Запись в личной карточке при увольнении по собственному желанию
Коротко
Личная карточка работника — учётный документ по форме Т-2, который заводят при приёме на работу и закрывают при увольнении. Запись об увольнении по собственному желанию вносят в раздел XI карточки: там указывают основание со ссылкой на пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса, дату и номер приказа, дату увольнения. Сведения в карточке должны совпадать с приказом и трудовой книжкой.
Зачем вообще заполнять карточку
Форма Т-2 — не обязательный бланк, а учётная форма, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Компания может вести её или свой аналог, но если карточка есть, запись об увольнении в ней — часть кадрового учёта: она подтверждает, когда и на каком основании человек ушёл, и хранится в личном деле.
Для самого работника карточка почти ничего не решает: его права подтверждает трудовая книжка и сведения в Социальном фонде. Поэтому расхождения между карточкой и трудовой книжкой — это ошибка в документах компании, а не потеря стажа.
Что вписать в раздел XI «Основание прекращения трудового договора»
- Дата увольнения — последний день работы. Она же день окончательного расчёта по статье 140 ТК.
- Основание — формулировка «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника»; в скобках или отдельной графой — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК, а при уходе в период испытательного срока статью 71 (ч. 4) ТК упоминают только как норму о сокращённом сроке предупреждения (три дня), в графе «основание» её не пишут.
- Приказ — дата и номер приказа о прекращении трудового договора; работник знакомится с ним под подпись.
- Подпись работника в карточке и подпись сотрудника кадровой службы, который внёс запись.
- Если карточку ведут в бумажном виде, исправления заверяют: зачёркивают неверное, рядом пишут верное и подтверждают подписью.
Чем запись в карточке отличается от записи в трудовой книжке
В трудовую книжку идут только сведения о работе и увольнении: порядковый номер записи, дата, формулировка и ссылка на статью. В карточке тех же данных больше: кроме основания и приказа там есть дата приёма, переводы, отпуска, повышение квалификации. Поэтому карточку заполняют по приказу, а не переписывают из трудовой книжки.
Формулировки должны совпадать дословно. Если в приказе «по собственному желанию», а в карточке «по инициативе работника без указания причины» — это разные записи, и при проверке придётся объяснять расхождение.
Частые вопросы
Обязательна ли форма Т-2 в 2026 году?
Нет. С 2013 года унифицированные формы кадровых документов не обязательны, компания вправе утвердить свою форму учёта. Но если карточка ведётся, в ней должны быть основание увольнения, дата, реквизиты приказа и подписи.
Какую статью указывать при увольнении по собственному желанию?
Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК — расторжение трудового договора по инициативе работника. Статья 80 ТК задаёт порядок: предупреждение за две недели и право отозвать заявление до истечения срока. Если человек уходит на испытательном сроке, основание то же — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК, а статья 71 (ч. 4) ТК добавляет лишь то, что предупредить нужно за три дня.
Нужно ли вносить запись, если карточка ведётся в программе?
Да, запись об увольнении в электронной карточке делают так же, как в бумажной: основание, дата, приказ. Электронную карточку распечатывают для ознакомления или знакомят работника с записью в системе, если такой порядок закреплён во внутренних документах.
Что делать, если работник отказался подписывать карточку?
Составить акт об отказе в присутствии свидетелей и приложить его к карточке. Сам отказ не отменяет увольнение: приказ уже издан, трудовая книжка заполнена, расчёт выдан.
Сколько хранится личная карточка?
Карточки уволенных хранят в архиве организации по правилам архивного хранения кадровых документов. Точный срок зависит от вида карточки и категории работника; при сомнениях сверяйтесь с перечнем типовых архивных документов и внутренней номенклатурой дел.
Кадровые документы не должны съедать время собственника
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать программам
Карточки, приказы, напоминания о сроках — та же повторяющаяся работа, что и ответы клиентам. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую часть этой рутины выгодно отдать ИИ.
Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где документы и переписка отнимают время у кадров и бухгалтерии.