В течение какого времени работодатель обязан сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Коротко

Запись о приёме на работу вносят в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней. Срок установлен пунктом 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации и награждениях вносят на основании приказа или иного решения работодателя в этот срок, а запись об увольнении — в день увольнения.

В течение какого времени вносят запись и от какой даты считают

Пять рабочих дней отсчитывают от даты заключения трудового договора, а если приказ о приёме издан — от даты приказа. Основание записи — трудовой договор или приказ (распоряжение, решение) работодателя, если такой приказ издан. Так разъясняет Минтруд в письмах от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499 и от 13.12.2021 № 14-2/ООГ-11865.

Считают именно рабочие дни, а не календарные: выходные и нерабочие праздничные дни в срок не входят. Роструд на своём сайте называет оптимальным днём внесения записи пятый рабочий день работника.

Если приказ о приёме не издавали, запись всё равно делают — на основании трудового договора, и пятидневный срок при этом сохраняется.

Как выглядит запись в трудовой книжке

Графа 3 — наименование работодателя: полное и сокращённое название организации, а у предпринимателя — фамилия, имя, отчество и статус индивидуального предпринимателя.
Графа 1 — порядковый номер записи, графа 2 — дата приёма на работу.
Графа 3 — сама запись о приёме в структурное подразделение, если условие о нём включено в трудовой договор, и наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому принят работник.
Текст записи должен точно соответствовать тексту приказа или трудового договора — это требование того же пункта 9 Порядка.

Если бумажную книжку не ведут

Тем, кто впервые начал работать после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не заводят: сведения о работе формируются в электронном виде, и работодатель передаёт их в Социальный фонд. Пятидневный срок из Порядка № 320н относится к бумажной книжке, которую работодатель продолжает вести.

Работник, который отказался от бумажной книжки или никогда её не получал, вправе в письменной форме или по адресу электронной почты работодателя запросить сведения о трудовой деятельности. Выдать их нужно не позднее трёх рабочих дней со дня обращения — на бумаге, заверенными надлежащим образом, или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии у работодателя.

Тому, кто продолжает вести бумажную книжку, запись о приёме делают в общем порядке — в те же пять рабочих дней.

Частые вопросы

Можно ли внести запись в день приёма?

Да. Пять рабочих дней — предельный срок, а не минимальный. Запись в первый день работы закону не противоречит и снимает риск забыть о ней в суете первых дней.

Что будет, если запись не внесли вовремя?

Отсутствие записи о приёме после истечения пяти рабочих дней — нарушение трудового законодательства. Государственная инспекция труда вправе выдать предписание и привлечь работодателя к ответственности; конкретный размер штрафа смотрите в статье 5.27 КоАП РФ на дату проверки.

Считаются ли выходные в пятидневный срок?

Нет. Срок исчисляется в рабочих днях, поэтому суббота, воскресенье и нерабочие праздничные дни его не удлиняют и не сокращают — они просто не входят в счёт.

Нужна ли запись о приёме, если работник — внешний совместитель?

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Основное место работы ведёт книжку по своим правилам и в свои сроки.

Как исправить запись, сделанную с ошибкой?

Ошибочную запись признают недействительной отдельной строкой в той же графе 3 со ссылкой на соответствующий пункт Порядка, а рядом вносят правильную запись. Зачёркивать и замазывать текст нельзя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Кадровые бумаги не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик вписывает записи в книжки, у продавцов и менеджеров копятся одни и те же ответы клиентам, карточки в CRM, коммерческие предложения и сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»