Запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака

Коротко

Запись об изменении фамилии в бумажной трудовой книжке делается не в разделе «Сведения о работе», а на титульном листе: прежнюю фамилию зачёркивают одной чертой и надписывают новую. Основание — свидетельство о заключении брака, его номер, дата и орган, выдавший документ, указывают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя и печатью (при наличии). Так предписывает пункт 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Где именно появляется новая фамилия

Титульный лист — первая страница трудовой книжки, где записаны фамилия, имя, отчество и дата рождения. Именно здесь появляется новая фамилия. В разделе «Сведения о работе» никаких записей о браке не делают: там только приёмы, переводы и увольнения.

Порядок такой: работник приносит паспорт и свидетельство о заключении брака, пишет заявление о внесении изменений в кадровые документы. Работодатель издаёт приказ о внесении изменений — единой формы для него нет, составляют в свободном виде. Затем кадровик правит титульный лист и обложку.

Пошагово: что сделать с бумажной трудовой

Проверить документы: паспорт с новой фамилией и свидетельство о заключении брака. Сверить, что новая фамилия в паспорте и в свидетельстве совпадает.
Взять письменное заявление работника о внесении изменений в кадровые документы.
Издать приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма произвольная.
На титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и записать новую. Имя и отчество, если они не менялись, не трогать.
На внутренней стороне обложки указать, на основании какого документа внесены изменения: наименование документа, его номер, дату и орган, выдавший документ.
Заверить запись на обложке подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (или кадровой службы), если печать есть.
Если к трудовой книжке оформлены вкладыши, изменения внести и в них: вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, и порядок ведения у него тот же (п. 32 Порядка).

Как выглядит запись

На титульном листе прежняя фамилия зачёркивается одной чертой, рядом или сверху пишется новая. Никаких дополнительных строк «фамилия изменена» на титульном листе не добавляют: способ изменения прописан в пункте 7 Порядка — зачеркнуть и записать новые данные.

На внутренней стороне обложки появляется ссылка на документ. Например: «Фамилия изменена на Иванову на основании свидетельства о заключении брака серия … № …, выдано … (наименование органа ЗАГС), дата». Точную формулировку закон не задаёт, важно, чтобы были номер, дата и орган, выдавший документ.

Заверить эту запись должна подпись работодателя или специально уполномоченного им лица и печать организации или кадровой службы — при наличии печати. Если печати в компании нет, достаточно подписи.

Частые вопросы

Нужно ли писать заявление на изменение фамилии в трудовой?

Закон прямо не требует заявления, но на практике его запрашивают, чтобы зафиксировать дату обращения и основание. В заявлении указывают прежнюю и новую фамилию, реквизиты свидетельства о браке и просят внести изменения в трудовую книжку и трудовой договор.

Что делать, если в трудовой книжке есть вкладыш?

Изменения вносят и в трудовую книжку, и во вкладыш. Вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки и ведётся в том же порядке (п. 32 Порядка, утв. приказом Минтруда № 320н).

Нужно ли менять записи о работе в разделе «Сведения о работе»?

Нет. Фамилия в уже сделанных записях о приёме, переводе и увольнении остаётся прежней. Меняется только титульный лист и обложка.

А если трудовая книжка электронная?

При электронной трудовой книжке бумажной нет, и титульный лист не заполняют. Сведения о фамилии в информационной системе Социального фонда обновляют через заявление по форме АДВ-2. Подать его может работодатель или сам работник — через МФЦ или СФР.

Надо ли сообщать в налоговую?

Нет. Инспекция получает сведения о смене паспорта из органов ЗАГС автоматически. Отдельного уведомления в ФНС от работодателя или работника не требуется.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держаться на памяти одного человека

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Записи в трудовой, заявления, приказы, сроки — это рутина, которая повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, сколько времени уходит на такие операции, и показываю, какие из них выгодно передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где кадровые и бухгалтерские мелочи съедают время руководителя.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»