Смета затрат и калькуляция себестоимости

Коротко

Смета затрат — это все расходы бизнеса за период по экономическим элементам: сколько потратили на материалы, оплату труда, страховые взносы, амортизацию, прочие расходы. Калькуляция — это те же деньги, разложенные по продуктам, клиентам или заказам: сколько стоит единица и из чего сложилась её цена. Смета отвечает на вопрос «сколько потратил бизнес», калькуляция — «на чём именно и сколько заработал».

Зачем нужны обе

Смета показывает общий расход за месяц или год и не привязана к тому, что вы продаёте. По ней видно, растут ли затраты быстрее выручки и какая статья съедает деньги. Но из сметы не понять, какой товар или клиент приносит убыток: в ней все материалы и вся зарплата лежат одной строкой.

Калькуляция отвечает на второй вопрос. Каждый заказ, товар или канал получает свою долю затрат: прямые расходы целиком, косвенные — по выбранной базе. Сравнив цену с посчитанной себестоимостью, вы видите маржу по позиции, а не среднюю по компании.

Собственнику нужны обе: смета — чтобы управлять деньгами и видеть структуру, калькуляция — чтобы принимать решения о ценах, ассортименте и клиентах.

Смета затрат и калькуляция: в чём разница

	Смета затрат	Калькуляция себестоимости
Что показывает	Все расходы за период	Стоимость единицы: товара, заказа, клиента, канала
Разрез	По экономическим элементам	По объектам: продукт, заказ, услуга
Связь с выручкой	Напрямую не связана	Сравнивается с ценой продажи
Где видна маржа	Только общая по бизнесу	По каждой позиции и каждому клиенту
Кто использует	Финансовый директор, собственник для контроля денег	Коммерческий директор, продажи, закупки для цен
Что даёт	Структуру и динамику затрат	Цену решения: поднимать, снижать, убирать

Что входит в смету затрат

Материальные расходы: сырьё, комплектующие, упаковка, топливо, покупные товары для перепродажи.
Оплата труда: оклады, премии, надбавки, отпускные и больничные за счёт работодателя.
Страховые взносы: единый тариф с выплат работникам и взносы на травматизм отдельным платежом.
Амортизация: износ оборудования, транспорта, помещений и нематериальных активов.
Прочие расходы: аренда, реклама, связь, банковские комиссии, консультанты, логистика, маркетплейсы.
Для управленческой сметы добавляют налоги, не зависящие от прибыли, и проценты по кредитам — так видна полная нагрузка на бизнес.

Что входит в калькуляцию себестоимости

Калькуляция делит затраты на прямые и косвенные. Прямые относятся к объекту напрямую: ткань на конкретное платье, доставка конкретного заказа, комиссия площадки по конкретной продаже, зарплата сдельщика. Косвенные относятся ко всему бизнесу сразу: аренда цеха, зарплата директора, бухгалтерия, реклама на бренд.

Косвенные распределяют по базе. База должна быть связана с причиной затрат: часы работы оборудования, человеко-часы, площадь, выручка, число заказов. Если базу выбрать произвольно, себестоимость получится удобной, но неверной, и решения о ценах будут ошибочными.

В полную себестоимость единицы входят прямые затраты и её доля косвенных. В производственную — только то, что связано с выпуском. В управленческую — все расходы периода, включая коммерческие и административные. Для цен и маржи нужна полная.

Как собрать калькуляцию по шагам

Разделите затраты на переменные и постоянные. Переменные меняются вместе с объёмом — материалы, сдельная оплата, упаковка, доставка, комиссия. Постоянные не зависят от выпуска — аренда, оклады, амортизация.
Отнесите прямые затраты на объект напрямую по документам: накладная на материалы, акт на доставку, отчёт площадки по комиссии.
Выберите базу для косвенных и распределите их. Базу зафиксируйте в учётной политике, чтобы цифры не гуляли от месяца к месяцу.
Посчитайте полную себестоимость единицы: прямые плюс доля косвенных.
Сравните с ценой продажи и получите маржу по каждой позиции.
Проверьте сходимость: сумма всех калькуляций за период должна дать смету затрат за тот же период.

Как читать результат

Если сумма калькуляций не сходится со сметой, значит, часть затрат не разнесена или разнесена дважды. Расхождение — сигнал: где-то есть статья, которую вы не видите в цене, и она тихо съедает прибыль.

Когда смета сходится, а прибыли нет, смотрите на маржу по позициям. Обычно картина одна: несколько товаров или клиентов дают убыток, а общая выручка его прячет. Убрать их или поднять цену — и та же смета даст другую прибыль.

Смета и калькуляция — не отчётность для налоговой, а инструмент управления. Их точность нужна для решений, а не для идеального совпадения с бухгалтерией.

Частые вопросы

Чем смета затрат отличается от калькуляции себестоимости?

Смета — это все расходы за период по элементам, без привязки к продукту. Калькуляция — те же расходы, разложенные по единицам: товару, заказу, клиенту. Смета отвечает «сколько потратили», калькуляция — «на чём заработали или потеряли».

Какие элементы входят в смету затрат?

Материальные расходы, оплата труда, страховые взносы, амортизация и прочие расходы. В управленческую смету часто добавляют налоги, не зависящие от прибыли, и проценты по кредитам.

Что такое полная себестоимость?

Это прямые затраты на единицу плюс её доля косвенных расходов бизнеса. Полная себестоимость нужна для цен и маржи: только она показывает, что остаётся после всех расходов.

Как распределять косвенные расходы?

По базе, связанной с причиной затрат: часы работы оборудования, человеко-часы, площадь, число заказов или выручка. Базу фиксируют в учётной политике, чтобы себестоимость была сопоставима между периодами.

Почему калькуляция не сходится со сметой?

Либо часть затрат не разнесена по объектам, либо разнесена дважды. Сверка суммы калькуляций со сметой за тот же период показывает, где потерялась статья.

Нужна ли калькуляция, если бизнес на упрощённой системе?

Да. Налоговый режим меняет состав налогов, но не отменяет вопрос, сколько стоит единица и какая у неё маржа. Без калькуляции решения о ценах и ассортименте принимаются вслепую.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Смета сходится, а прибыли нет

Посчитаю себестоимость каждой позиции и покажу, где теряется маржа

Соберу смету затрат и калькуляцию по товарам, услугам, клиентам и каналам: прямые расходы по документам, косвенные — по базе, связанной с причиной затрат.

Вы получите полную себестоимость каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при изменении цен и объёма. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»