Срок хранения коллективного договора

Коротко

Коллективный договор хранится постоянно. Это правило перечня типовых архивных документов с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Росархива: сам договор и изменения к нему не уничтожают ни после окончания срока действия, ни после заключения нового. Отчёты о выполнении коллективного договора и переписка о его заключении хранятся 3 года.

Почему договор хранят постоянно

Коллективный договор — документ, по которому проверяют, какие условия действовали для работников в конкретные годы: надбавки, льготы, порядок индексации, гарантии при сокращении. Трудовая инспекция и суд могут вернуться к этим условиям спустя много лет, когда работник спорит о выплате за прошлый период.

Поэтому срок хранения не привязан к сроку действия договора. Договор заключили на три года — это срок его действия, а не срок хранения: сам документ остаётся в архиве организации постоянно. То же касается изменений и дополнений: они хранятся вместе с основной редакцией.

Что хранится сколько

Коллективный договор, изменения и дополнения к нему — постоянно.
Отчёты о выполнении коллективного договора — 3 года.
Переписка о заключении коллективного договора — 3 года.
Документы о проверке выполнения условий коллективного договора — 3 года после истечения срока его действия.
Правила внутреннего трудового распорядка — по перечню для документов по охране труда и трудовым отношениям; заменённая редакция хранится столько же, сколько действующая, потому что по ней проверяют прошлые периоды.

Правила внутреннего трудового распорядка после замены

Когда правила внутреннего трудового распорядка заменили новой редакцией, старую не выбрасывают. По прежней редакции видно, какие требования действовали к дисциплине, режиму работы и поощрениям в прошлые годы, и именно её запрашивают при споре о взыскании за нарушение, допущенное в тот период.

Срок хранения считают по дате окончания делопроизводства: у заменённой редакции он такой же, как у действующей. Хранить старую редакцию удобнее в том же деле, что и новую, с пометкой о дате замены, — тогда при запросе не придётся искать документ по всему архиву.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить коллективный договор после окончания срока действия?

Нет. По перечню Росархива коллективные договоры хранятся постоянно, независимо от того, что срок их действия закончился.

Сколько хранить отчёты о выполнении коллективного договора?

3 года. Такой же срок у переписки о заключении договора и у документов о проверке выполнения его условий — для последних срок считают после истечения срока действия договора.

Кто решает, что пора уничтожить документ с истёкшим сроком?

Экспертная комиссия организации по результатам экспертизы ценности документов. Документы с постоянным сроком хранения передают в архив организации, а не отбирают к уничтожению.

Нужно ли хранить проект коллективного договора?

Проект относится к переписке и подготовительным материалам о заключении договора, поэтому хранится 3 года. Подписанный договор — постоянно.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Проверки приходят и через годы

Соберу ИИ-агента, который найдёт нужный документ в вашем архиве

Когда инспектор или суд просит коллективный договор прошлых лет, поиск по папкам занимает дни. Я собираю агента, который разбирает документы компании, отвечает на вопросы по их содержанию и показывает, где лежит нужный файл.

Агент подключается к вашим папкам, диску и почте, работает с реальными документами компании и проверяется на ваших случаях. Это для компаний, где документы копятся годами и каждый запрос превращается в поиск.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»