Замещение должности на время отпуска основного работника

Пока сотрудник в ежегодном отпуске, должность остаётся за ним: статья 114 ТК сохраняет за работником место работы и средний заработок. Поэтому замещение — всегда временное: обязанности передают на период отсутствия, а не освобождают должность.

На практике замещение путают с совмещением и совместительством. Совмещение — это дополнительная работа по другой или такой же должности в своё рабочее время, её оформляют статьёй 60.2 и оплачивают доплатой по статье 151. Совместительство — работа в свободное от основной время, и для короткой подмены на время отпуска оно подходит реже: человеку пришлось бы трудиться после смены.

Третий вариант — принять нового сотрудника по срочному трудовому договору на время исполнения обязанностей отсутствующего работника: это основание прямо названо в абзаце 2 части 1 статьи 59 ТК. Вакантной должности для этого не требуется: временный работник замещает не свободное место, а должность, сохранённую за отпускником.

Возложение обязанностей на время отпуска основного работника — это и есть передача его работы другому человеку на период, пока он отдыхает. Законного способа два: поручить работу своему сотруднику по статье 60.2 ТК или принять нового человека по срочному договору по статье 59 ТК. Своему сотруднику можно поручить дополнительную работу по статье 60.2 ТК или временно перевести его по статье 72.2 ТК. С новым сотрудником заключают срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника по статье 59 ТК.

Если нужно возложить обязанности на время отпуска на другого сотрудника, сначала получают его письменное согласие. Затем в дополнительном соглашении к трудовому договору и в приказе фиксируют, чьи обязанности и на какой срок он берёт, и какая за это положена доплата. Приказ подписывает руководитель, сотрудник знакомится с ним под подпись.

Отдельно на период отпуска возложить исполнение обязанностей можно и без второй должности: сотрудник остаётся на своей работе и вдобавок закрывает чужую. Это и есть совмещение — самый частый вариант, когда отпуск короткий и работа отпускника не требует полной занятости.

Сначала получают письменное согласие того, кому добавляют работу. Это заявление сотрудника или его подпись на предложении руководителя. Без согласия поручать дополнительную работу нельзя: статья 60.2 требует именно письменной формы.

Дальше готовят документы. При совмещении — дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ: в них причина (отпуск такого-то сотрудника), чужие обязанности, срок и размер доплаты. При временном переводе — тоже допсоглашение и приказ, срок пишут формулировкой «до выхода на работу» с фамилией и должностью отпускника. При приёме нового человека — трудовой договор с условием о сроке и приказ о приёме.

Если работа связана с деньгами или товаром, может понадобиться договор о материальной ответственности. Унифицированных форм с 2013 года нет: приказ составляют в свободной форме, за основу часто берут прежние формы Т-5 и Т-5а.

Когда обязанности на время отпуска возложены на другого сотрудника, вопрос оплаты решает статья 151 ТК: за дополнительную работу платят доплату, а её размер стороны определяют соглашением. В приказе и допсоглашении сумму записывают конкретно — фиксированную или в процентах от оклада.

Доплата за отсутствующего работника на время отпуска не заменяет зарплату за основную работу: сотрудник получает и свой оклад, и доплату. Если выбран временный перевод на время отпуска, оплату по новой работе определяют в соглашении сторон.

Доплату считают за фактически отработанное время по дополнительным обязанностям. Чтобы инспекция не нашла расхождений, сумму и порядок расчёта фиксируют в документах до начала замещения, а не задним числом.