Формула КПЛ
Коротко
KPI — ключевой показатель результата, по которому видно, достигнута ли цель и насколько. Формула КПЛ у него всегда одна: факт делят на базу и умножают на 100, а сам факт и базу берут из учёта, а не из отчёта исполнителя.
Из чего состоит формула КПЛ
KPI — это дробь: в числителе то, что человек или отдел сделал, в знаменателе то, с чем сравнивают. Процент выполнения считают с учётом направления показателя: когда больше — лучше, делят факт на план и умножают на 100; когда меньше — лучше, например для стоимости заявки, план делят на факт и умножают на 100. База — плановое значение на период, прошлый год или норматив, и от неё зависит вся цифра: тот же факт при другой базе даёт другой процент.
Второе число в KPI — вес. Когда показателей несколько, у каждого свой вес в общей оценке, и сумма весов равна 100 %. Итог считают как сумму произведений процента выполнения на вес; без весов три показателя складывают в одну цифру, и слабое место в ней теряется.
Третье — источник. KPI считают по данным, которые исполнитель не правит сам: выручка из кассы и банка, отгрузки из учётной системы, заявки и сделки из CRM. Если показатель берут из отчёта, который составляет тот, кого оценивают, формула работает на бумаге и не работает в жизни.
Как выглядит расчёт на одном примере
Менеджеру по продажам ставят цель — выручка за месяц. План 3 000 000 ₽, факт по кассе и банку 2 700 000 ₽: процент выполнения = 2 700 000 / 3 000 000 × 100 = 90 %.
Теперь второй показатель — маржа по сделкам. План 900 000 ₽, факт 720 000 ₽: 80 %. Веса: выручка 40 %, маржа 60 %. Итог = 90 × 0,4 + 80 × 0,6 = 84 %. Маржа тянет оценку вниз сильнее, потому что её вес выше: менеджер может добрать выручку скидками, а маржу так не добрать.
KPI, план и метрика: в чём разница
| KPI | План | Метрика | |
|---|---|---|---|
| Что это | Показатель результата, по которому оценивают | Целевое значение на период | Любое измеряемое число процесса |
| Зачем | Понять, выполнена ли цель и наградить за результат | Задать, к чему идти | Наблюдать и находить, где ломается |
| Пример | Маржа по сделкам менеджера | Выручка 3 000 000 ₽ за месяц | Число звонков, время ответа на заявку |
| Сколько их | Немного: один-три на человека | По каждому направлению | Сколько нужно для разбора |
KPI в разных отделах
- Продажи: выручка, маржа по сделкам, средний чек, доля выполненных заказов в срок.
- Производство: выпуск в штуках или нормо-часах, доля брака, выполнение сроков заказа.
- Маркетинг: стоимость заявки и стоимость продажи по каналу, доля заявок, дошедших до оплаты.
- Клиентский сервис: время первого ответа, доля обращений, решённых с первого раза, оценка клиента.
- Деньги: оборачиваемость запасов, срок сбора дебиторки, маржинальная прибыль на рубль выручки.
Где формула ломается
Первый случай — показатель, которым управляет не тот, кого оценивают. Курс валют, сезон и действия конкурента меняют выручку сильнее, чем работа менеджера, и KPI превращается в лотерею.
Второй — цифра, которую нельзя достать из учёта. Если для KPI нужно вручную сводить три таблицы раз в месяц, через квартал его перестанут считать.
Третий — KPI на процесс вместо результата. Число звонков растёт, продажи стоят: показатель измеряет усилие, а не то, за что платит клиент.
Четвёртый — порог без нижней границы. KPI, который выполняется всегда, ничего не говорит; KPI, который не выполняется никогда, демотивирует. Рабочий диапазон — когда цель достижима сильной работой и не достигается сама.
Частые вопросы
Как считать процент выполнения KPI?
Если рост показателя означает улучшение, факт разделить на план и умножить на 100. Для показателя, который нужно снижать, например стоимости заявки, применяют согласованную обратную шкалу. Сравнение с прошлым годом показывает изменение к прошлому году; для выполнения плана нужна плановая база, её фиксируют до начала периода, иначе цифра подгоняется задним числом.
Сколько KPI ставить одному человеку?
Один-три. При большем числе человек выбирает, что удобнее выполнить, и остальные показатели падают. Если целей больше, их разводят по разным людям или по разным периодам.
Чем KPI отличается от OKR?
OKR — цели и ключевые результаты на квартал, их ставят амбициозно и не привязывают напрямую к премии. KPI — постоянный показатель работы, по которому оценивают и платят. Одно другому не мешает: цель на квартал может опираться на KPI отдела.
Что делать, если KPI выполнен, а прибыли нет?
Проверить, что показатель вообще связан с деньгами. Выручка без маржи, число заявок без продаж и выпуск без спроса выполняются легко, а прибыль при этом падает. Тогда KPI меняют на маржу, стоимость продажи или долю оплат.
Можно ли считать KPI вручную в таблице?
Можно, если данные в неё попадают сами: выгрузкой из CRM, кассы и учётной системы. Таблица, которую заполняют руками раз в месяц, отстаёт от решений и быстро забрасывается.
Посчитать рядом
Когда KPI есть, а картины по бизнесу нет
Собрать цифры, из которых считаются KPI
KPI держится на данных: выручка, маржа, заявки и сделки лежат в разных системах, и пока их сводят руками, показатель живёт в отчёте, а не в решениях.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление: по ним видно выполнение показателей каждый день, а не в конце месяца.