За сколько дней до командировки выплачиваются командировочные

Коротко

Командировочные — это выплаты работнику на время служебной поездки: суточные, оплата проезда и жилья и иные согласованные расходы. Трудовой кодекс в статье 168 обязывает работодателя возместить расходы, но конкретного числа дней до выезда, когда деньги должны быть у работника, в нём нет. Срок выплаты работодатель устанавливает сам — в локальном акте или в коллективном договоре.

Что говорит закон о сроке

Статья 168 Трудового кодекса говорит о составе возмещаемых расходов: проезд, наём жилья, суточные и другие затраты с согласия работодателя. Порядок и размеры возмещения работодатель определяет локальным нормативным актом или коллективным договором. Именно в этом документе и появляется ответ на вопрос о сроке: закон отдаёт его на усмотрение организации.

Поэтому вопрос «за сколько дней» решается не поиском нормы, а чтением внутреннего положения о командировках. Если в нём написано «не позднее трёх рабочих дней до начала поездки», это и есть правило компании; если срок не прописан, его стоит дописать — иначе работник и бухгалтерия будут трактовать молчание по-разному.

Что прописать в положении о командировках

Срок выплаты аванса: за сколько рабочих дней до выезда перечисляют суточные и деньги на билеты и жильё.
Способ выплаты: на карту или наличными из кассы, с какими документами.
Размер суточных на день поездки и правила их выплаты при однодневной командировке.
Порядок, когда поездка согласована в последний момент: кто и в какой срок перечисляет деньги в таком случае.
Срок сдачи авансового отчёта после возвращения и перечень подтверждающих документов.
Что делать с неизрасходованным остатком и как возмещают перерасход.

Суточные: сколько и когда

Размер суточных организация устанавливает сама. Для налога на прибыль суточные входят в состав командировочных расходов по подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Для НДФЛ действует отдельный необлагаемый предел по пункту 1 статьи 217 НК РФ: с суммы сверх него налог удерживают.

Пока суточные не выданы, работник тратит свои деньги, поэтому срок выплаты напрямую влияет на отношения в коллективе. Раз закон его не задаёт, разумно поставить его так, чтобы человек успел купить билет и оплатить жильё до выезда, а бухгалтерия — провести платёж.

Частые вопросы

Есть ли в Трудовом кодексе срок выплаты командировочных до поездки?

Нет. Статья 168 обязывает возместить расходы и отдаёт порядок и размеры возмещения на откуп локальному акту или коллективному договору. Срок выплаты смотрите в положении о командировках своей организации.

Можно ли выплатить командировочные в день выезда или после возвращения?

При направлении в командировку работнику выдают денежный аванс на проезд, жильё и суточные. Конкретное число дней до выезда для выдачи аванса положение не устанавливает; срок можно закрепить во внутреннем документе — например, за несколько рабочих дней до начала поездки, — чтобы правило было одинаковым для всех.

Что будет, если срок в положении нарушен?

Это нарушение внутреннего акта работодателя. Работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда или в комиссию по трудовым спорам; последствия зависят от того, как сформулировано положение и что именно нарушено.

Облагаются ли суточные налогами?

НДФЛ удерживают с суммы сверх предела из пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса. Страховые взносы с суточных в пределах этого же предела не начисляют. Точный размер предела проверяйте в действующей редакции кодекса.

Нужен ли авансовый отчёт?

Да. По возвращении из командировки работник в течение трёх рабочих дней представляет авансовый отчёт и подтверждающие документы и производит окончательный расчёт по авансу.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Рутина съедает время, а не деньги

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Положение о командировках, авансовые отчёты, сверки — на это уходят часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»