Заменяет ли УПД акт выполненных работ на услуги

Коротко

УПД — универсальный передаточный документ, рекомендованный ФНС (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Он объединяет счёт-фактуру и первичный документ — акт выполненных работ или накладную. Если в УПД стоит статус 1, он заменяет и счёт-фактуру, и акт; со статусом 2 — только акт. С 1 января 2026 года электронные форматы акта выполненных работ и товарной накладной ТОРГ-12 отменены (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@), и для электронного подтверждения услуг остаётся УПД формата 5.03. Бумажный акт и неформализованные электронные документы применять по-прежнему можно.

Что заменяет УПД на услуги

УПД заменяет два документа сразу: счёт-фактуру и первичный документ — акт выполненных работ или акт оказанных услуг. В нём есть обязательные реквизиты обоих, поэтому по одной операции выставляют либо УПД, либо акт вместе со счётом-фактурой. Дублировать документы нельзя: если есть и акт, и УПД на одну услугу, это ошибка учёта.

Форма УПД рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и не обязательна. Компания или ИП может продолжать оформлять акты и счета-фактуры отдельно. Но для электронного документооборота с 1 января 2026 года удобнее перейти на УПД: приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил электронные форматы акта выполненных работ и товарной накладной. Для формализованного электронного подтверждения услуг можно использовать УПД формата 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Также сохраняется возможность оформлять неформализованные электронные первичные документы.

Два статуса УПД: когда нужен счёт-фактура

Статус 1 — УПД объединяет счёт-фактуру и первичный документ (акт). Подходит, когда услуга облагается НДС и нужен счёт-фактура для вычета.
Статус 2 — УПД заменяет только акт выполненных работ. Счёт-фактуру выставляют отдельно или её нет, если исполнитель не плательщик НДС.
Если в УПД статус 1, в нём должны быть все обязательные реквизиты счёта-фактуры по постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При изменении формы счёта-фактуры УПД нужно дополнять новыми реквизитами (письмо ФНС от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@).
С 1 апреля 2026 года действует новая форма счёта-фактуры (постановление Правительства от 23.01.2026 № 26), её нужно использовать и в составе УПД со статусом 1.

Можно ли выписывать УПД на услуги с НДС

Да, УПД подходит для услуг с НДС. В этом случае ставят статус 1: документ одновременно служит счётом-фактурой и актом. В строке 1 указывают номер и дату счёта-фактуры, в графе 1а — наименование услуги, в других графах — стоимость, ставку и сумму НДС. Для описания услуги в электронном УПД предусмотрено 2000 знаков — больше, чем в старом формате акта.

Если исполнитель работает без НДС, он может выставить УПД со статусом 2 — только как первичный документ. Счёт-фактура в этом случае не нужен. Главное — не составлять на одну услугу и акт, и УПД: проверяющие считают это дублированием.

Что изменилось с 2026 года

С 1 января 2026 года утратили силу электронные форматы акта выполненных работ (оказанных услуг) и товарной накладной ТОРГ-12, утверждённые приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Обмениваться ими через операторов ЭДО больше нельзя. Для электронного подтверждения услуг остаётся УПД формата 5.03.

Бумажные акты и накладные отмена не затронула: если вы обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, можно работать так же. Сохраняется и возможность создавать первичные документы в виде неформализованных электронных документов. Но такие документы нельзя передать налоговикам по электронной почте в структурированном виде — по требованию инспекции придётся представить сканы с усиленной электронной подписью. Поэтому ФНС рекомендует перейти на УПД.

Нужно ли менять договор, если в нём указан акт

Если в договоре написано, что стороны оформляют счёт-фактуру и акт, выставлять УПД можно без дополнительного соглашения. ФНС в письме от 26.12.2025 № ЕА-2-26/19733 подтвердила: УПД содержит все обязательные реквизиты и счёта-фактуры, и первичного документа, поэтому замена комплекта на один УПД не нарушение. Вносить изменения в действующие контракты нужно, только если в них прямо прописана обязанность выставлять формализованные акты по приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ — эти форматы больше не действуют.

Частые вопросы

УПД заменяет акт приёма-передачи товара или нет?

Заменяет, если в УПД есть все реквизиты передаточного документа. Со статусом 1 УПД заменяет и счёт-фактуру, и товарную накладную ТОРГ-12. Со статусом 2 — только накладную или акт. С 2026 года электронный формат ТОРГ-12 отменён, для электронной передачи товаров используют УПД.

Можно ли выставить УПД на услуги без НДС?

Да. В этом случае оформляют УПД со статусом 2 — он заменяет только акт выполненных работ. Счёт-фактуру не составляют, если исполнитель не плательщик НДС.

Обязательно ли переходить на УПД с 2026 года?

Нет, обязанности нет. Бумажные акты и неформализованные электронные документы использовать можно. Но для обмена через ЭДО электронный акт старого формата больше не действует — остаётся УПД формата 5.03.

Можно ли по одной услуге оформить и акт, и УПД?

Нет. По одной операции выставляют либо акт со счётом-фактурой, либо УПД. Дублирование документов — ошибка учёта.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы не должны тормозить оплату

Поручу ИИ-агенту сверять акты и УПД с договорами

Пока документы ходят между отделами, счёт может ждать неделями. Я собираю ИИ-агента, который проверяет комплект закрывающих документов по вашим правилам: есть ли УПД, совпадают ли суммы и реквизиты с договором, не задвоен ли акт.

Агент подключается к 1С, почте и мессенджерам, отмечает расхождения и готовит список на оплату. Работает на ваших реальных случаях, а не на демо.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»