Запись в трудовой о смене фамилии в связи с замужеством

Коротко

Смена фамилии в бумажной трудовой книжке — это не новая запись в разделе «Сведения о работе», а правка титульного листа. По пункту 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н) прежнюю фамилию зачёркивают одной чертой, рядом пишут новую, а на внутренней стороне обложки указывают, на основании какого документа это сделано, и заверяют запись подписью и печатью (если она есть).

Что именно меняется в книжке

Смена фамилии не трогает записи о приёме, переводах и увольнениях. Меняется только первая страница — титульный лист: там, где напечатаны фамилия, имя, отчество и дата рождения.

Порядок прямо говорит: прежние данные зачёркивают одной чертой и записывают новые. Никаких новых строк в разделе «Сведения о работе» о замужестве не появляется — там фиксируют только трудовой путь.

Документ-основание указывают не на титульном листе, а на внутренней стороне обложки: номер, дату и орган, выдавший свидетельство о браке или паспорт. Эту запись заверяет работодатель или уполномоченное лицо и печать организации (кадровой службы), если печать есть.

Какие документы нужны

Заявление работника о смене фамилии — свободной формы; в нём же просьба внести изменения в трудовую книжку.
Свидетельство о заключении брака — из него берут номер, дату и наименование органа ЗАГС.
Паспорт с новой фамилией — подтверждает, что данные уже изменены.
Приказ работодателя о внесении изменений в учётные документы; единой формы нет, достаточно указать, какие документы представлены и кому поручено внести запись.
При необходимости обновить фамилию в трудовом договоре: внести новые сведения непосредственно в текст договора или оформить дополнительное соглашение.

Как сделать запись: по шагам

На титульном листе найдите строку «Фамилия». Старую фамилию зачеркните одной чертой — не замазывайте, не заклеивайте и не зачёркивайте так, чтобы её нельзя было прочитать. Справа или выше, в свободном месте этой же строки, напишите новую фамилию.

Откройте внутреннюю сторону обложки. Там напишите основание: например, «Фамилия изменена на Петрову на основании свидетельства о заключении брака № … от … , выданного … , и паспорта серии … № … , выданного … ». Точные реквизиты перепишите из документов, а не по памяти.

Заверьте запись на обложке подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы, если печать есть. Без заверения запись не считается оформленной.

Если в книжке есть вкладыши, изменения вносят и в них: вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки (пункт 32 Порядка), и заверяющая запись нужна на обложке каждого вкладыша.

Образец формулировки

Порядок не даёт дословного текста, поэтому кадровики пишут его по сложившейся практике. Главное — назвать прежнюю и новую фамилию и дать ссылку на документ.

Вариант записи на внутренней стороне обложки: «Фамилия „Иванова“ изменена на фамилию „Петрова“ на основании свидетельства о заключении брака № … от … , выданного … , и паспорта … ».

На титульном листе при этом остаётся только зачёркнутая старая фамилия и новая рядом с ней — без слова «изменена» и без реквизитов.

Если книжка электронная

При электронной трудовой книжке титульного листа в бумажном виде нет, и зачёркивать нечего. Сведения о работнике хранятся в информационной системе Социального фонда, а работодатель передаёт данные о трудовой деятельности в составе отчётности.

Практический шаг для кадровика — обновить фамилию во внутренних документах и учёте: в личной карточке, в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в кадровых и бухгалтерских регистрах. Основание то же — свидетельство о браке и паспорт.

Порядок 320н касается бумажных книжек, поэтому при электронной форме ориентируйтесь на правила отчётности перед Социальным фондом и на локальные акты компании.

Частые вопросы

Нужно ли писать в разделе «Сведения о работе» отдельную запись о замужестве?

Нет. Пункт 7 Порядка относит изменения фамилии к титульному листу. Раздел «Сведения о работе» — для приёма, переводов и увольнений.

Можно ли заклеить старую фамилию или замазать корректором?

Нельзя. Порядок требует зачеркнуть прежние данные одной чертой, чтобы прежняя запись оставалась читаемой. Корректор и заклейка портят документ.

Кто заверяет запись на обложке?

Работодатель или специально уполномоченное им лицо, а также печать организации или кадровой службы, если печать есть. Подпись одного кадровика без полномочий не подойдёт.

Что делать, если в книжке заполнены все страницы и есть вкладыши?

Изменения вносят и в трудовую книжку, и в каждый вкладыш: вкладыш — её неотъемлемая часть (пункт 32 Порядка). Заверяющая запись нужна на обложке каждого из них.

Нужен ли приказ о смене фамилии?

Порядок 320н приказа не требует, но на практике его оформляют: он фиксирует, какие документы представил работник и кому поручено внести изменения. Это удобно и при проверке, и при споре.

Обязан ли работник сообщить о смене фамилии?

Да, если у него бумажная трудовая книжка: без свидетельства о браке и паспорта работодатель не сможет внести изменения. Сроки сообщения законом не установлены — лучше сделать это сразу после получения нового паспорта.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Смена фамилии — мелочь, но такие мелочи съедают часы кадровика: заявления, приказы, правки в карточках и отчётах. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»