Выплаты внештатным сотрудникам

Коротко

Внештатный сотрудник — это человек, который делает работу для компании не по трудовому договору, а по гражданско-правовому: подряду или возмездному оказанию услуг. Компания платит ему вознаграждение по акту, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы по статье 425 Налогового кодекса; запись в трудовую книжку не делается, отпуск и больничный по трудовому праву не положены.

Чем внештатник отличается от сотрудника в штате

Штатный работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, получает оклад не реже двух раз в месяц и имеет право на отпуск. Внештатник по договору подряда или услуг отвечает за результат: сделал работу, стороны подписали акт, заказчик перечислил вознаграждение.

Если договор на бумаге гражданско-правовой, а по сути человек каждый день сидит в офисе, подчиняется руководителю и получает одинаковую сумму за месяц, налоговая может переквалифицировать его в трудовой. Тогда заказчику доначислят НДФЛ, взносы, пени и штраф. Поэтому в договоре прописывают конкретный результат, срок и порядок сдачи работы, а не должность и график.

Какие документы оформить до первой выплаты

Договор подряда или возмездного оказания услуг: предмет, срок, цена, порядок сдачи и оплаты, реквизиты сторон — по главе 37 или главе 39 Гражданского кодекса.
Акт о приёмке работы или услуг — без него выплата не обоснована и расходы не подтверждены.
Счёт или реквизиты исполнителя, если он не в штате и получает деньги на карту.
Платёжное поручение с назначением платежа: по договору подряда от такого-то числа, без НДФЛ или с удержанием — в зависимости от того, кто считает налог.
Справка о доходах и суммах налога, если исполнитель — физическое лицо без статуса ИП и заказчик выступал налоговым агентом.

Какие налоги и взносы платит заказчик

С вознаграждения физическому лицу без статуса ИП заказчик удерживает НДФЛ как налоговый агент и перечисляет его в бюджет. С 2025 года действует прогрессивная шкала статьи 224: 13 % до 2,4 млн ₽ годовой базы, дальше ставка растёт по ступеням до 22 % с суммы свыше 50 млн ₽. Ставка применяется к превышению, а не ко всей сумме.

Страховые взносы заказчик начисляет за свой счёт по единому тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. На 2026 год предельная база — 2 979 000 ₽. Взносы на травматизм по договору подряда и услуг начисляют, только если это прямо записано в договоре.

Если исполнитель — индивидуальный предприниматель, заказчик ничего не удерживает и не начисляет: ИП платит налог и взносы сам. Если исполнитель — самозанятый, он платит налог на профессиональный доход, а заказчик не выступает налоговым агентом и взносы не начисляет.

Как оформить отношения с внештатником

	Договор подряда или услуг	Трудовой договор	Самозанятый
Основание	Главы 37 и 39 ГК	Трудовой кодекс	Закон о налоге на профессиональный доход
НДФЛ	Удерживает заказчик	Удерживает работодатель	Платит сам исполнитель
Страховые взносы	30 % и 15,1 % по единому тарифу	30 % и 15,1 %, травматизм	Нет
Запись в трудовую	Нет	Есть	Нет
Оплата	По акту, в срок из договора	Не реже двух раз в месяц	По акту, в срок из договора

Сроки и отчётность

НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют не позднее 28-го числа того же месяца, а удержанный с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца. Уведомления за эти периоды обычно подают не позднее 25-го и 3-го числа соответственно. Для конца декабря установлен особый срок. Расчёт 6-НДФЛ сдают по итогам квартала.

Страховые взносы платят до 28-го числа следующего месяца, уведомление по ним подают до 25-го. Персонифицированные сведения о физическом лице, получившем вознаграждение, сдают в составе расчёта по страховым взносам.

Если исполнитель — ИП или самозанятый, заказчик не сдаёт по нему отчётность по НДФЛ и взносам: обязанность лежит на самом исполнителе.

Частые вопросы

Можно ли платить внештатнику наличными из кассы

Да, если у компании есть касса и оформлен расходный кассовый ордер. Но выплата по гражданско-правовому договору — это расчёт с физическим лицом, поэтому лимит наличных расчётов между организациями к нему не применяется. Проще перечислить на карту: останется след в банке.

Нужен ли внештатнику больничный

Исполнитель по договору подряда или оказания услуг может получить пособие по временной нетрудоспособности. Право на него зависит от страховых взносов за предыдущий год по части 4.2 статьи 2 закона № 255-ФЗ. Исполнители по договорам на работы и услуги застрахованы на случай болезни с 2023 года, и право на пособие зависит от взносов за предыдущий год по части 1 и 4.2 статьи 2 закона № 255-ФЗ.

Что будет, если налоговая признает договор трудовым

Доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период, пени и штраф. Признаки трудовых отношений перечислены в статье 15 Трудового кодекса: подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, личное выполнение работы по должности, систематические выплаты. Поэтому в договоре фиксируют результат, а не процесс.

Платит ли заказчик взносы на травматизм

По общему правилу нет. Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев начисляют только тогда, когда обязанность записана в договоре подряда или услуг. Если работа связана с риском, эту обязанность прописывают отдельным пунктом.

Нужно ли удерживать НДФЛ с вознаграждения ИП

Нет. Индивидуальный предприниматель платит налог со своего дохода сам, заказчик не выступает налоговым агентом. Но если ИП применяет общую систему, он выставляет счёт с НДС — этот налог заказчик оплачивает отдельной строкой.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Внештатники не должны превращаться в дыру в деньгах

Покажу, где рутина съедает часы и деньги компании

Когда часть работы отдают внештатникам, легко потерять контроль: сколько на самом деле стоит результат, какие часы уходят на согласования, где дублируются задачи. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»