Заверение трудовой книжки

Коротко

Заверение трудовой книжки — это удостоверение записей и копий документа. Два разных случая: при увольнении работодатель заверяет подписью и печатью записи, внесённые за время работы (пункт 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н), а по письменному заявлению работника выдаёт заверенную копию — на неё распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Заверение записей при увольнении

Пункт 36 Порядка № 320н требует: при увольнении записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы — при наличии печатей. Если книжка заполнялась на русском и на государственном языке республики в составе России, заверяются оба текста.

Расшифровку подписи и должность заверившего эта норма не требует, но и ошибкой не будут. Отдельного правила о записях о награждении в Порядке нет: они внесены за время работы, поэтому заверяются так же, как запись об увольнении.

Как оформить копию трудовой книжки по новым правилам

Работник пишет заявление в произвольной форме; указывать, зачем нужна копия, он не обязан.
Работодатель выдаёт копию не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления — статья 62 ТК РФ. За нарушение срока возможен штраф по статье 5.27 КоАП.
Отметка о заверении по ГОСТ Р 7.0.97-2025 ставится под реквизитом «подпись» и включает слово «Верно», должность заверившего, его собственноручную подпись, расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения.
Если копия идёт в другую организацию, отметку дополняют записью о месте хранения подлинника с наименованием организации и заверяют печатью организации — при её наличии.
Печать ставят так, чтобы оттиск не закрывал подпись и текст заверительной надписи.

Нужно ли заверять каждую страницу копии

ГОСТ допускает два варианта: отметку о заверении проставляют на каждой странице копии либо один раз — на последнем листе прошитой копии. Выбор зависит от того, куда документ подают: банки и госорганы часто просят пометку на каждой странице.

Для внутренней копии, которая остаётся в компании, достаточно отметки «Верно» с должностью, подписью, расшифровкой и датой. Запись о месте хранения оригинала нужна прежде всего для копий, уходящих внешнему получателю.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

Новые правила — это ГОСТ Р 7.0.97-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, и пункт 36 Порядка № 320н. Работодатель заверяет либо записи при увольнении, либо копию по заявлению работника.

Записи при увольнении: подпись работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печать работодателя или кадровой службы, если печати есть. Копия для внешнего получателя: слово «Верно», должность, собственноручная подпись, расшифровка и дата под реквизитом «подпись», плюс запись о месте хранения подлинника с наименованием организации и печать организации при её наличии.

Порядок одинаков для бумажной книжки и для копии, которую работник несёт в банк или в другую организацию: меняется только состав отметки — с записью о месте хранения оригинала или без неё.

Запись «работает по настоящее время»

Надпись «Работает по настоящее время» на последней странице копии после последней записи подтверждает, что трудовые отношения продолжаются. Это не то же самое, что «Верно»: «Верно» удостоверяет соответствие копии оригиналу, а вторая надпись — факт текущей работы.

ГОСТ Р 7.0.97-2025 не включает эту фразу в обязательный состав отметки о заверении. Её добавляют, когда нужно подтвердить текущее трудоустройство или этого требует организация, куда работник представляет документ, — например, банк.

Частые вопросы

Обязательна ли печать на копии в 2026 году?

Только если печать у организации есть. Российские ООО и АО в установленных законом случаях вправе работать без круглой печати, поэтому смотрят на устав и внутренние документы компании.

Что делать, если старая запись об увольнении не заверена подписью и печатью?

Её нужно заверить. Если после такой записи были другие места работы, открывают новый блок работодателя, признают запись недействительной, вносят заново и заверяют в общем порядке.

Обязан ли работодатель выдать копию по заявлению?

Да, по статье 62 ТК РФ отказать нельзя. Срок — три рабочих дня со дня подачи заявления.

Нужно ли заверять записи о награждении?

Да. Отдельной нормы о них в Порядке № 320н нет, но они внесены за время работы, поэтому попадают под общее правило пункта 36.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Копии, заявления, выписки, одни и те же ответы сотрудникам и в банки съедают часы кадровика и бухгалтера. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»