Может ли работодатель запросить сведения о трудовой деятельности работника в ПФР

Коротко

Нет. Сведения о трудовой деятельности хранит Социальный фонд России, но выдаёт их самому человеку, а не его работодателю. При приёме на работу сведения представляет работник — вместе с трудовой книжкой или вместо неё, если книжки у него нет (статья 65 Трудового кодекса). Запросить их напрямую в фонде работодатель не может: такого права закон ему не даёт.

Что именно запрещено и почему

Сведения о трудовой деятельности — это электронный аналог трудовой книжки: где человек работал, кем, когда переводился и увольнялся (статья 66.1 ТК РФ). Формирует их работодатель и передаёт в фонд, а вот распоряжается ими сам работник.

Статья 65 ТК РФ перечисляет документы, которые человек предъявляет при заключении трудового договора, и сведения о трудовой деятельности стоят там рядом с трудовой книжкой. Логика простая: при заключении трудового договора работник по общему правилу предъявляет трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности; при первом трудоустройстве действует исключение. Получить сведения у фонда работник может самостоятельно.

Часть первая статьи 65 ТК РФ запрещает требовать документы, не предусмотренные законом. Запрос в фонд — это как раз попытка получить документ в обход установленного порядка.

Формулировка «в ПФР» устарела: с 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России, и сведения о трудовой деятельности ведутся в его информационных ресурсах.

Что работодатель получает законно

Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, которые работник предъявляет при приёме, — кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые (статья 65 ТК РФ).
Сведения о трудовой деятельности, которые работодатель сам формирует на своих работников и передаёт в фонд по статье 66.1 ТК РФ.
Данные о своих работниках в рамках персонифицированного учёта и отчётности, которую работодатель сдаёт в фонд.
Справку о своих выплатах и стаже, если работник письменно попросил её у работодателя по последнему месту работы.

Кто и как получает сведения

	Сам работник	Работодатель
У фонда	Через личный кабинет на портале госуслуг, в клиентской службе фонда или в МФЦ	Нет права запрашивать историю работника
У работодателя по последнему месту работы	По письменному обращению — за период работы у этого работодателя	Обязан выдать по обращению работника
При приёме на работу	Предъявляет новому работодателю по статье 65 ТК РФ	Получает от работника, а не из фонда
На своих работников	Видит в личном кабинете	Формирует и передаёт в фонд по статье 66.1 ТК РФ

Что делать, если работник не принёс сведения

Спокойно попросить. Сведения о трудовой деятельности человек получает бесплатно: в личном кабинете на портале госуслуг, в клиентской службе фонда или в МФЦ. Распечатка с портала или бумажный документ из фонда закрывает вопрос.

Если книжки нет по уважительной причине — утрата, повреждение, — работник пишет заявление с указанием причины, и работодатель оформляет новую трудовую книжку (часть пятая статьи 65 ТК РФ).

Отказ предъявить сведения при приёме — не повод лезть в фонд. Законного способа получить историю работника без его участия у работодателя нет.

Проверять кандидата стоит по тому, что он показывает сам: трудовая книжка или сведения, документы об образовании, прежние рекомендации. Отсутствие сведений при приёме впервые — норма: у такого человека их ещё нет.

Частые вопросы

Можно ли запросить сведения о трудовой деятельности кандидата до приёма на работу?

Нет. До заключения трудового договора работодатель не вправе запрашивать у фонда сведения о трудовой деятельности гражданина — это может сделать только сам гражданин. На собеседовании сведения можно попросить показать добровольно, но требовать их до приёма нельзя.

А если работник дал письменное согласие?

Согласие работника не создаёт у фонда обязанности выдать сведения работодателю: законный порядок получения сведений — через самого работника. Работник просто получает документ и передаёт его вам.

Что будет, если работодатель всё же направит запрос?

Фонд откажет: основания для выдачи сведений работодателю нет. Кроме того, это нарушение порядка работы с документами работника, за которое инспекция труда может выдать предписание.

Какие сведения о работнике работодатель получает от фонда?

Те, что касаются самого работодателя как страхователя: результаты проверок отчётности, сведения о начисленных и уплаченных взносах, о выплаченных пособиях. Историю трудоустройства работника фонд работодателю не раскрывает.

Как проверить стаж работника для расчёта больничного?

По трудовой книжке и (или) сведениям о трудовой деятельности, которые работник предъявил при приёме. Если документы вызывают сомнения, работник запрашивает сведения в фонде и приносит их сам.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держаться на одном человеке

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Приём, переводы, увольнения — это десятки повторяющихся действий: собрать документы, заполнить формы, передать сведения в фонд, ответить на одни и те же вопросы сотрудников. Я смотрю, на что в кадровом учёте и смежных отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»