Запись в трудовой книжке о приеме на работу временно на период отсутствия основного работника

Коротко

Запись в трудовой книжке о приеме на работу временно на период отсутствия основного работника — это обычная запись о приеме в разделе «Сведения о работе», без пометки, что договор срочный. Работодатель обязан ее внести, если работа для человека основная и книжка ведется в бумажном виде. Срочность и причину — замещение отсутствующего работника — фиксируют в трудовом договоре и приказе, а не в трудовой книжке.

Что писать в графе «Сведения о работе»

С работником, принятым на место сотрудника, за которым сохраняется должность, заключают срочный трудовой договор (часть первая статьи 59 ТК РФ). В договоре и приказе прямо пишут, кого замещают и на какой период: например, «на время отпуска по уходу за ребенком бухгалтера Петровой Е. П.».

В трудовую книжку переносят только прием: порядковый номер записи, дата, сведения о приеме и реквизиты приказа. Слов «временно», «на период отсутствия основного работника», «по срочному договору» в книжке нет. Так разъясняет Роструд в письме от 06.04.2010 № 937-6-1: запись о сроке трудового договора в трудовую книжку не вносится.

Порядок внесения записи

Проверить, что работа для человека основная: по совместительству запись о приеме вносит работодатель по основному месту работы и только по желанию работника (части 3–5 статьи 66 ТК РФ).
Оформить приём трудовым договором. Работодатель вправе издать на его основании приказ о приёме; содержание приказа должно соответствовать договору, включая срок и причину его заключения (статья 68 ТК РФ).
Внести запись в раздел «Сведения о работе» на основании приказа: в графе 3 — «Принят на должность…», в графе 4 — дата и номер приказа.
Ознакомить работника с записью под подпись; при электронной трудовой книжке бумажную не ведут и запись не вносят.
При увольнении в связи с выходом основного работника указать основание — истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ.

Почему о срочности в книжке не пишут

Трудовая книжка фиксирует выполняемую работу, переводы и увольнение, а не конструкцию договора (статья 66 ТК РФ). Условие о сроке и обстоятельство, из-за которого договор срочный, — обязательные части самого договора (часть вторая статьи 57 ТК РФ), и место им в договоре и приказе.

Временный характер работы проявится в книжке один раз — при увольнении: запись со ссылкой на истечение срока договора покажет следующему работодателю, что место было временным. До этого книжка временного работника ничем не отличается от книжки любого другого сотрудника.

Договор, приказ и книжка: где что написано

Документ	Срок договора	Причина — замещение	Ссылка на норму
Трудовой договор	Указан	Указана с ФИО и должностью замещаемого	ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 59 ТК РФ
Приказ о приеме	Указан	Указана	ст. 68 ТК РФ
Трудовая книжка	Не указан	Не указана	ст. 66 ТК РФ, письмо Роструда № 937-6-1
Запись об увольнении	—	Проявляется через основание «истечение срока»	п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Частые вопросы

Обязательно ли вносить запись временному работнику?

Да. Роструд подтверждает: работодатель обязан внести запись о приеме по срочному трудовому договору на период отсутствия основного сотрудника, если работа для человека основная и книжка ведется в бумажном виде.

Нужно ли писать «временно» или «на период декрета»?

Нет. Запись делают в общем порядке, без оговорки о временном характере и без указания срока договора. Особенности заполнения книжки для срочного договора нормативно не предусмотрены.

Что писать при увольнении, когда основной работник вышел?

Основание — истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ. Работодатель обязан предупредить работника об увольнении в связи с истечением срока не менее чем за три календарных дня, кроме случая, когда на место выходит постоянный сотрудник.

А если временный работник принят по совместительству?

Запись о приеме вносит работодатель по основному месту работы и только по желанию работника. Если работник в момент обращения не осуществляет трудовую деятельность, он вправе обратиться за записью к работодателю, у которого работал по совместительству.

Что делать, если книжка электронная?

Бумажную книжку не ведут, запись не вносят. Сведения о приеме и увольнении работодатель передает в Социальный фонд, а работник видит их в электронной трудовой книжке.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Прием, замещение, приказы, уведомления — на каждое движение сотрудника приходится несколько документов. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»