Срок хранения заполненных ведомостей и бланков КСОТ-П

Коротко

КСОТ-П — это карта оценки профессиональных рисков и контроля состояния охраны труда на рабочем месте. Заполненные ведомости и бланки КСОТ-П — документы по охране труда: в них видно, кто проверял рабочее место, какие нарушения нашёл и какие меры приняли. Срок их хранения закон задаёт не отдельной строкой, а через правила хранения документов по охране труда и через номенклатуру дел самой компании.

Что именно хранится

В папке КСОТ-П обычно лежат три вида документов: карта оценки рисков на рабочее место, ведомость ежедневного контроля и бланки, куда вносят замечания и отметки об их устранении. Хранить нужно все три, пока они относятся к действующему рабочему месту, и ещё какое-то время после того, как рабочее место перестало существовать.

Отдельно стоит вопрос о микротравмах. Если при ежедневном контроле заметили микротравму, результат осмотра отражают в бланке КСОТ-П: кто, когда, что случилось и какие меры приняли. Такой бланк становится документом о происшествии, и хранить его нужно дольше, чем обычную ежедневную отметку.

Срок хранения заполненных ведомостей и бланков КСОТ-П: короткий ответ

Короткий ответ такой: отдельного срока именно для КСОТ-П закон не устанавливает. Срок хранения заполненных ведомостей и бланков КСОТ-П берут по виду документа из перечня типовых документов со сроками хранения и закрепляют в номенклатуре дел компании. Пока рабочее место действует, документы не уничтожают; после ликвидации рабочего места отсчёт начинается заново.

Поэтому на вопрос о сроке нельзя ответить одной цифрой для всех: у карты оценки рисков, ежедневной ведомости и бланка с записью о микротравме сроки разные. Ниже — как найти нужный срок для каждого вида.

Где искать срок хранения

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения — основной ориентир: в нём есть раздел по охране труда, и оттуда берут срок для карт, ведомостей и журналов.
Номенклатура дел компании: если в ней завели дело «Документы по охране труда», срок из перечня переносят туда и указывают в графе хранения.
Локальный акт по охране труда: положение о системе управления охраной труда может закреплять свой порядок хранения карт и ведомостей, но не короче типового.
Электронные записи: если КСОТ-П ведут в программе, срок тот же, а хранить нужно саму запись и подтверждение, что её не меняли.

Сколько хранить: правило словами

Точную цифру в годах берите из действующего перечня типовых документов и из номенклатуры дел: там срок привязан к виду документа и к тому, закончилось ли дело. Для карт оценки рисков и ведомостей контроля отсчёт обычно идёт от даты последней записи, а не от даты заведения бланка.

Пока рабочее место действует, карту и ведомости не выбрасывают: они подтверждают, что контроль вёлся. После ликвидации рабочего места отсчёт начинается заново, и раньше срока из перечня документы уничтожать нельзя.

Если сомневаетесь в сроке, не угадывайте: откройте перечень типовых документов, найдите раздел охраны труда и сверьте вид своего бланка. Спорный документ лучше оставить, чем уничтожить раньше времени.

Микротравма в бланке КСОТ-П

При допущенных микротравмах результаты ежедневного контроля визуально отражаются в бланке КСОТ-П: контролёр записывает, что увидел, где и когда, и что сделано, чтобы это не повторилось. Так бланк перестаёт быть просто галочкой о проверке и становится свидетельством о случае на производстве.

Из-за этого срок хранения такого бланка не равен сроку хранения пустых бланков и обычных ежедневных отметок. Микротравмы учитывают отдельно: для справки о причинах и обстоятельствах и журнала учёта микротравм Минтруд рекомендует срок хранения не менее одного года, а место и срок хранения работодатель устанавливает с учётом применимых правил.

Частые вопросы

Можно ли хранить только электронные бланки КСОТ-П?

Можно, если программа сохраняет запись целиком: кто заполнил, когда, что изменил. Срок хранения от формы не зависит — он тот же, что для бумажного бланка, и указывается в номенклатуре дел.

С какого дня считать срок хранения ведомости?

По общему правилу срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ведомости. Проверьте также специальные примечания к сроку соответствующего документа.

Нужно ли хранить пустые бланки КСОТ-П?

Пустые бланки — это не документы, а заготовки, и срок хранения к ним не применяется. Хранят заполненные бланки: в них есть подписи, даты и сведения о проверке.

Что будет, если уничтожить ведомость раньше срока?

При проверке нечем будет подтвердить, что контроль на рабочем месте вёлся. Какой именно штраф грозит, зависит от состава нарушения — смотрите статью 5.27 КоАП и профильные статьи об охране труда.

Где закреплён срок хранения микротравмы?

В перечне типовых документов со сроками хранения и в локальном акте о расследовании микротравм. Отдельной строки «КСОТ-П» в законе нет, поэтому срок берут по виду документа.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Проверки приходят к документам, а не к людям

Соберу ИИ-агента, который следит за сроками документов

Когда папки по охране труда ведутся вручную, срок хранения забывается до первой проверки. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он смотрит за сроками, напоминает о продлении и подсказывает, каких бланков не хватает.

Агента подключаю к вашей почте, диску и мессенджерам и проверяю на ваших настоящих документах. Это для компаний, где одна и та же рутина повторяется каждый месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»