласуют со всеми членами комиссии и материально ответственным лицом и заверяют подписями.

Четвёртый — сверка. Подписанная опись идёт в бухгалтерию. Бухгалтер сверяет по каждому товару: сколько по учёту и сколько на самом деле, и составляет сличительную ведомость. Пятый — отражение результатов в учёте: руководитель издаёт приказ об утверждении результатов, на его основе бухгалтер вносит проводки.

Регламент — это внутренний документ, который описывает, как именно в вашем магазине проводят пересчёт. Готового единого образца, обязательного для всех, нет: каждая компания составляет его под себя. В регламенте стоит закрепить периодичность и виды инвентаризации (плановая, внеплановая, выборочная), порядок назначения комиссии и её состав, сроки и места пересчёта, формы документов, порядок сверки и отражения расхождений, ответственных за каждый этап.

Компания, ведущая бухучёт, оформляет инвентаризацию первичными документами с обязательными реквизитами. Можно взять формы № ИНВ-1, ИНВ-3 и другие из постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88, а можно утвердить свои формы в учётной политике — закон этого не запрещает. Если обязанности вести бухучёт нет, можно инвентаризировать товар с помощью товароучётной системы и не составлять документы по утверждённым бланкам. Конкретные сроки в рамках годового периода закрепляют в учётной политике.

Как часто проводить инвентаризацию, решает владелец магазина. Это зависит от специфики ассортимента и частоты поставок. В небольших торговых точках со скоропортящимися товарами пересчёт проводят каждый день. В магазинах побольше или не связанных с продуктами — раз в неделю, месяц или квартал. В больших гипермаркетах инвентаризацию проводят регулярно, но выборочно: выбирают одну категорию товара и пересчитывают её, заодно проверяя состояние, срок годности и соответствие ценников.

После сверки ищут причины расхождений. Если товар потерялся в документах, его находят в приходном документе и переучитывают. Если товар испорчен, составляют акт. Если товар нужно списать как естественную убыль, оформляют соответствующий документ.

Излишки приходуют как доход по балансовой или справедливой стоимости. Недостачи в пределах норм естественной убыли списывают на расходы. По недостачам сверх норм устанавливают причины и виновных лиц. Взыскание с работника возможно при наличии оснований материальной ответственности и с соблюдением установленного порядка. Пересортицу зачитывают, если объёмы совпадают и это один товар разных сортов в одном периоде. Все проводки должны иметь ссылку на приказ об утверждении результатов — это для проверяющих.