Можно ли не делать запись в трудовой книжке по желанию работника

Коротко

По общему правилу работодатель ведёт бумажную трудовую книжку на каждого работника, для которого эта работа основная, если проработал он у него больше пяти дней. Запись по желанию работника не делают в двух случаях: сведения о работе по совместительству вносят только по его просьбе, а от бумажной книжки работник может отказаться заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК.

Что говорит статья 66 ТК

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и стаже. Работодатель ведёт её на каждого, кто проработал у него свыше пяти дней, когда работа для человека основная. Исключение — работодатели-физлица без статуса ИП: они книжки не ведут.

В книжку вносят сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и основаниях прекращения договора, а также о награждениях. Сведения о взысканиях не вносят, кроме случая, когда взыскание — увольнение. Всё это обязанность работодателя, и желание работника здесь ничего не меняет.

Когда запись не делают по просьбе работника

Совместительство: сведения о работе по совместительству вносят в книжку по месту основной работы только по желанию работника и на основании документа, подтверждающего такую работу.
Отказ от бумажной книжки: работник подаёт письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК, и работодатель освобождается от ведения и хранения книжки.
Первое трудоустройство после 31 декабря 2020 года: бумажную книжку не заводят, сведения ведут только в электронном виде.
Дистанционная работа: сведения о трудовой деятельности вносят в книжку дистанционного работника по его желанию и при условии, что книжку он предоставил, в том числе прислал по почте заказным письмом.

Отказ от бумажной книжки: как это оформляют

Работник пишет заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. При выдаче книжки на руки работодатель вносит в неё запись о подаче такого заявления — эту позицию Минтруд изложил в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Информация о заявлении попадает в сведения о трудовой деятельности за тот отчётный период, в котором оно подано.

С момента выдачи книжки на руки работодатель не отвечает за её ведение и хранение. Дальше сведения о работе идут в электронном виде, а бумажная книжка остаётся у работника.

Чего по просьбе работника сделать нельзя

Нельзя пропустить запись о приёме, переводе или увольнении по основной работе, пока работник не отказался от бумажной книжки. Эти сведения обязательны, и просьба работника их не отменяет.

Нельзя выдать книжку на руки без записи о заявлении: запись при выдаче — часть процедуры перехода на сведения о трудовой деятельности.

Совместителю запись делают только по месту основной работы. Работодатель по совместительству в чужую книжку не пишет — он выдаёт документ, подтверждающий работу, а запись уже вносит основное место работы.

Частые вопросы

Работник просит не вносить запись о приёме — можно пойти навстречу?

Нет, пока работник не отказался от бумажной книжки заявлением по статье 66.1 ТК. Сведения о работе — обязанность работодателя, а не предмет договорённости.

Обязан ли работодатель внести запись о совместительстве?

Только если работник об этом попросил. Без его желания запись о работе по совместительству не делают, даже когда есть подтверждающий документ.

Что будет, если работник отказался от книжки, а потом передумал?

Отказ оформляют заявлением, и книжку выдают на руки. Вернуть бумажное ведение можно только так, как это допускает закон для перехода на сведения о трудовой деятельности; порядок стоит сверить с действующей редакцией статьи 66.1 ТК и разъяснениями Роструда.

Нужно ли уведомлять того, кто впервые устраивается после 31 декабря 2020 года, что книжка не заводится?

Нет. Роструд в письме от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1 указал, что обязанности уведомлять такого работника у работодателя нет.

Можно ли не делать запись об увольнении по просьбе работника?

Нельзя. Запись об увольнении и основании прекращения договора обязательна; по желанию работника её не убирают.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Кадровые бумаги не должны держать бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, уведомления, записи в книжках и ответы на одни и те же вопросы сотрудников съедают часы. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»