Сколько хранятся больничные листы в организации в архиве
Коротко
Больничный лист — документ, по которому считали пособие, поэтому он попадает под архивные правила и под требования Налогового кодекса о сохранности документов для расчёта взносов. Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) отводит на него пять лет, а пункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК требует хранить документы для исчисления взносов шесть лет. Ориентир для организации — шесть лет.
Два срока, из которых выбирают больший
По перечню Росархива больничный лист хранится пять лет (пункт 618). Но листки нетрудоспособности до 2022 года служили основанием для расчёта и уплаты страховых взносов, а такие документы плательщик взносов обязан хранить шесть лет (подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК). Меньше шести лет держать их нельзя, поэтому на практике бухгалтерия отталкивается от шестилетнего срока.
Сократить срок внутренним приказом или положением об архиве нельзя: он задан нормативными актами, а не решением работодателя. Если идёт налоговая проверка или спор, документы хранят до конца разбирательства.
С какого дня считать срок
Срок отсчитывают не от даты выдачи листка, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончили в делопроизводстве (статья 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пункт 4.1 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Для больничного это год, когда его приняли, проверили, отразили в учёте и начислили пособие.
Пример: листок, по которому пособие начислили в 2021 году, хранят до конца 2027 года. Такой же отсчёт даёт и Закон о бухучёте: документы хранятся после отчётного года (часть 1 статьи 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Где хранить и на что смотреть
- С 2022 года больничные оформляются в электронном виде, но листки, выданные на бумаге раньше, работодатель хранит так же, как и прежде.
- Форма документа на срок не влияет: электронный листок и бумажный бланк живут по одним правилам.
- Срок общий для бухгалтерии и архива: закон не делит хранение по месту, где лежит документ, — важно, чтобы его можно было найти и предъявить.
- Журнал регистрации больничных листов — отдельный внутренний регистр, у него свои правила ведения и хранения.
- Перед уничтожением проверяют, не идёт ли проверка или спор, в котором листок может понадобиться.
Частые вопросы
Пять или шесть лет хранить больничные листы?
Перечень Росархива говорит о пяти годах, Налоговый кодекс — о шести для документов, нужных для расчёта взносов. Безопаснее держать шесть лет: меньший срок может обернуться претензией при проверке.
Считается ли срок от даты выдачи больничного?
Нет. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, когда документ полностью обработали: приняли, проверили, отразили в учёте и начислили пособие. Отсчёт от даты выдачи рискует привести к слишком раннему уничтожению.
Отличается ли срок для электронного больничного?
Нет. Форма документа — бумажная или электронная — на срок хранения не влияет.
Можно ли сократить срок хранения своим приказом?
Нет. Срок задан нормативными актами, локальными правилами его не уменьшают. При налоговых спорах и проверках документы хранят дольше — до завершения разбирательства.
Где хранить — в бухгалтерии или в архиве?
Закон не проводит между ними границы: срок один. Организация сама решает, где лежит документ, но он должен быть доступен по запросу.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Бумаги в порядке, а время на них уходит
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Разбор больничных, сверки, карточки в CRM и отчёты съедают часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.