Что такое инвентаризация
Коротко
Инвентаризация — это сверка того, что записано в учёте, с тем, что есть на самом деле: пересчитывают товары и материалы, осматривают имущество, сверяют долги покупателей и поставщиков. Если данные расходятся, в учёт вносят исправления: недостачу списывают, излишки ставят на учёт.
Зачем бизнесу инвентаризация
Учёт показывает остаток по документам, а не по полке. Товар могли принять с ошибкой в накладной, отгрузить дважды, потерять при перемещении между складами или унести. Пока остатки не сверили, собственник не знает, сколько у него денег заморожено в товаре и какая часть прибыли — только запись в программе.
Вторая причина — обязательства. Сверка с поставщиками и покупателями показывает, кому компания действительно должна и кто должен ей. Долг, который висит в учёте, но закрыт по документам, завышает расходы и путает картину при расчёте прибыли.
Третья — ответственность. Инвентаризация фиксирует, что было на складе в определённый день. Без неё спор с кладовщиком о недостаче сводится к словам, а с ней у собственника есть документ.
Когда инвентаризация обязательна
Порядок инвентаризации с 1 апреля 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023, утверждённый приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н: он заменил прежние Методические указания № 49, и в учётной политике ссылок на них остаться не должно. Досрочно применять стандарт организация могла по своему решению, но к отчётности за 2025 год он применяется уже обязательно. Стандарт перечисляет случаи, когда без инвентаризации обойтись нельзя:
Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Сверку проводят на конец отчётного года, то есть на 31 декабря.
При смене материально ответственных лиц: кладовщика, заведующего складом, кассира.
При реорганизации и ликвидации компании.
Когда выявлена порча имущества или хищение.
При передаче имущества в аренду, управление или безвозмездное пользование и при его возврате.
В остальных случаях компания сама решает, как часто сверять остатки, и закрепляет это в учётной политике. Для склада с дорогим товаром раз в месяц — обычная практика, для офисной техники хватает раза в год.
Как проводят инвентаризацию
- Издают приказ или решение о проведении: какие объекты проверяют, в какие сроки, кто входит в комиссию. Можно взять форму ИНВ-22 или свой бланк: унифицированные формы необязательны с 1 января 2013 года, формы первичных документов и документов инвентаризации организация разрабатывает и утверждает сама, а привычные ИНВ-формы применять можно.
- Берут расписки с материально ответственных лиц: они подтверждают, что все документы сданы в бухгалтерию, а имущество, которое числится за ними, на месте.
- Считают и осматривают фактически: пересчитывают товары, взвешивают, обмеряют, сверяют долги по актам с контрагентами. Труднодоступные объекты стандарт разрешает осматривать дистанционно.
- Записывают результаты в описи. Комиссия должна быть в кворуме: по ФСБУ 28/2023 достаточно 80 % состава, а не всех членов, как было раньше.
- Сравнивают описи с данными учёта и составляют ведомость расхождений.
- Издают акт о результатах и вносят исправления в учёт: недостачу списывают, излишки принимают к учёту.
Как оценивают недостачи и излишки
Излишки, найденные при сверке, по ФСБУ 28/2023 принимают к учёту по справедливой стоимости — той, за которую это имущество можно продать или купить сейчас. Прежние правила оценивали их по рыночной цене, и разница не только в словах: справедливую стоимость нужно обосновать, а не взять из первой попавшейся публикации.
Недостачу сначала относят на виновное материально ответственное лицо, если оно есть и вина доказана. Если виновника нет или суд отказал во взыскании, недостачу списывают на расходы. Предел взыскания с работника — его средний месячный заработок, если законом не установлено иное; полная материальная ответственность возможна только в случаях, которые перечисляет Трудовой кодекс, например когда с работником заключён договор о полной материальной ответственности.
Отдельная история — товары, которые испортились или устарели. Их не списывают «по факту», а оформляют актом с причиной: истёк срок, повреждена упаковка, вышел из моды. Без такого акта списание выглядит как попытка убрать недостачу из учёта.
Частые вопросы
Чем инвентаризация отличается от ревизии?
Ревизия — это проверка вообще, чаще со стороны: аудитор, налоговая, внутренний контролёр. Инвентаризация — конкретная процедура: пересчитать имущество и сверить с учётом. Ревизия может включать инвентаризацию, но не сводится к ней.
Обязательно ли проводить инвентаризацию каждый год?
Перед составлением годовой отчётности — да, это прямо названо в ФСБУ 28/2023. Сверку проводят на конец отчётного года, то есть на 31 декабря. Сроки и периодичность остальных инвентаризаций компания устанавливает сама и закрепляет в учётной политике.
Можно ли обойтись своими формами документов?
Да. Унифицированные формы ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-22, ИНВ-26 и другие необязательны с 1 января 2013 года: формы первичных документов и документов инвентаризации организация разрабатывает и утверждает сама, а привычные ИНВ-формы применять можно.
Что будет, если провести инвентаризацию формально?
Налоговая может счесть её формальной, а отчётность — недостоверной. Это особенно чувствительно, когда списывают недостачу или принимают излишки: без описей, расписок и акта такие записи в учёте легко оспорить.
Как инвентаризация связана с расчётом прибыли?
Напрямую. Остаток товара на складе — это деньги, вложенные в закупку. Если в учёте он завышен, себестоимость продаж выглядит ниже, а прибыль выше, чем есть. После сверки картина становится настоящей, и уже по ней считают юнит-экономику и точку безубыточности.
Нужна ли инвентаризация, если компания на упрощённой системе?
Да, обязанность вести бухгалтерский учёт и проводить инвентаризацию от налогового режима не зависит. Упрощенцы тоже составляют бухгалтерскую отчётность, а значит, сверяют имущество перед ней.
Читать в журнале
Когда остатки в учёте не сходятся с полкой
Понять, сколько на самом деле стоит ваш склад
Инвентаризация показывает, что есть. Дальше нужен ответ на другой вопрос: сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре после закупки, хранения, рекламы и возвратов и где остаток замораживает деньги.
Я считаю юнит-экономику товаров и каналов и собираю финансовую модель, в которой видно, что будет с деньгами, если ускорить оборот склада или убрать убыточные позиции.