Обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу

Коротко

Журнал регистрации приказов по личному составу — это учетный документ, в котором кадровик по порядку записывает каждый изданный приказ: номер, дату, вид приказа, фамилию работника и краткое содержание. Обязанности заводить такой журнал Трудовой кодекс не устанавливает: это необязательный документ, который работодатель вводит своим порядком. Регистрация приказов при этом нужна — она сохраняет непрерывность номеров и показывает, что ни один приказ не выпал из дела.

Обязателен ли журнал по закону

Нет. Ни Трудовой кодекс, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек не требуют вести журнал регистрации приказов по личному составу. Это необязательный документ: работодатель сам решает, заводить его или регистрировать приказы иначе — в системе электронного документооборота, в учетной программе, в реестре.

Обязательным журнал становится тогда, когда работодатель сам прописал его в локальном акте — инструкции по делопроизводству, положении о кадровом документообороте, приказе о перечне документов. С этого момента порядок регистрации становится внутренним правилом, и отступать от него нельзя без изменения самого акта.

Отдельно стоит Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: ее форма и порядок ведения установлены нормативно, и она ведется на бумаге, потому что в ней стоит подпись работника. Журнал приказов к таким документам не относится.

Зачем журнал нужен на практике

Нумерация идет подряд: если приказ изъяли из дела или он издан двумя отделами одновременно, по журналу видно, какой номер пропущен и почему.
Один взгляд — и понятно, сколько людей принято, переведено и уволено за месяц: это выручает при подготовке отчетности по численности.
При проверке трудовой инспекции или внутреннем аудите журнал показывает, что приказ существует и доведен до работника, а не потерялся между отделами.
При смене кадровика журнал передают по акту: новый сотрудник видит, на каком номере остановилась нумерация.
Электронная трудовая книжка и бумажная живут по одним приказам: журнал помогает сверить, что сведения в Социальный фонд ушли по каждому из них.

Книга регистрации приказов по кадрам: что за образец брать

Единой формы нет: унифицированные формы приказов по личному составу необязательны, а формы журнала в нормативных актах не установлено. Работодатель разрабатывает бланк сам и утверждает его приказом или приложением к инструкции по делопроизводству.

Графы, которых хватает на практике: порядковый регистрационный номер, дата приказа, вид приказа (прием, перевод, увольнение, отпуск, поощрение), фамилия, имя и отчество работника, краткое содержание, срок хранения дела. Если приказы по личному составу ведутся в нескольких делах с разными сроками хранения, под каждое дело заводят свой журнал со своей нумерацией.

Форму приказа о введении журнала закон не устанавливает: ее составляют произвольно. В приказе указывают, с какой даты журнал ведется, кто отвечает за записи и где он хранится.

Бумажный журнал и электронный

	Бумажный	Электронный
Обязательность	Не обязателен, если не прописан в локальном акте	Не обязателен, но порядок ведения нужно описать в локальном акте
Подпись работника	Не нужна: работник расписывается в самом приказе	Не нужна
Нумерация	По порядку в пределах календарного года	Та же, если порядок описан
Хранение	Прошлогодний журнал распечатывают и сдают в дело	Распечатывают по итогам года или хранят в системе с выгрузкой
Когда выбирают	Небольшой штат, мало приказов	Много приказов, несколько филиалов, электронный документооборот

Книга приказов: как вести правильно

Регистрация идет в пределах календарного года: с 1 января нумерация начинается заново. Приказам по личному составу удобно давать свою серию — например, с литерой «К», — чтобы не путать их с приказами по основной деятельности. Если в компании несколько дел с приказами по кадрам (со сроком хранения 50 лет, 5 лет и 3 года), у каждого дела свой журнал и своя нумерация.

Записи делают в день подписания приказа: датой регистрации считают дату подписания. Графы заполняют по тексту приказа, а не по памяти: фамилия и содержание должны совпадать с приказом дословно. Ошибку исправляют корректурно — зачеркивают одной чертой, пишут верное и заверяют подписью того, кто ведет журнал.

Если компания перешла на электронный кадровый документооборот, журнал можно вести в электронной форме. Для этого перечень документов, по которым идет электронный документооборот, дополняют журналом — изменения вносят в локальный акт, которым перечень установлен (часть 2 статьи 22.2 ТК РФ). Форма приказа о таких изменениях произвольная; в нем указывают дату, с которой журнал ведется в электронной форме.

Частые вопросы

Что будет, если журнал не вести?

Штрафа за отсутствие журнала нет: это необязательный документ. Но если работодатель сам прописал журнал в локальном акте, его отсутствие станет нарушением внутреннего порядка, и проверяющий вправе указать на это. Приказы в любом случае должны быть изданы и доведены до работника под подпись.

Можно ли вести журнал в Excel?

Да. Учет документов строится по одним правилам, независимо от формы: от руки в журнале, в таблице или в системе электронного документооборота. Порядок электронной регистрации стоит описать в локальном акте, а по итогам года журнал распечатать и подшить в дело.

Нужна ли подпись работника в журнале?

Нет. С приказом работника знакомят под подпись в самом приказе, а в журнал вносят только запись о регистрации. Подпись работника обязательна в Книге учета движения трудовых книжек — поэтому ее ведут на бумаге.

Сколько журналов заводить?

Столько, сколько дел с приказами по личному составу заведено у работодателя. Если приказы делят по срокам хранения, у каждого дела свой журнал и своя нумерация.

С какого числа начинается нумерация?

С 1 января каждого года: нумерация обнуляется, прошлогодний журнал распечатывают и сдают в дело.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровая рутина съедает время, которое нужно бизнесу

Соберу ИИ-агента, который разгрузит кадровые и клиентские процессы

Журналы, заявления, ответы на типовые вопросы сотрудников — это работа, где каждое действие повторяется. Я смотрю, какие задачи в компании идут по одному сценарию, и собираю ИИ-агента под одну из них: он отвечает клиенту, разбирает заявку или сверяет документы от начала до конца.

Агента подключаю к вашей CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Подходит компаниям, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»