Запись в книге учета движения трудовых книжек при переходе на электронную трудовую книжку

Коротко

При переходе на электронную трудовую книжку работник пишет заявление, а работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки. В книге учёта движения трудовых книжек этот факт отмечают записью в графе 13 — с формулировкой, которую предложил Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Сами электронные книжки в этой книге не учитывают: в ней только бумажные.

Что именно записывают в книгу

Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует бумажные книжки: принятые при приёме на работу и выданные работникам. Когда работник подаёт письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, работодатель выдаёт ему бумажную трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

В книге этот момент отмечают в графе 13 — той, где работник расписывается за получение книжки. Точной формы записи в Порядке ведения и хранения трудовых книжек нет, поэтому используют формулировку из письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Она длинная и в узкую графу помещается не всегда — тогда запись делают на полях или в специально отведённой графе, если книга ведётся по собственной форме.

Как оформить выдачу книжки при переходе на электронную

Получите от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ.
Внесите в трудовую книжку запись о подаче такого заявления.
Запишите в книге учёта движения трудовых книжек в графе 13: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Дайте работнику расписаться под записью — это подтверждение, что книжку он получил.
Выдайте книжку на руки. С этого момента работодатель не отвечает за её ведение и хранение.

Если запись не помещается в графу

Графа 13 в типовой форме книги узкая, и полная формулировка Минтруда в неё не влезает. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, разрешает работодателю самому разрабатывать форму книги. В своей форме можно предусмотреть отдельную графу для особых отметок — тогда длинную запись вносить туда, а работник расписывается в графе для подписи.

Если книга уже заведена по типовой форме и менять её не хочется, запись делают на полях или продолжают на следующей строке, а работник ставит подпись. Короткий вариант, который тоже допустим: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Частые вопросы

Нужно ли записывать в книгу учёта движения трудовых книжек работников, которые пришли с электронной трудовой книжкой?

Нет. В книге учитывают только бумажные трудовые книжки, принятые от работников и выданные им. Электронные книжки в ней не отражают — такого требования нет ни в статье 66.1 ТК РФ, ни в законе о персонифицированном учёте.

Обязательно ли вести отдельный журнал для электронных трудовых книжек?

Нет. Работодатель не обязан учитывать электронные книжки ни в книге движения трудовых книжек, ни в отдельном журнале. Если удобно для внутреннего порядка, такой журнал можно завести по своей форме — но это не требование закона.

Какую формулировку писать в графе 13?

Можно взять дословно из письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». Допустим и сокращённый вариант — главное, чтобы из записи было понятно, что книжку выдали в связи с переходом на электронную.

Что делать, если работник передумал и хочет вернуть бумажную книжку?

После выдачи книжки на руки работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Обратно в книгу учёта движения такую книжку не принимают: работник уже сделал выбор в пользу электронных сведений.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик вручную переносит записи из книги в книгу, часть его времени уходит на повторяющиеся действия: карточки сотрудников, заявления, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»