Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

Коротко

Запись при переходе на электронную трудовую книжку — это отметка в бумажной книжке о том, что работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса. По части 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатель вносит её в момент выдачи книжки на руки и с этого дня отвечает только за электронные сведения.

Что написать в трудовой книжке

Роструд разбирает этот случай по буквальному тексту части 3 статьи 2 закона № 439-ФЗ. Запись занимает одну строку и распределяется по четырём графам: в графе 1 — очередной порядковый номер, в графе 2 — дата выдачи трудовой книжки, в графе 3 — «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 — заявление работника как основание.

Формулировка в графе 3 повторяет смысл заявления, а не решение кадровика. Поэтому в графе 4 указывают заявление работника, дату и номер его регистрации. Реквизиты приказа о прекращении ведения книжки в саму книжку не вносят — он нужен для внутреннего учёта.

Как оформить переход по шагам

Получить письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК.
Издать приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о её выдаче работнику — для инвентаризации; в книжку реквизиты приказа не вписывают.
Внести запись в бумажную книжку по графам 1–4 и заверить её подписью ответственного лица и печатью организации, если печать есть.
Отметить выдачу в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня заявления. Если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней — не позднее дня увольнения.
Дальше передавать сведения о работе только в Социальный фонд — по форме ЕФС-1 при каждом кадровом событии.

Нужна ли запись и когда

Запись нужна в одном случае: работник до конца 2025 года работал по бумажной книжке и теперь письменно выбрал электронный формат. Тогда книжку выдают на руки с отметкой о сделанном выборе, и работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

Тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе, и вносить в несуществующий документ нечего. Если работник уже перешёл на электронную книжку у прежнего работодателя, новый работодатель бумажную книжку не принимает и записей в неё не делает: достаточно выписки СТД-СФР или СТД-Р. Обратный переход с электронной книжки на бумажную законом не предусмотрен.

Что делать в разных ситуациях

Ситуация	Действие
Работник выбрал электронную книжку, бумажную вёл работодатель	Внести запись и выдать книжку за три рабочих дня; если до увольнения меньше трёх рабочих дней — не позднее дня увольнения.
Работник сохранил бумажную книжку	Продолжать вести бумажную и одновременно передавать сведения в СФР
Первое место работы после 31.12.2020	Бумажную книжку не оформлять, вести только электронные сведения
Бумажная книжка без записи, а в выписке СТД-СФР дата перехода есть	Записей в бумажную книжку не вносить, вести только электронные сведения
Запись о переходе стоит, а работник говорит, что выбирал бумажную	Ошибку исправляет только тот работодатель, который её допустил

Частые вопросы

В каких графах делают запись о переходе?

В графе 1 — порядковый номер, в графе 2 — дата выдачи книжки, в графе 3 — текст о подаче заявления со ссылкой на статью 66.1 ТК, в графе 4 — заявление работника как основание.

В какой срок выдать книжку на руки?

Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней — не позднее дня увольнения. Запись вносят в момент выдачи: она и означает, что бумажная книжка передана работнику и дальше не ведётся.

Нужно ли указывать в книжке приказ о прекращении её ведения?

Нет. Приказ издают для инвентаризации, но его реквизиты в трудовую книжку не вписывают.

Можно ли потом вернуться к бумажной книжке?

Нет. Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен. Бумажную книжку стоит хранить: в ней сведения о работе за прежние периоды.

Что делать, если работник принёс бумажную книжку без записи, а в выписке СТД-СФР переход указан?

Принимать и заполнять бумажную книжку нельзя: работодатель ведёт только электронные сведения. Дату перехода подтверждает выписка СТД-СФР или справка СТД-Р.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, приказы, отметки в книжках учёта, отчёты в фонд — на это уходят часы кадровика, и часть работы повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, где в отделах время уходит на одни и те же действия, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы съедают время кадров, продавцов и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»