Срок хранения договоров ГПХ с физическим лицом в организации

Коротко

Договор ГПХ с физическим лицом организация хранит 50 лет, а если по нему начислялись выплаты, которые учитываются для пенсии исполнителя, — 75 лет. Срок задаёт приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: в перечне типовых управленческих документов договоры подряда и возмездного оказания услуг с физлицами, акты сдачи-приёмки работ и услуг стоят в одной строке со сроками 50/75 лет.

Откуда берётся срок

Срок хранения документов организации определяет не бухгалтер и не юрист по своему усмотрению, а перечень типовых управленческих архивных документов — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. В нём договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг физическими лицами вместе с актами сдачи-приёмки стоят со сроком 50/75 лет.

Запись «50/75» означает: документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранят 50 лет, а законченные до этой даты — 75 лет. Для договора с физлицом это значит: если по договору шли выплаты, которые засчитываются в страховой стаж и влияют на пенсию исполнителя, договор и акт хранят 75 лет.

Что хранить вместе с договором

Сам договор со всеми приложениями, дополнительными соглашениями и изменениями.
Акт сдачи-приёмки работ или услуг — он в перечне стоит в той же строке и хранится столько же.
Документы о выплатах по договору: платёжные поручения, расходные кассовые ордера, реестры перечислений.
Отчёт исполнителя, если договор его предусматривает, и документы, которыми исполнитель подтверждал расходы.
Согласие на обработку персональных данных и документы, по которым проверяли исполнителя перед подписанием.

Когда срок 75 лет, а когда 50

Правило простое: смотрите на дату окончания документа делопроизводством. После 1 января 2003 года договор и акт хранят 50 лет, до этой даты — 75 лет — они подтверждают стаж и заработок, из которых исполнителю считают пенсию.

Отсутствие выплат, учитываемых для пенсии, само по себе срок не меняет: его определяют по дате окончания документа делопроизводством. Спорный случай решает не память бухгалтера, а отчётность: сверьтесь с расчётом по страховым взносам и сведениями персонифицированного учёта за год, в котором действовал договор.

Сроки по видам документов

Документ	Срок хранения	Основание
Договор ГПХ с физлицом, акт сдачи-приёмки	50 лет после 1 января 2003 года; 75 лет до этой даты	приказ Росархива № 236
Приложения, допсоглашения, отчёты исполнителя	как у самого договора	приказ Росархива № 236
Платёжные документы по выплатам	по сроку договора, к которому относятся	приказ Росархива № 236
Договоры с организациями и ИП	по общему правилу для договоров	приказ Росархива № 236

Как считать срок

Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания документа делопроизводством. Дополнительное соглашение, продлившее работу, может отодвинуть окончание дела.

Хранят в организации: пока договор лежит в текущем делопроизводстве, он доступен бухгалтерии и юристу; после закрытия дело передают в архив, а по истечении срока — уничтожают по акту. Держать договоры ГПХ дольше срока можно, сокращать нельзя.

Частые вопросы

Договор ГПХ с самозанятым — тот же срок?

Да. Договор с самозанятым и акт к нему хранят по той же строке перечня. Выбор между 50 и 75 годами зависит от даты окончания документа делопроизводством.

Нужно ли хранить договор, если акт не подписан и работа не оплачена?

Да. Документ существует с момента подписания, и его судьба решается не оплатой. Если работа не состоялась, договор хранят по общему сроку, а причину прекращения фиксируют письменно.

Можно ли хранить только электронную копию?

Срок хранения от формы не зависит, но электронный документ должен быть подписан и читаем на всём сроке хранения. Сканы бумажного договора без самой бумаги не заменяют оригинал.

Что будет, если уничтожить договор раньше срока?

Организация нарушает правила архивного хранения и лишается доказательства при проверке или споре с исполнителем. Восстановить договор задним числом нельзя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в порядке — задача решается один раз

Соберу ИИ-агента, который разбирает договоры и акты

Договоры ГПХ, акты, приложения и согласия лежат в разных папках, и к концу срока никто не помнит, что к чему относится. Я собираю агента, который читает договор, находит акт и приложения, сверяет реквизиты и раскладывает документы по делу.

Агент подключается к вашей папке, почте или 1С и проверяется на ваших настоящих договорах. Это для компаний, где договоры с физлицами подписывают десятками в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»