Запись о переводе на другую должность в трудовой книжке

Коротко

Запись о переводе на другую должность в трудовой книжке — это строка в разделе «Сведения о работе», которая фиксирует, что человек перешёл на другую постоянную работу у того же работодателя. Вносят её на основании приказа о переводе не позднее пяти рабочих дней, а текст записи должен точно совпадать с текстом приказа (пункт 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Когда запись нужна, а когда нет

Перевод — это изменение трудовой функции или структурного подразделения, если подразделение было указано в трудовом договоре. Постоянный перевод допускается только с письменного согласия работника и оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом; запись о переводе в трудовую книжку вносится (статья 72 Трудового кодекса, разъяснение прокуратуры).

Если изменилось только подразделение, а в договоре его не было, должность и режим работы прежние — это перемещение. Согласия работника оно не требует, дополнительное соглашение не нужно, запись в трудовую книжку не вносится.

При временном переводе запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности не вносят: трудовые книжки хранят записи только о постоянных переводах (пункт 4 Порядка № 320н, письмо Минтруда от 12.07.2024 № 14-6/ООГ-4252). Если временный перевод признали постоянным, запись делают по общим правилам: в графе 2 — дата начала временного перевода, в графе 4 — реквизиты обоих приказов, о временном переводе и о признании его постоянным.

Что написать в каждой графе

Графа 1 — порядковый номер записи, следующий за предыдущей.
Графа 2 — дата внесения записи: текущая дата, когда её вносят.
Графа 3 — сама запись. Если меняется и подразделение, и должность, дублируют название отдела: «Переведен в бухгалтерию на должность главного бухгалтера». Если подразделение прежнее, пишут только о должности: «Переведен на должность…».
Графа 4 — наименование, номер и дата документа-основания. Вносить запись нужно на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, а не дополнительного соглашения: соглашение решением работодателя не является (пункт 9 Порядка № 320н).

Образец записи

Сотрудник принят в бухгалтерию экономистом и переходит на должность главного бухгалтера того же отдела. В разделе «Сведения о работе» появляется строка: в графе 1 — «5», в графе 2 — дата внесения, в графе 3 — «Переведен в бухгалтерию на должность главного бухгалтера», в графе 4 — «Приказ от 12.05.2026 № 48».

Дату фактического перевода указывают в тексте записи в графе 3, а в графе 2 стоит дата, когда запись сделали. Так разъясняет ответ на портале «Онлайнинспекция.РФ»: перевод оформляют той датой, с которой работник начнёт работать в новой должности, а запись в трудовую книжку вносят текущей датой.

Частые вопросы

За сколько дней нужно внести запись?

Не позднее пяти рабочих дней на основании приказа или иного решения работодателя (пункт 9 Порядка № 320н). Запись об увольнении, для сравнения, вносят в день увольнения.

Можно ли указать в графе 4 дополнительное соглашение вместо приказа?

Порядок № 320н требует вносить записи на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Дополнительное соглашение таким решением не является, поэтому в графе 4 указывают приказ.

Что делать, если запись о переводе пропустили, а запись об увольнении ещё не внесли?

Поставьте следующий порядковый номер и фактическую дату внесения, затем внесите пропущенную запись по общим правилам с реквизитами документа-основания и укажите в тексте дату, с которой изменение действовало фактически (пункт 10 Порядка № 320н). Ранее внесённые записи, которые должны были идти после пропущенной, недействительными не признают (пункт 12).

А если запись об увольнении уже сделана?

Создают новый блок: в виде заголовка пишут наименование организации, ставят следующий за увольнением порядковый номер и дату, вносят пропущенную запись и реквизиты документа. Блок закрывают подписью ответственного за ведение трудовых книжек и печатью организации, если она есть (пункты 10 и 36 Порядка № 320н).

Нужна ли запись, если сменилось только подразделение?

Если прежнее подразделение в трудовом договоре не указывали и трудовая функция не меняется, оформляют перемещение: приказ или письменное уведомление, без согласия работника, без дополнительного соглашения и без записи в трудовой книжке. Если подразделение в договоре было указано, это перевод — с согласием, допсоглашением, приказом и записью.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Кадровые записи не должны зависеть от памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Переводы, приказы, карточки, одни и те же ответы сотрудникам — на это уходят часы, и часть работы легко передать программам. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать ИИ.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»