Журнал регистрации трудовых договоров обязателен или нет

Коротко

Журнал регистрации трудовых договоров — необязательный документ. Порядок его ведения трудовым законодательством не установлен, и работодатель сам решает, заводить его или нет, в бумажном или электронном виде. Обязательным журнал становится только тогда, когда работодатель закрепил его в своём локальном акте: с этого момента он работает по правилам, которые сам же и утвердил.

Что говорит закон

В Трудовом кодексе нет статьи, которая обязывала бы работодателя вести журнал регистрации трудовых договоров. Нет и утверждённой формы такого журнала. Роструд отвечает на этот вопрос одинаково: порядок ведения журналов регистрации трудовых договоров и приказов действующим законодательством не установлен, поэтому работодатель решает сам, вести журнал, в какой форме и печатать ли электронные записи.

То же касается нумерации трудовых договоров: обязательных правил нет, работодатель принимает их по своему усмотрению и закрепляет во внутренних документах. Приказ о приёме и личная карточка работника предусматривают номер договора, но сами эти формы работодатель применяет по желанию.

Отсюда практический вывод: отсутствие журнала — не нарушение, за которое инспектор труда выпишет предписание. Нарушением станет другое — если журнал в компании заведён и утверждён, а ведётся с пропусками и не по своим же правилам.

Зачем журнал нужен на самом деле

Срочные договоры под контролем: по журналу видно, у кого срок заканчивается, и не приходится доказывать, что договор не стал бессрочным по недосмотру.
Соглашения и допсоглашения не теряются: в журнале отмечают изменения к договору, и вся история работника видна в одной строке.
Быстрый поиск: номер и дата договора находятся за секунды, без разбора папок, — это экономит время кадровика и бухгалтера.
Передача дел: новый кадровик или внешний подрядчик видит, какие договоры действуют, не поднимая личные дела целиком.
Порядок при проверке: инспектору показывают один документ вместо стопки папок.

Как утвердить журнал, если решили его вести

Издайте приказ или положение о ведении журнала и опишите в нём всё, что закон оставляет на ваше усмотрение: кто ведёт журнал, в какой форме — бумажной или электронной, как нумеруются договоры, какие графы заполняются, кто и в какой срок вносит запись после подписания договора, как исправляется ошибка и сколько журнал хранится.

Электронный журнал законен: Роструд прямо допускает ведение в электронной форме, а распечатывать его работодатель вправе по своему усмотрению. Если журнал бумажный, его прошнуровывают, нумеруют и заверяют подписью руководителя — это ваше правило, а не требование кодекса, но оно избавляет от споров о подлинности записей.

Когда журнал утверждён локальным актом, он становится обязательным для самой компании: пропущенная запись — уже внутреннее нарушение, и проверяющий вправе на него указать.

Что закон требует, а что компания решает сама

Документ	Требование закона	Решение компании
Трудовой договор	Обязателен, письменная форма, два экземпляра	—
Ознакомление с локальными актами	Обязательно до подписания договора	—
Журнал регистрации трудовых договоров	Не установлен	Вести или нет, форма, графы, порядок
Нумерация договоров	Не установлена	Схема нумерации
Приказ о приёме, личная карточка	Формы необязательны	Применять или нет

Какие графы заполнять

Состав граф закон не задаёт, поэтому набор определяет компания. На практике в журнал вносят порядковый номер записи, номер и дату трудового договора, фамилию, имя и отчество работника, структурное подразделение, должность и срок действия договора — для срочного договора дату окончания.

Рядом удобно оставить графу для отметок о соглашениях и дополнительных соглашениях к договору: номер, дата, суть изменения. Так журнал показывает не только факт приёма, но и всю последующую историю договора.

Если журнал ведётся в электронном виде, распечатывать его целиком не обязательно: достаточно вывести нужные страницы по запросу инспектора или для архива.

Частые вопросы

Оштрафуют ли за отсутствие журнала?

Нет. Закон не обязывает его вести, поэтому отсутствие журнала само по себе не нарушение. Другое дело — если журнал утверждён приказом и компания его не ведёт: тогда проверяющий вправе указать на несоблюдение собственного локального акта.

Можно ли вести журнал только в электронном виде?

Да. Роструд допускает электронную форму, а распечатывать журнал работодатель вправе по своему усмотрению. Порядок ведения и хранения электронного журнала закрепите в локальном акте.

Обязательно ли нумеровать трудовые договоры?

Нет. Обязательных правил нумерации законодательство не устанавливает, схему компания принимает сама и закрепляет во внутренних документах. Если нумерация нужна, её удобно связать с журналом: номер договора и номер записи совпадают.

Нужен ли журнал, если все договоры бессрочные?

Не обязателен. Ценность журнала выше при срочных договорах и частых дополнительных соглашениях: он помогает не пропустить срок и не потерять изменения. При редких кадровых событиях компании проще обойтись без него.

Кто должен вести журнал?

Тот, кого назначил руководитель: кадровик, бухгалтер или сам директор в небольшой компании. Назначение фиксируют в приказе или положении о ведении журнала вместе со сроками внесения записей.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны съедать время собственника

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Журналы, приказы, сроки договоров — это работа, где важна не скорость, а чтобы ничего не потерялось. Я смотрю, на что в компании уходят часы кадровика и бухгалтера, и показываю, какую часть этой рутины выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумажная рутина съедает время людей, которые нужны на других задачах.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»