Сведения о трудовой деятельности при приеме на работу

Коротко

Сведения о трудовой деятельности — документ о стаже и местах работы, который ведётся в электронном виде вместо бумажной трудовой книжки. При приёме на работу человек предъявляет либо бумажную трудовую книжку, либо эти сведения: справку СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР из Социального фонда. Требование прямо записано в статье 65 Трудового кодекса: «трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности».

Что значит эта формулировка

Статья 66.1 Трудового кодекса обязывает работодателя формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника и передавать её в Социальный фонд. Для человека это та же трудовая книжка, только записи в ней ведёт не отдел кадров, а фонд.

При приёме на работу статья 65 даёт работодателю право увидеть прежний стаж: сотрудник приносит бумажную книжку или сведения о трудовой деятельности. Совместители и те, кто устраивается впервые, документ о прежней работе не предъявляют.

Что предоставляет работник, если у него электронная трудовая книжка

Справку о трудовой деятельности. Её две формы, и они различаются тем, кто выдаёт.

СТД-Р выдаёт работодатель по последнему месту работы — тот, кто вёл сведения о сотруднике. В справке видны записи о приёмах, переводах и увольнениях, а также сведения о поданном заявлении о переходе на электронные сведения.

СТД-СФР формирует Социальный фонд. Её человек заказывает сам — через личный кабинет на сайте фонда или на портале государственных услуг, там же видно состояние индивидуального лицевого счёта.

Бумажный вариант справки заверяют подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью. Электронный — усиленной квалифицированной электронной подписью, и предъявляют его файлами: сама справка и файл подписи. Это порядок из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Как принять сотрудника с электронными сведениями

Проверить формат по документам, а не по словам: посмотреть бумажную книжку, запись о переходе на электронные сведения и справку СТД-Р или СТД-СФР.
Убедиться, что в справке есть записи о прежних местах работы и последнее увольнение — по ней видно непрерывность стажа.
Взять у сотрудника документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: справку АДИ-РЕГ или электронный документ.
Не вносить записи в бумажную трудовую книжку сотрудника, который перешёл на электронные сведения: дальше их ведёт только работодатель в электронном виде.
Подать сведения о приёме в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Что подаёт работодатель в Социальный фонд

Сведения о трудовой деятельности — подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1. При приёме, увольнении, предусмотренных законом приостановлении и возобновлении трудового договора сведения подают не позднее следующего рабочего дня после оформления соответствующего документа. При заключении и прекращении договора ГПХ срок считают соответственно со дня заключения или прекращения договора. Сведения о переводе подают не позднее 25-го числа следующего месяца. Это пункты 5–6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Форма действует в редакции приказа Социального фонда от 17.11.2025 № 1462. За непредставление в срок, а также за неполные или недостоверные сведения работодателя привлекают по части 2 статьи 15.33.2 Кодекса об административных правонарушениях: предупреждение или штраф на должностных лиц от трёхсот до пятисот рублей.

Отдельно оформляют сведения о застрахованном лице по форме из приложения 1 к приказу фонда от 22.04.2024 № 643 — они нужны для назначения пособий.

СТД-Р и СТД-СФР: в чём разница

	СТД-Р	СТД-СФР
Кто выдаёт	Последний работодатель	Социальный фонд
Как получить	Обратиться к бывшему работодателю	Заказать в личном кабинете фонда или на портале госуслуг
Что видно	Записи о работе у этого работодателя и заявление о переходе на электронные сведения	Сведения индивидуального лицевого счёта, включая заявления о формате книжки
Форма заверения	Подпись руководителя и печать либо усиленная квалифицированная электронная подпись	Усиленная квалифицированная электронная подпись

Частые вопросы

Можно ли принять справку СТД-СФР с портала госуслуг в электронном виде?

Да. Электронную справку принимают файлами: сама справка и файл электронной подписи. Подпись должна быть усиленной квалифицированной.

Что делать, если сотрудник говорит, что книжка электронная, а справки нет?

Попросить заказать СТД-СФР в личном кабинете фонда или на портале госуслуг. Формат книжки подтверждают документы, а не слова: в индивидуальном лицевом счёте видны заявления о продолжении ведения бумажной книжки или о переходе на электронные сведения.

Что предъявляет совместитель?

Сведения о трудовой деятельности и трудовую книжку совместитель не предъявляет — это исключение статьи 65 Трудового кодекса. Остальные документы из общего перечня нужны.

Что предъявляет человек, который устраивается впервые?

Ни трудовой книжки, ни сведений о трудовой деятельности у него нет. Работодатель сам формирует первые сведения о его работе и передаёт их в фонд.

Грозит ли что-то работодателю, если он не подал сведения о приёме вовремя?

Да. По части 2 статьи 15.33.2 Кодекса об административных правонарушениях — предупреждение или штраф на должностных лиц от трёхсот до пятисот рублей.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном тормозе

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Приём, перевод, увольнение — каждое событие тянет за собой справки, отчёты и карточки в разных системах. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»