Срок хранения заявлений работников

Коротко

Срок хранения заявления работника зависит не от его названия, а от того, в какое дело его подшили. Заявление в составе личного дела живёт столько же, сколько дело: 50 лет после делопроизводства после 2003 года и 75 лет для документов до этой даты. Заявление, подшитое к приказу, хранится столько же, сколько приказ. Отдельное дело заявлений, которое не входит в личные дела и не идёт с приказами, хранят 5 лет.

От чего зависит срок

Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки в нём привязаны к виду дела, а не к отдельной бумаге. Поэтому сначала решают, куда заявление подшивают, и только потом смотрят срок по перечню.

Личное дело работника — статья 445 перечня: 50 лет после делопроизводства после 2003 года, 75 лет для документов, созданных до этой даты. Заявление о приёме и заявление об увольнении попадают в личное дело, если в компании личные дела ведутся.

Для заявлений в отдельной папке срок устанавливают по соответствующей статье перечня: он зависит от вида заявления и может составлять 50 или 75 лет. Такой порядок кадровая служба выбирает сама: закон не требует держать все заявления одним способом.

Куда подшить и сколько хранить

В личное дело работника — 50 лет после делопроизводства после 2003 года, 75 лет для документов до 2003 года (ст. 445 перечня № 236).
Вместе с приказом, для которого заявление стало основанием, — столько же, сколько хранится этот приказ.
Отдельным делом кадровых заявлений — 5 лет.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год.
Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки — по сроку дела, в которое его подшили: личное дело или дело с приказами.

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения зарплаты оформляют заявлением работника, и это заявление — основание для приказа. Если его подшивают к приказу об отпуске, срок хранения равен сроку приказа.

Приказы об отпусках без сохранения заработной платы хранят 50 лет после делопроизводства после 2003 года и 75 лет для документов до этой даты — так же, как приказы об отпусках при вредных и опасных условиях и об отпусках по уходу за ребёнком. Приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет.

Заявление к приказу об отпуске без сохранения зарплаты хранят 50 или 75 лет по статье 434 перечня, даже если оно находится в отдельном деле.

Как долго кадровая служба должна хранить график отпусков

График отпусков — документ по личному составу, и его срок считают по перечню № 236, а не по заявлениям работников. В личное дело он не входит: это отдельное дело года, где собраны графики и связанные с ними документы.

Кадровая служба хранит график отпусков в составе дел по личному составу не меньше срока, в течение которого он может понадобиться для проверки соблюдения трудовых прав работников. График отпусков хранят 3 года по статье 453 перечня № 236.

Пока график нужен для подтверждения отпусков и расчётов с работниками, уничтожать его нельзя. Выбрасывают его только по акту после экспертизы ценности вместе с делом, в котором он лежит.

Сроки по видам заявлений

Заявление	Где хранится	Срок
О приёме на работу	Личное дело	50 лет после 2003 года, 75 лет до 2003 года
Об увольнении	Личное дело	50 лет после 2003 года, 75 лет до 2003 года
Кадровое заявление, для которого перечнем установлен срок 5 лет	Отдельное дело заявлений	5 лет
Основание приказа	Вместе с приказом	Срок приказа
О выдаче документов, связанных с работой	Отдельное дело	1 год
На отпуск без сохранения зарплаты	С приказом об отпуске	Срок приказа об отпуске

Частые вопросы

Можно ли хранить все заявления работников в одной папке?

Да. Компания определяет порядок документооборота, но срок хранения заявления выбирает по его виду и соответствующей статье перечня. Заявления к приказам об отпусках без сохранения зарплаты хранят 50 или 75 лет. Но если заявление входит в личное дело или подшито к приказу, срок будет другим — 50 или 75 лет по личному делу либо срок приказа.

Сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы?

Столько же, сколько приказ, для которого оно стало основанием. Приказы об отпусках без сохранения зарплаты хранят 50 лет после делопроизводства после 2003 года и 75 лет для документов до этой даты. В отдельном деле заявление к такому приказу также хранят 50 или 75 лет.

Обязательно ли вести журнал регистрации заявлений?

Закон не требует единого журнала личных заявлений. Порядок регистрации и хранения кадровых документов компания устанавливает сама, а срок определяют по делу, в которое заявление попало.

Сколько лет хранится заявление о выдаче копий документов, связанных с работой?

Один год. Это отдельный вид документа в перечне № 236, и срок для него короче, чем для заявлений в личном деле.

Что делать с заявлениями, у которых срок истёк?

Уничтожают по акту после экспертизы ценности документов, если заявление не входит в личное дело и не связано с приказом, который ещё хранится. Пока жив приказ или личное дело, заявление остаётся вместе с ними.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в кадровых документах начинается с рутины

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, приказы, сроки хранения — часть работы, которая съедает часы кадровой службы и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»