Срок хранения договоров

Коротко

Срок хранения договоров в организации задаёт перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для договоров с контрагентами, актов и протоколов разногласий к ним общий срок — 5 лет (ст. 11 перечня), но у отдельных видов договоров свои сроки, и считать начинают не с даты подписания, а с истечения срока договора или прекращения обязательств.

Общее правило и откуда берутся сроки

Сроки хранения документов в организации определяет перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В 2026 году новых редакций перечня не было.

Для договоров с контрагентами, актов и протоколов разногласий к ним действует статья 11 перечня: хранить 5 лет после истечения срока договора или прекращения обязательств. Это общая норма для тех договоров, которым не посвящены отдельные статьи перечня.

Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для договора таким годом будет год, когда он прекратил действие или обязательства по нему закончились. Если договор действовал несколько лет, пятилетний срок начнётся только после его завершения.

Как хранить договоры в организации

Определите вид договора и найдите его в перечне № 236: у подряда, ГПХ с физлицами, купли-продажи недвижимости, аудита свои статьи и сроки.
Отметьте дату прекращения обязательств по каждому договору — от неё будет считаться срок хранения.
Сложите договоры в дело по номенклатуре дел, чтобы к концу года было понятно, что пора передавать в архив или уничтожать.
Храните электронные договоры так, чтобы их можно было предъявить по требованию: в читаемом виде и с подтверждением подписания.
Не уничтожайте документы, по которым идёт спор, проверка или срок хранения ещё не истёк.

Сколько хранить договоры с контрагентами

Договоры с контрагентами, акты и протоколы разногласий к ним хранят 5 лет после истечения срока договора или прекращения обязательств (ст. 11 перечня № 236). Это относится и к договорам поставки, оказания услуг, аренды движимого имущества, если для них нет отдельной статьи.

Для некоторых договоров перечень устанавливает более длительный срок. Например, документы к договорам аренды государственного или муниципального имущества хранят 15 лет. Договоры купли-продажи недвижимости и документы к ним — 10 лет, если иное не следует из других статей. Договоры ГПХ с физлицами и акты сдачи-приёмки — по статье 301 перечня, у них свой срок.

Срок хранения договоров подряда в организации

Для договора подряда с организацией обычно применяют статью 11: 5 лет после окончания действия договора и прекращения обязательств, если отдельная статья перечня не устанавливает другой срок. Для договора о выполнении работ физическим лицом действует статья 301: 50/75 лет. Если подряд связан со строительством или ремонтом, смотрите также статьи перечня о проектной и сметной документации: у них могут быть свои сроки.

Акты, сметы и протоколы разногласий храните с учётом отдельных статей перечня. Для актов по договорам о выполнении работ физическими лицами статья 301 устанавливает 50/75 лет.

Хранение договоров: электронные и бумажные

Перечень не делает разницы между бумажным и электронным договором: срок хранения зависит от вида договора, а не от носителя. Электронный документ нужно хранить в формате, который позволяет прочитать его без специального программного обеспечения, и с подтверждением подписания, если договор подписан электронной подписью.

Если договор составлен в двух экземплярах, у каждой стороны свой экземпляр. Организация отвечает за сохранность своего экземпляра и должна предъявить его по требованию налоговой, суда или контрагента.

Частые вопросы

С какого дня считать срок хранения договора?

С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для договора — после истечения срока его действия или прекращения обязательств. Если договор действовал в 2026 году, пятилетний срок начнётся с 1 января 2027 года и закончится 31 декабря 2031 года.

Можно ли уничтожить договор раньше срока?

Нет, если срок хранения не истёк и по договору не идёт спор или проверка. Уничтожение документов раньше срока может привести к штрафу по статье 15.11 КоАП за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, а также к проблемам при налоговой проверке.

Отличается ли срок для договоров ГПХ с физлицами?

Да, для договоров гражданско-правового характера с физлицами и актов сдачи-приёмки действует отдельная статья 301 перечня № 236. Срок по ней может отличаться от общего пятилетнего, поэтому проверьте вид договора по перечню.

Нужно ли хранить договор, если он расторгнут?

Да. После расторжения храните договор в течение срока, установленного для его вида перечнем № 236: по общему правилу пять лет, а для некоторых договоров — дольше.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Договоры теряются, а не хранятся

Соберу ИИ-агента, который следит за сроками и документами

Когда договоров сотни, легко пропустить дату окончания или потерять акт. Я собираю ИИ-агента, который разбирает документы, находит нужные реквизиты и напоминает о сроках.

Агент подключается к вашей почте, CRM или 1С и работает по вашим правилам. Это для компаний, где документы теряются между отделами и подрядчиками.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»