Трудовые книжки в 2023 году при приеме на работу

С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки впервые трудоустраивающимся не оформляют: на них работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ, пункт 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). К 2023 году это стало обычной практикой, и человек, начавший работать после 31 декабря 2020 года, приходит на первое место без книжки.

С 1 января 2023 года действует новая форма трудовой книжки и порядок её ведения — приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Книжки прежних образцов, выданные по постановлению Правительства от 16.04.2003 № 225, постановлениям 1973 и 1938 годов, действительны и обмену на новые не подлежат; бланки старого образца у работодателя тоже можно использовать без ограничения срока (пункт 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250).

Работник со стажем до 2021 года, сохранивший бумажную книжку, предъявляет её: записи о приёме работодатель вносит по приказу № 320н. Если тот же человек отказался от бумажного документа, он приносит справку о трудовой деятельности СТД-Р или СТД-СФР, и книжку не ведут.

Кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, не предъявляет ни книжку, ни справку: книжку ему не оформляли, а сведения о трудовой деятельности ведёт работодатель. При поступлении по совместительству к другому работодателю предъявляют документы по статье 283 ТК РФ; бумажную книжку по месту совместительства не ведут.

Если книжка утрачена или повреждена, работник пишет заявление с указанием причины, и работодатель оформляет новую (часть пятая статьи 65 ТК РФ). Отдельный случай — те, кто впервые трудоустроился в 2023 году на территории ДНР, ЛНР, Херсонской или Запорожской области: до 1 января 2024 года им заводили бумажную книжку и при первом трудоустройстве (пункт 15 Порядка, постановление Правительства от 31.12.2022 № 2571).

Решение о судьбе бумажной книжки человек принимает один раз и оформляет письменно. Если он уже подал заявление об отказе от бумажного документа, работодатель ведёт только электронные сведения, а при приёме просит справку СТД-Р или СТД-СФР. Заставить вернуться к бумажной книжке нельзя: законного способа нет.

Обратная ситуация — человек сохранил книжку и стаж до 2021 года. Тогда приём оформляют как обычно: работодатель вносит запись о приёме, а сведения о трудовой деятельности подаёт в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Электронные сведения ведутся параллельно для всех, у кого есть книжка.

Ведение бумажных трудовых книжек с 1 января 2023 года идёт по приказу Минтруда № 320н: он заменил прежнюю инструкцию, и по нему оформляют приём, перевод и увольнение на тех, кто сохранил бумажный документ.

Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ на руках, а запись в информационной системе Социального фонда. Работодатель передаёт кадровые события подразделом 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1: приём, перевод, увольнение. Работник видит записи в личном кабинете на портале Госуслуг или получает справку СТД-СФР в фонде или МФЦ.

Сведения по форме СТД-Р работник получает у работодателя за период работы у него: при увольнении или по заявлению в период работы. Сведения о разных местах работы можно получить в СФР. Справка нужна и бухгалтерии: без неё не посчитать страховой стаж для больничного. Ведение электронной трудовой книжки в 2023 году идёт для всех работников, включая тех, у кого осталась бумажная.

Бывает, что человек впервые начал работать после 1 января 2021 года, а прежний работодатель всё равно завёл ему бумажную книжку. Вносить в неё записи новый работодатель не вправе: документ заведён в нарушение закона, стаж подтверждают справкой СТД-Р или СТД-СФР.

Другое дело — книжка, оформленная правомерно: человек потерял прежнюю, имеет иностранный стаж, признаваемый в России, или начал работу на присоединённых территориях до 1 января 2024 года. Такую книжку ведут дальше, пока сам работник не откажется от неё в пользу электронных сведений.