Если работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать

Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя, пока человек работает, и выдаётся на руки при увольнении. Поэтому за её сохранность отвечает организация, а не сотрудник. Если книжка пропала в отделе кадров, при переезде, пожаре или по другой причине, пока документ был у работодателя, восстановление — его забота.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. По его правилам дубликат взамен утраченной книжки оформляет работодатель по последнему месту работы, где была внесена запись. Если книжку потерял сам работник, он пишет заявление; если утратил работодатель — заявление не требуется, дубликат оформляют по факту утраты.

Даже при утере бумажного документа сведения о работе не исчезают: приёмы, переводы и увольнения работодатели передают в Социальный фонд, и они видны в электронной трудовой книжке. Выписку из неё человек может заказать на Госуслугах — она приходит в личный кабинет в течение дня и принимается там, где нужен документ о стаже.

Отдельной статьи за потерянную книжку в Трудовом кодексе нет. Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника выражается в обязанности восстановить документ: оформить дубликат и внести в него записи о стаже. Дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Если работник из-за отсутствия книжки понёс потери — например, ему задержали оформление на новую работу или пособие, — он вправе требовать возмещения вреда в порядке, установленном трудовым законодательством. Конкретные суммы и основания такого требования разбирает государственная инспекция труда или суд по обстоятельствам дела.

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек — предмет надзора государственной инспекции труда: именно туда стоит обращаться, если дубликат не выдают. Инспектор проверит, как организовано хранение, и обяжет работодателя устранить нарушение.

Утеря трудовой книжки работодателем — это ещё и повод проверить, как в компании вообще хранятся кадровые документы: где лежат книжки, кто отвечает за выдачу, есть ли журнал учёта. Одна пропавшая книжка обычно означает, что порядка в этом месте нет.

Работнику достаточно сообщить об утере в отдел кадров — письменно или устно, чтобы факт был зафиксирован. Заявление о выдаче дубликата при утере по вине работодателя закон не требует, но если в компании просят написать заявление, это не помешает: укажите, что книжка утрачена работодателем, и оставьте себе экземпляр с отметкой о приёме.

Пока дубликата нет, периоды, отражённые в электронных сведениях о трудовой деятельности, можно подтвердить выпиской. Для неотражённых периодов понадобятся другие документы о работе. Для стажа до 2020 года и для льготной пенсии бумажная книжка по-прежнему важна: часть сведений в цифру не переведена, поэтому дубликат стоит получить, а не откладывать.

Если работник уже уволился, а книжку потеряли после увольнения, дубликат оформляет тот же работодатель — тот, у кого была последняя запись. Обращаться нужно к нему, даже если человек уже работает в другом месте.