Срок хранения приказов на отпуск
Коротко
Срок хранения приказа на отпуск зависит от условий труда сотрудника. Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной деятельностью, хранят 5 лет. Если отпуск предоставлен работнику с вредными или опасными условиями труда — 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Норма — пункт «б» статьи 434 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Сколько хранятся приказы на отпуск
Приказ о предоставлении отпуска относится к приказам по личному составу. По перечню Росархива от 20.12.2019 № 236 (пункт «б» статьи 434) приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением и дежурствах, не связанных с основной деятельностью, хранят 5 лет.
Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок другой: 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Это примечание к той же статье перечня.
Приказы об отпуске без сохранения заработной платы и отпуске по уходу за ребёнком хранят 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.
Приказ об отпуске — не то же самое, что график отпусков. График и приказы о его утверждении и изменении хранят 3 года (статья 453 перечня № 236). Поэтому в номенклатуре дел эти документы лучше держать отдельными делами.
С какой даты считать срок
Срок хранения считают не с даты подписания приказа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством. Это правило пункта 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».
Пример: приказ об отпуске подписан в июле 2026 года. Делопроизводство по нему закончено в 2026 году, значит пятилетний срок начинается 1 января 2027 года и истекает 31 декабря 2031 года. До этой даты документ уничтожать нельзя.
Для приказов на отпуск работников с вредными условиями труда тот же принцип отсчёта, только срок длиннее — 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.
Что ещё проверить в кадровом архиве
- Срок журнала зависит от того, какие кадровые события в нём учитывают. Журналы учёта отпусков хранят 5 лет, а учёта приёма, перевода и увольнения — 50 или 75 лет.
- Личное дело работника хранится 50 лет, если закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Если копия приказа на отпуск подшита в личное дело, она получает срок хранения дела, а не 5 лет.
- Приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках за свой счёт, по беременности и родам и по уходу за ребёнком хранят 50 лет.
- Приказы о командировках и о ежегодных и учебных отпусках — 5 лет.
- Приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года.
- Приказы по основной деятельности организации хранят постоянно, если они включены в перечень по статье 19 перечня № 236; проверяйте по номенклатуре дел.
Сроки хранения кадровых приказов
| Вид приказа | Обычные условия труда | Вредные или опасные условия труда |
|---|---|---|
| О ежегодном оплачиваемом отпуске | 5 лет | 50 лет после 01.01.2003, 75 лет до этой даты |
| Об учебном отпуске | 5 лет | 50 или 75 лет |
| Об отпуске без сохранения зарплаты | 50 или 75 лет | 50 или 75 лет |
| Об отпуске по уходу за ребёнком | 50 лет | 50 или 75 лет |
| О приёме на работу | 50 лет | 50 или 75 лет |
| О командировке | 5 лет | 50 или 75 лет |
| О дисциплинарном взыскании | 3 года | 3 года |
Частые вопросы
Можно ли уничтожить приказ на отпуск через 5 лет после подписания?
Нет. Пять лет считают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Приказ, подписанный в 2026 году, хранится до 31 декабря 2031 года включительно.
Сколько хранить приказ на дополнительный северный отпуск?
Так же, как приказ на ежегодный отпуск, — 5 лет. Для работников с вредными условиями труда действует срок 50 или 75 лет.
Нужно ли хранить приказы на отпуск в личном деле?
Прямого запрета нет, но смешивать документы с разными сроками хранения в одном деле не стоит: приказ на отпуск хранится 5 лет, а личное дело — 50 или 75 лет. Если копия подшита в дело, она останется там на весь срок дела.
Какой срок хранения у журнала регистрации приказов на отпуск?
Журнал учёта отпусков хранят 5 лет по пункту «ж» статьи 463 перечня № 236. Если в одном журнале учитывают разные кадровые события, срок определяют по его содержанию. Это отдельный документ со своим сроком, не равным сроку самих приказов.
Где закреплены сроки хранения приказов?
В перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и в статье 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Организация может установить в номенклатуре дел более длительный срок, но не shorter установленного перечнем.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровый архив не должен держать бизнес в напряжении
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Кадровые приказы, заявления, журналы регистрации — это часы, которые уходят на перекладывание бумаг и поиск нужного документа. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.