Срок хранения заявлений на отпуск работников

Коротко

Заявление на отпуск хранится пять лет, если оно лежит отдельно от личного дела и работник трудится в нормальных условиях. Если заявление подшито в личное дело или речь о дополнительном отпуске за вредные и опасные условия труда, срок вырастает до 50 лет для документов после 2003 года и до 75 лет для более ранних. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, когда заявление закончили делопроизводством.

Сколько хранятся заявления на отпуск работников в организации

Сроки задаёт перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В 2026 году новых редакций не было, поэтому действует та же таблица. Для заявлений и приказов об ежегодных и учебных отпусках в ней стоит 5 лет, а для работников с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет в зависимости от даты документа.

Пять лет — это общий срок. Он же применяется к заявлениям о переносе отпуска: отдельного правила для них нет, и КонсультантПлюс в готовых решениях 2026 года подтверждает, что срок такой же, как у заявления на ежегодный отпуск. Если заявление включили в личное дело, оно хранится 50 лет (оформлено после 01.01.2003) или 75 лет (оформлено до этой даты).

Считать срок нужно не от даты подписи, а с 1 января следующего года. Заявление, подписанное в мае 2026 года, пробудет в архиве до конца 2031 года, если оно не попало в личное дело и не связано с вредными условиями.

Где хранить заявления на отпуск работников

В отдельной папке по годам, если заявление не входит в личное дело: так проще отсчитать пять лет и уничтожить всю папку разом.
В личном деле работника — тогда срок 50 или 75 лет, и заявление нельзя выбрасывать вместе с папкой отпусков.
В электронном виде, если заявление подписано электронной подписью: срок хранения тот же, меняется только носитель.
В архиве организации или по договору с архивным учреждением, если компания не может обеспечить условия хранения.

Сроки хранения кадровых документов

Документ	Общий срок	Особый случай
Заявление на ежегодный отпуск	5 лет	50/75 лет, если в личном деле или вредные условия
Приказ о предоставлении отпуска	5 лет	50/75 лет при вредных условиях
График отпусков	3 года	—
Трудовой договор уволенного	50/75 лет	Срок по личному составу
Приказ о приеме и увольнении	50/75 лет	Срок по личному составу

Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников

Трудовой договор относится к документам по личному составу. По общему правилу перечня Росархива такие документы хранятся 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Договор уволенного сотрудника нельзя уничтожить через пять лет вместе с заявлениями на отпуск: у него другой срок.

Приказы о приёме на работу и увольнении тоже идут по личному составу и хранятся 50 или 75 лет. Это же правило действует для личных карточек и личных дел. Пятилетний срок для них не применяется, даже если сотрудник отработал в компании всего месяц.

Частые вопросы

Нужно ли хранить заявление на отпуск, если есть приказ?

Да. Приказ и заявление — разные документы, и у каждого свой срок. Заявление подтверждает, что работник просил отпуск, а приказ — что работодатель его предоставил. Если заявление не сохранилось, при проверке трудовая инспекция может не увидеть основания для отпуска.

Можно ли хранить заявления на отпуск в электронном виде?

Да, если документ изначально создан в электронной форме и подписан электронной подписью. Срок хранения от этого не меняется: те же пять лет или 50/75 лет для личных дел и вредных условий.

С какого дня считать пять лет?

С 1 января года, следующего за годом, когда заявление закончили делопроизводством. Если заявление подписано в 2026 году, срок истекает 31 декабря 2031 года.

Что будет, если уничтожить заявление раньше срока?

Это нарушение правил архивного хранения. При проверке ГИТ или Росархив может выписать предписание и штраф, а работник — пожаловаться на то, что его отпуск не подтверждён документально. Восстановить уничтоженное заявление не получится.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока заявления и приказы лежат в папках, руководитель тратит время на поиск нужной бумаги. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»