Трудовые документы: порядок заключения трудового договора и документы при приёме на работу

Коротко

Трудовые документы — это бумаги, которыми оформляют отношения работника и работодателя: трудовой договор, приказ о приёме, трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, личная карточка, локальные акты, графики и табели. Приём на работу оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. Работник предъявляет паспорт, документ об образовании, если работа требует квалификации, и документ о регистрации в системе индивидуального учёта, в том числе электронный.

Порядок заключения трудового договора

Трудовой договор заключают письменно в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй у работодателя. В договоре пишут место работы, трудовую функцию, дату начала, условия оплаты, режим труда и отдыха, гарантии и компенсации. Условия, ухудшающие положение работника по сравнению с законом, не применяются.

Приём оформляют трудовым договором; приказ работодатель издаёт по своему решению. С 2021 года статья 68 ТК РФ не требует знакомить работника с приказом в трёхдневный срок. Проверять трудовую функцию и квалификацию до подписания договора — задача работодателя: условия, которые работник не подтвердил документами, потом трудно защитить в споре.

Документы, предъявляемые при приёме на работу

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности — кроме первого трудоустройства: с 2021 года бумажные книжки впервые поступающим на работу не оформляют, сведения формируют по статье 66.1 ТК РФ.
Документ о регистрации в системе индивидуального учёта, в том числе электронный.
Документ об образовании и о квалификации, если работа требует специальных знаний.
Документы воинского учёта — для военнообязанных и призывников.
Справка об отсутствии судимости — только для работ, где такой запрет установлен законом.

Что работодатель оформляет после подписания договора

Приказ о приёме на работу, личная карточка работника, запись в трудовой книжке или сведения в электронную трудовую книжку через Социальный фонд. Если работник выбрал электронные сведения, бумажную книжку ему выдают на руки, и работодатель освобождается от ответственности за её хранение.

Помимо договора у работодателя есть локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, приказы и графики. С правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, непосредственно связанными с работой сотрудника, его знакомят под подпись до подписания трудового договора.

Кто что хранит и сколько

Документ	Кто хранит	Срок
Трудовой договор, приказ о приёме	Работодатель	По правилам кадрового делопроизводства
Трудовая книжка	Работодатель, пока ведётся бумажная	Выдают при увольнении
Личная карточка работника	Работодатель	75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет после этой даты
Данные бухгалтерского и налогового учёта	Работодатель	5 лет, если НК РФ не устанавливает иной срок

Частые вопросы

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, если человек трудоустраивается впервые: с 2021 года бумажную книжку не заводят, сведения о работе формируют в электронном виде. Если книжка есть, работник её предъявляет.

Обязательно ли знакомить работника с приказом о приёме?

Требование статьи 68 ТК РФ о трёхдневном сроке ознакомления утратило силу. Приказ работодатель издаёт по своему решению, а условия работы работник подтверждает подписью в трудовом договоре.

Что делать, если работник не принёс документ об образовании?

Если работа требует специальных знаний, документ об образовании обязателен. Без него работник не подтверждает квалификацию, и работодатель не вправе поручать работу, требующую такой подготовки.

Нужно ли согласие на обработку персональных данных отдельно от договора?

С 01.09.2025 согласие оформляют отдельно от иных сведений и документов, которые человек подписывает или подтверждает, включая трудовой договор. Согласие требуется, когда нет другого законного основания обработки.

Сколько хранить личную карточку работника?

75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в порядке — работа идёт

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы, карточки, отчёты и ответы на одни и те же вопросы съедают часы у бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»