Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения

Коротко

Личное дело уволенного сотрудника хранится 50 лет, если оно закончено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором документы закончены делопроизводством. Увольнение срок не обнуляет: дело не выбрасывают, а передают в архив организации не раньше чем через год и не позже чем через три года после окончания работы с ним.

Сколько лет хранится личное дело

Срок зависит от даты, когда дело закрыли в делопроизводстве, а не от даты увольнения. Если последняя запись в деле сделана после 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Дела, законченные до этой даты, хранят 75 лет.

Отсчёт начинают с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Пример: сотрудник уволился в 2025 году, дело закрыто тогда же — 50 лет считают с 1 января 2026 года.

До истечения срока дело лежит в сейфе или в помещении с ограниченным доступом: доступ к персональным данным посторонних не должен быть свободным.

Когда и как передавать дело в архив

Передать дело в архив организации можно не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения работы с ним в делопроизводстве.
Перед передачей дело оформляют и описывают: проверяют состав документов, составляют опись.
Если у компании есть свой архив, дело уходит туда. Если архива нет, документы можно передать по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.
Если дело отобрано на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, оно остаётся в архиве и после истечения срока.

Согласие на обработку персональных данных

Согласие работника на обработку персональных данных хранится по общему правилу три года после истечения срока его действия или отзыва, если федеральным законом или договором не предусмотрено иное. Срок действия и порядок отзыва указывают в самом согласии.

Если согласие подшито в личное дело, оно живёт по сроку дела: 50 или 75 лет. Отдельно считать три года в этом случае не нужно.

Где смотреть нормы

Правила хранения личных дел закреплены в Положении об обработке персональных данных (пункт 15) и в Правилах хранения документов (пункт 47). Статья 87 Трудового кодекса требует хранить персональные данные работников по установленным срокам и не даёт держать их дольше, чем нужно.

Сроки для личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих другие: их передают в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. Для обычных сотрудников коммерческой организации это правило не действует.

Частые вопросы

Срок хранения считается от даты увольнения?

Нет. Считают от 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Обычно это год увольнения, но если последние документы добавили позже, отсчёт сдвигается.

Можно ли уничтожить личное дело сразу после увольнения?

Нет. Дело хранится 50 лет (для дел после 01.01.2003) или 75 лет и до истечения срока лежит в сейфе или в помещении с ограниченным доступом.

Обязательно ли сдавать дело в архив через год?

Нет, это нижняя граница. Передать дело можно в любой момент от года до трёх лет после завершения работы с ним.

Что будет, если у компании нет своего архива?

Документы можно передать по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Хранится ли отдельно согласие на обработку данных, если оно вшито в дело?

Нет, отдельный трёхлетний срок к нему не применяют: согласие хранится вместе с делом все 50 или 75 лет.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумажные дела не должны держать внимание руководителя

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Личные дела, описи, сроки передачи в архив — работа, которая идёт годами и легко теряется между увольнением и отпуском кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: однотипные ответы, карточки в CRM, сверки, отчёты, — и показываю, какую часть этой рутины выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»