В трудовой книжке запись о работе внесена в сведениях о награждениях: как исправить

Коротко

Запись о работе, попавшая в раздел «Сведения о награждении», считается внесённой с нарушением Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Исправляют так: в разделе награждений признают запись недействительной, заводят вкладыш и переносят в него сведения о работе. Зачёркивать прежнюю запись и менять название раздела нельзя — это прямо запрещено пунктом 12 Порядка.

Почему так происходит и чем это плохо

Раздел «Сведения о работе» заканчивается быстрее, чем человек уходит на пенсию: у кадровика кончаются строки, и запись об очередном приёме или увольнении оказывается на странице с заголовком «Сведения о награждении». Иногда там же ставят штамп или пишут «Сведения о работе» поверх заводского заголовка.

Такая запись не подтверждает стаж в том виде, в каком её ждут Социальный фонд, работодатель или суд: раздел предназначен для наград и поощрений, а сведения о работе должны идти в своём разделе. При проверке инспектор труда фиксирует нарушение порядка ведения трудовых книжек.

Как исправить: пошагово

Исправляет тот работодатель, который допустил ошибку, — это разъяснил Минтруд. Если организация реорганизована, исправление делает правопреемник; если ликвидирована — работодатель по новому месту работы или по месту внесения последней записи на основании соответствующего документа.

Порядок такой: в разделе «Сведения о награждении» под следующей порядковой записью пишут, что запись с таким-то номером и датой недействительна. Затем оформляют вкладыш — он продолжает нумерацию записей о работе и вшивается в книжку. Вкладыш заполняют по тем же правилам, что и трудовую книжку. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Что именно написать

В графе 1 — очередной порядковый номер записи в разделе награждений.
В графе 2 — дата внесения исправления.
В графе 3 — «Запись за номером таким-то от такой-то даты о приёме (переводе, увольнении) признать недействительной».
В графе 4 — приказ (распоряжение) о внесении исправления, его дата и номер.
Затем на титульном листе вкладыша — фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, профессия, дата заполнения вкладыша и подпись ответственного лица.

Чего делать нельзя

Пункт 12 Порядка запрещает зачёркивать ранее внесённые записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Нельзя и замазывать текст, подчищать его или писать «Сведения о работе» поверх заводского заголовка «Сведения о награждении» — такие действия Роструд прямо называет недопустимыми.

Если ошибка касается только формулировки (не тот номер приказа, пропущено слово), исправление вносится в тот же раздел, где сделана запись: новой строкой указывают, что прежняя запись недействительна, и рядом ставят правильную. Но когда запись о работе оказалась в разделе наград, менять раздел нельзя — только вкладыш.

Частые вопросы

Кто должен исправлять — текущий работодатель или тот, кто ошибся?

Тот, кто внёс неправильную запись. Если работник уже уволился и работает в другом месте, исправление делает прежний работодатель по заявлению работника. Новый работодатель вносить исправления в чужие записи не вправе.

Можно ли просто зачеркнуть запись и написать заново?

Нет. Зачёркивание в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено пунктом 12 Порядка. Правильный способ — признать запись недействительной и перенести сведения о работе во вкладыш.

Обязательно ли заводить вкладыш, если место в разделе «Сведения о работе» ещё есть?

Да. Записи о работе, ошибочно попавшие в раздел награждений, признают недействительными, а действительные сведения о работе вносят именно во вкладыш — так разъясняет Роструд. Вкладыш продолжает нумерацию и вшивается в книжку.

Что будет, если оставить как есть?

При проверке инспектор труда квалифицирует это как нарушение порядка ведения трудовых книжек. Кроме того, у работника могут возникнуть сложности при подтверждении стажа. Поэтому исправить запись — в интересах и работодателя, и работника.

Нужно ли вносить сведения об исправлении в электронную трудовую книжку?

Если работник отказался от бумажной книжки, сведения о работе и так подаются в Социальный фонд в электронном виде. Исправление бумажной книжки на электронные сведения не влияет, но кадровая служба должна привести в порядок и внутренние документы — приказы и личные карточки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт без ошибок в трудовых книжках

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Ошибки в трудовых книжках — следствие ручной работы: кадровик заполняет десятки документов, и на проверку каждой строки не хватает времени. Я смотрю, какие кадровые операции повторяются из месяца в месяц, и показываю, какую часть этой работы выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С, чтобы напоминания, сверки и типовые документы формировались автоматически, и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где кадровый учёт ведёт один человек или он вообще внешний.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»