Сколько хранить приказы на отпуск

Коротко

Приказ на отпуск — документ по личному составу. Срок его хранения задаёт перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а общий порядок устанавливает статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле». Для обычного ежегодного, учебного отпуска и отпуска без сохранения зарплаты срок — 5 лет, для работников с вредными и опасными условиями труда — 75 лет.

Сколько лет хранить приказ

Базовый срок для приказов о ежегодном оплачиваемом и учебном отпусках — 5 лет. Приказы об отпуске без сохранения заработной платы хранят 50 или 75 лет. Это документы временного хранения: пять лет прошло, и дело можно передавать на уничтожение по акту.

Приказы об отпусках работников с вредными или опасными условиями труда хранят 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. Причина в том, что стаж на вредном производстве влияет на досрочную пенсию, и подтверждать его приходится спустя десятилетия после увольнения.

Отдельная развилка — дата документа. Для приказов со сроком хранения 50/75 лет действует развилка: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после этой даты — 50 лет. Пятилетний срок при этом остаётся для обычных отпусков, если приказ хранится отдельно от личного дела.

Срок по виду отпуска и категории работника

Вид приказа	Обычные работники	Вредные и опасные условия труда
Ежегодный оплачиваемый отпуск	5 лет	50 или 75 лет
Учебный отпуск	5 лет	50 или 75 лет
Отпуск без сохранения заработной платы	50 или 75 лет	50 или 75 лет
Отпуск по уходу за ребёнком	50 или 75 лет	50 или 75 лет
Приказ издан до 01.01.2003	75 лет	75 лет
Приказ издан после 01.01.2003	50 лет	50 лет

От какой даты считать срок

Срок хранения отсчитывают не от даты подписания приказа, а от 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Приказ об отпуске с 1 июля 2026 года при пятилетнем сроке хранится до 31 декабря 2031 года.

Такой порядок одинаков для бумажных и электронных приказов: подписанный электронной подписью документ в информационной системе хранится по тем же правилам, что и бумажный оригинал.

Когда приказ подшит в личное дело, он получает срок хранения дела — 50 или 75 лет. Держать в одном деле документы с разными сроками нельзя: это нарушает правила комплектования архива, и при передаче дел архив попросит разделить их.

Как организовать хранение

Разделите приказы по срокам хранения: ежегодные и учебные отпуска обычных работников — 5 лет; отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребёнком и отпуска работников с вредными или опасными условиями — 50 или 75 лет.
Ведите журнал регистрации приказов об отпусках — его хранят 5 лет с 1 января года, следующего за годом окончания журнала.
Не подшивайте копии приказов об отпусках в личные дела: у дела срок 50 или 75 лет, и копия приказа станет храниться дольше, чем требует закон.
По истечении срока составьте акт о выделении документов к уничтожению и согласуйте его в порядке, установленном для вашей организации.
Электронные приказы храните в системе с резервными копиями: срок тот же, а доступ к документу должен сохраняться весь период.

Частые вопросы

Сколько хранить приказ об отпуске без сохранения заработной платы?

Приказ об отпуске без сохранения заработной платы хранят 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. В личном деле копия приказа пролежит столько же, сколько само дело.

Отличается ли срок для графика отпусков?

Да. График отпусков хранят 3 года, а приказы о предоставлении отпусков — 5 лет. Это разные документы, и путать их сроки при формировании дел нельзя.

Нужно ли хранить приказ об отпуске, если работник уволился?

Да, срок хранения от увольнения не зависит. Пять лет считают от 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства, и до этого момента приказ остаётся в деле.

Что грозит за уничтожение приказа раньше срока?

Уничтожение документов архивного фонда и документов по личному составу с нарушением сроков — нарушение законодательства об архивном деле. Ответственность и порядок проверок устанавливает статья 27 закона № 125-ФЗ и Кодекс об административных правонарушениях.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в документах начинается с того, кто их разбирает

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые приказы, журналы регистрации, сроки хранения — та работа, где ошибка стоит дорого, а часы уходят на сверки и перенос данных. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»