Доставка сотрудников на работу и с работы: налогообложение

Налоговый кодекс оценивает оплату проезда через две нормы. Пункт 1 статьи 211 называет натуральной формой дохода оплату работодателем товаров, работ и услуг в интересах работника. По подпункту 2 пункта 1 статьи 223 датой получения дохода в натуральной форме считается день его передачи работнику. С суммы удерживают НДФЛ из любой денежной выплаты работнику по пункту 4 статьи 226.

Взносы считают по статье 420: объект — выплаты по трудовым отношениям. Статья 422 даёт закрытый перечень освобождённых сумм, и оплаты проезда до работы в нём нет. Компенсационные выплаты, связанные с трудовыми обязанностями, освобождены только в пределах норм, установленных законом, а обязанности оплачивать дорогу до работы закон не устанавливает.

Доход возникает, когда человек мог добраться до работы сам общественным транспортом, а компания оплатила ему дорогу по своей инициативе. Тогда сумма проезда — натуральный доход: НДФЛ по ставке из статьи 224 и страховые взносы по общему тарифу. Показать доход нужно в расчёте 6-НДФЛ и в отчётности по взносам.

Если доставка вызвана технологическими особенностями производства — смены начинаются до открытия транспорта, объект стоит вдали от жилья, работа сменная с перевозкой людей, — стоимость проезда доходом не признают. Тот же результат, когда сотрудники не могут добраться сами. Взносы с такой перевозки не начисляют, даже если условия о ней нет в трудовом договоре.

Отдельно про компенсацию: когда работник сам покупает билет, а компания возмещает расходы, взносы начисляют на всю сумму возмещения: это выплата в рамках трудовых отношений, и освобождения для неё статья 422 не даёт.