Журнал учета трудовых книжек: обязательно ли его вести

Обязанность возникает не из желания инспектора, а из пункта 39 Порядка № 320н: работодатель ведёт учёт трудовых книжек и вкладышей в них и отдельно — учёт бланков. Пункт 40 добавляет, что книг две и что формы работодатель разрабатывает сам.

Практический смысл в том, чтобы в любой момент показать, у кого из сотрудников бумажная трудовая лежит в компании, когда её приняли и выдали, какие серия и номер у бланка. Если книжки нет, при проверке доказать порядок нечем: отсутствие книги Роструд приравнивает к нарушению трудового законодательства.

Форму закон не унифицирует: с 01.09.2021 прежняя обязательная форма отменена, и работодатель разрабатывает бланк сам. Многие берут за основу прежнюю форму из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 — она утратила силу, но как шаблон подходит. Роструд разъяснял: новое правило про самостоятельную разработку касается случаев, когда заводят новую книгу, а начатую можно вести до окончания.

Заполняют по факту события. Приняли бумажную трудовую от нового сотрудника — строка с датой приёма, фамилией и именем работника, серией и номером книжки, должностью и подразделением, подпись принявшего и работника. Выдали новую книжку или вкладыш — отдельная строка с серией и номером бланка. Увольнение в книге движения отмечают записью о выдаче книжки на руки с подписью работника.

Ведётся книга на бумаге: электронный документооборот к ней не применяют. Заводят титульный лист с названием компании и документа, датами начала и окончания ведения, листы нумеруют и прошнуровывают, а книга должна храниться долго — 75 лет, если её закончили делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после этой даты.

Классический набор граф такой: порядковый номер записи; дата приёма или выдачи; фамилия, имя, отчество работника; серия и номер трудовой книжки или вкладыша; должность и место работы; подпись работника, сдавшего книжку; подпись лица, принявшего книжку; примечание.

Пример строки при приёме: «1 | 12.01.2026 | Иванов Пётр Сергеевич | ТК-IV № 1234567 | менеджер по продажам, отдел продаж | подпись работника | подпись кадровика | принята при трудоустройстве». Пример строки при выдаче: «2 | 30.01.2026 | Иванов Пётр Сергеевич | ТК-IV № 1234567 | — | подпись работника | подпись кадровика | выдана при увольнении».

Если структура компании сложная, добавьте графу для подразделения и отдельную графу для вкладыша: серию и номер вкладыша указывают рядом с серией и номером книжки. Главное — чтобы из записи было видно, какая книжка, когда и кому передана.