Заполнение трудовой книжки: правила и порядок заполнения

Бумажную трудовую книжку работодатель ведёт на каждого, кто принят на основное место работы и проработал у него свыше пяти дней, если работник не отказался от её ведения. Впервые трудоустраивающимся после 31 декабря 2020 года бумажная книжка не заводится: сведения о их работе ведутся только в электронном виде.

Поэтому при приёме нового сотрудника первым делом выясняют, как у него ведётся книжка. Если бумажная — записи вносят в неё; если человек уже отказался от бумаги, данные передают в Социальный фонд, а работник получает сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Заполнение трудовой книжки при приёме на работу начинается с титульного листа, если книжка новая, дубликат или вкладыш. Дальше идут записи в разделе «Сведения о работе».

Данные на титульный лист записывают только на основании документов: паспорта, документа об образовании и профессии. В графе «Образование» указывают полученный уровень так, как он назван в документе: например, «высшее — бакалавриат» или «среднее специальное». Учебное заведение не прописывают.

Если работник ещё учится, поле образования оставляют пустым и заполняют после получения документа. Когда уровень образования меняется, сведения на титульном листе дополняют: старую запись не зачёркивают, а рядом вносят новую.

Дату заполнения на титульном листе пишут цифрами. Ошибки на титульном листе исправляют аккуратно: неверную запись зачёркивают одной чертой и рядом пишут правильную, а на внутренней стороне обложки делают запись о причине исправления и заверяют её подписью уполномоченного лица и печатью организации.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» заголовком указывают полное наименование организации, а также сокращённое, если оно есть. Под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, в графе 2 — дату приёма, в графе 3 — запись о принятии в структурное подразделение с его конкретным наименованием, если это условие есть в трудовом договоре, и наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят.

Запись о приёме делают работникам на основном месте работы. Совместителю запись вносит основной работодатель — только по желанию работника и по предъявлении справки с места совместительства или заверенной копии приказа о приёме.

По желанию дистанционного работника, не отказавшегося от бумажной книжки, сведения вносят при условии, что он её предоставил, в том числе прислал по почте заказным письмом с уведомлением.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях вносят на основании приказа или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения. Текст записи должен точно соответствовать тексту приказа.

Трудовую книжку оформляют по истечении пяти дней работы, то есть на шестой день. Если этот день нерабочий, книжку оформляют в ближайший следующий рабочий день.

Дубликат книжки работодатель оформляет по заявлению работника; срок оформления дубликата не должен превышать 15 рабочих дней со дня подачи заявления.

Записи во всех разделах книжки рекомендуется производить аккуратно: чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, разборчиво, без сокращений. Даты в разделе «Сведения о работе» пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.

Работодатель обязан организовать ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Для этой работы приказом назначается уполномоченное лицо. Записи, внесённые в книжку, заверяет подпись уполномоченного лица, а при увольнении — ещё и печать организации, если она есть.

При увольнении работник знакомится с записями в книжке под подпись. В новых правилах нет требования заверять подписью работника каждую запись — подпись нужна при увольнении.

Неверную запись в разделе «Сведения о работе» не зачёркивают и не замазывают: её признают недействительной, а рядом вносят правильную запись с указанием, что прежняя недействительна. Исправление должно точно соответствовать приказу, на основании которого оно сделано.

Если ошибка допущена в записи об увольнении, её исправляют в том же порядке: прежнюю запись признают недействительной и вносят новую формулировку со ссылкой на правильную статью и приказ.

Записи об исправлениях заверяет уполномоченное лицо, а при увольнении — печать организации.