Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в учреждении

Коротко

Правило звучит так: работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, когда работа у этого работодателя для человека основная. Так сформулирована статья 66 Трудового кодекса. Учреждение — та же организация, поэтому норма про пять дней и основное место работы распространяется на него целиком.

Откуда формулировка и что она значит сейчас

Фраза пришла из статьи 39 Кодекса законов о труде: трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней. Сегодня действует статья 66 Трудового кодекса, и в ней та же мысль изложена точнее: книжку ведут на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя основная.

Пять дней — не срок, после которого книжку «заводят задним числом». Это граница: если трудовой договор заключён и человек приступил к работе, запись о приёме делают, а короткие подработки до пяти дней книжки не касаются.

С 2021 года у большинства работников книжка бумажная только по выбору. Сведения о трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд, и для тех, кто отказался от бумажной книжки, электронные сведения и есть основной документ о работе.

Кому учреждение ведёт бумажную трудовую книжку

Работнику, для которого это место работы основное и который выбрал бумажную книжку или не отказался от неё до 31.12.2020.
Работнику, впервые поступающему на работу после 31.12.2020, — только электронные сведения, бумажную книжку таким людям не оформляют.
Совместителю бумажную книжку по месту совместительства не ведут: запись о такой работе вносят по желанию работника по основному месту работы.
Работнику, у которого книжка уже есть и он продолжает её вести, — все записи о переводах, поощрениях и увольнении.
Работнику, отказавшемуся от бумажной книжки, — сведения о трудовой деятельности по форме, которую передают в фонд.

Порядок ведения и хранения

Форму книжки, порядок её ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливает уполномоченный Правительством федеральный орган. С 1 сентября 2021 года действует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н — он заменил прежнюю инструкцию.

Книжки и вкладыши в них учреждение хранит как документы строгой отчётности, отдельно от остальных. Учёт бланков и заполненных книжек ведут по документации, которую заводит кадровая служба.

При увольнении книжку выдают работнику в день увольнения. Если человек отсутствует или отказался получить её, ему направляют уведомление явиться за книжкой либо согласиться на пересылку почтой — без согласия книжку не отправляют.

Бумажная книжка и электронные сведения

	Бумажная трудовая книжка	Электронные сведения
Кто ведёт	Учреждение хранит и заполняет бланк	Учреждение передаёт сведения в Социальный фонд
Основание	Статья 66 ТК, приказ Минтруда № 320н	Статья 66.1 ТК
Кому	Тем, кто выбрал книжку или не отказался от неё до 31.12.2020	Всем работникам, включая тех, кому ведут бумажную книжку, и впервые поступающих на работу после 31.12.2020
Совместительство	Запись по желанию работника по основному месту работы	Сведения передаёт каждый работодатель
Выдача на руки	При увольнении в день увольнения	Книжки нет, есть выписка из сведений

Частые вопросы

Ведётся ли книжка на работника, принятого на четыре дня?

Нет. Норма статьи 66 говорит о работе свыше пяти дней. Трудовой договор при этом заключается, и остальные кадровые документы оформляют как обычно.

Нужна ли книжка совместителю?

По месту совместительства учреждение книжку не ведёт. Запись о работе по совместительству вносят по желанию работника по основному месту работы.

Что делать, если работник отказался от бумажной книжки?

Книжку ему выдают на руки, а учреждение освобождается от ответственности за её хранение. Дальше все сведения о работе идут электронно.

Можно ли завести книжку человеку, который впервые устраивается после 2020 года?

Нет. Таким работникам бумажные книжки не оформляют, сведения об их трудовой деятельности формируют по статье 66.1 ТК.

Кто отвечает за порядок ведения книжек в учреждении?

Работодатель. Он ведёт книжки, хранит бланки и заполненные книжки, отвечает за записи и их соответствие приказам.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать учреждение на ручном управлении

Найду рутину, которую в кадровом учёте можно отдать ИИ

Книжки, приказы, сведения в фонд, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — на это уходят часы кадровой службы. Я смотрю, какие операции в учреждении повторяются каждый месяц, и показываю, что выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников и руководителей от десяти человек, где кадровая рутина съедает время людей.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»