Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом

Коротко

Задним числом в трудовую книжку запись не вносят: в графе 2 ставят дату, когда запись сделана на самом деле. Пропущенный перевод, приём или совместительство оформляют текущим числом, а в тексте записи указывают, с какой даты изменение действует. Ошибочную запись не переписывают — её признают недействительной текущей датой и рядом вносят верную.

Что значит «задним числом» и почему так нельзя

Дата в графе 2 зависит от вида записи: при приёме указывают дату приёма на работу, при увольнении — дату увольнения. Запись следует внести в сроки, установленные Порядком ведения трудовых книжек. Событие и дата записи расходятся законно, и это не «заднее число», а обычный порядок: пункт 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, требует ставить фактическую дату внесения.

Другое дело — проставить в графе 2 прошлое число, чтобы скрыть опоздание с оформлением. Такой документ оспорим: даты в нём не совпадают с приказами, табелем и отчётами в Социальный фонд, и при проверке расхождение видно сразу.

Исправление ошибки идёт отдельным путём: зачёркивать в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя, неверную запись признают недействительной текущим числом и вносят правильную.

Как внести пропущенную запись

Если записи об увольнении ещё нет: в разделе «Сведения о работе» ставят следующий порядковый номер и фактическую дату внесения, затем вносят пропущенную запись с реквизитами документа-основания, а в тексте указывают дату, с которой изменение действует.
Ранее внесённые записи, которые должны были идти после пропущенной, недействительными не признают.
Если запись об увольнении уже сделана: открывают новый блок — заголовком пишут наименование организации, ставят порядковый номер после записи об увольнении и дату внесения, затем пропущенную запись и реквизиты основания.
Блок закрывают подписью ответственного за ведение трудовых книжек, как при увольнении, и печатью организации, если она есть.
Сведения подают в Социальный фонд в том месяце, когда запись внесли, а не задним числом.

Запись о совместительстве задним числом

Совместительство — единственный случай, когда запись о прошлой работе появляется в книжке спустя годы и это законно. Запись о работе по совместительству вносят по желанию работника по основному месту работы, и срока обращения закон не ограничивает: можно принести документы через несколько лет после увольнения из второй организации.

Допускается вносить записи блоками — сразу о приёме и об увольнении по совместительству. В графе 2 при этом указывают даты приёма и увольнения, а в графе 4 — документы, подтверждающие эти события. Так стаж подтверждается документально, хотя запись появилась позже событий.

Чем грозит неверная дата

Подлог даты в кадровых документах — нарушение трудового законодательства. Ответственность за него — статья 5.27 КоАП: для должностных лиц и предпринимателей штраф от 1 000 до 5 000 ₽, для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽; за повторное нарушение суммы выше.

Есть и вторая сторона: работник, которому запись задним числом испортила стаж или задержала оформление, вправе обратиться в государственную инспекцию труда, а спор о дате и формулировке решает суд.

Отдельно про книгу учёта движения трудовых книжек: специальных правил исправления пропусков в ней нет. Запись добавляют в продолжение сквозной нумерации и отмечают, почему нарушена хронология.

Частые вопросы

Можно ли поставить в трудовой книжке дату приёма, которая была на самом деле, если запись делают позже?

В графе 2 указывают фактическую дату приёма на работу. В графе 4 приводят дату и номер приказа или иного решения работодателя. Так запись остаётся достоверной и совпадает с приказом.

Работник просит переписать запись об увольнении другим числом. Делать?

Нет. Зачеркивать и переписывать записи нельзя. Если запись неверна, её признают недействительной текущей датой и вносят правильную — по месту работы, где запись сделана, или по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Можно ли внести запись о прошлом совместительстве, если работник уволился оттуда несколько лет назад?

Да, по желанию работника: по основному месту работы, а если он сейчас не работает — у работодателя, у которого он работал по совместительству. Записи можно внести блоком, указав даты приёма и увольнения.

Что будет, если инспектор увидит, что запись датирована раньше приказа?

Расхождение дат — повод для проверки и штрафа по статье 5.27 КоАП. Документ с неверной датой оспорим, а стаж работника придётся подтверждать заново.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Кадровые документы должны совпадать с приказами и отчётами

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые ошибки всплывают не сразу: даты в книжке расходятся с приказами, сведения в фонд уходят с опозданием, а сверку делает один человек вручную. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»