Срок хранения доверенностей в организации

Коротко

Срок хранения доверенности отсчитывают не от даты подписания, а от того дня, когда документ перестал действовать: истёк его срок или доверитель его отозвал. По общему правилу — пять лет после этого (пункт 36 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Исключение — доверенности на участие в общем собрании акционеров, участников или пайщиков: их хранят постоянно.

От какой даты считать срок

Доверенность — документ со сроком действия, и он задаёт точку отсчёта для архива. Если в доверенности написано «по 31 декабря», эта дата входит в срок действия: документ работает весь день. Пока доверенность действует, она нужна в работе — например, чтобы подтвердить полномочия подписанта договора или получателя товара.

Срок действия самой доверенности закон не ограничивает: если срок не указан, доверенность обычно сохраняет силу год со дня совершения. Доверенность без даты совершения ничтожна. Отсчёт пяти лет начинается после истечения срока действия или после отзыва — что случилось раньше, то и закрывает период.

Сколько хранить: документы по теме

Доверенности — пять лет после истечения срока действия или отзыва (п. 36 Перечня № 236); доверенности на участие в общем собрании акционеров, участников, пайщиков — постоянно (п. 106 Перечня № 236).
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — хранится в организации как документ по личному составу; точный срок смотрите в разделе Перечня № 236 о трудовых книжках.
Коллективный договор — хранится после истечения срока его действия: он действует до заключения нового, поэтому отсчёт идёт от замены или прекращения.
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный акт, действующий до замены; в архив сдают после утверждения новой редакции.
Служебные записки, переписка по основной деятельности, заявления работников — срок зависит от вида документа и статьи Перечня № 236: у части переписки он временный, у заявлений о приёме и увольнении — как у документов по личному составу.
Договоры аренды, в том числе нежилых помещений, — срок смотрите в разделе Перечня № 236 о договорах: он привязан к окончанию срока действия договора.
Бланки строгой отчётности — срок определяет порядок их учёта и уничтожения, который организация устанавливает сама; в Перечне № 236 смотрите раздел о бланках.
Заявления на отпуск без сохранения заработной платы — относятся к кадровым документам, срок смотрите в разделе о личном составе Перечня № 236.

Почему нельзя держать «пока не надоест»

Перечень № 236 — не совет, а ориентир для всех организаций: по нему строят номенклатуру дел и описи, а архив проверяет, что сдано и что уничтожено. Если доверенность нужна для суда — например, чтобы доказать полномочия подписанта спорной сделки, — её отсутствие в архиве обернётся против самой организации.

Обратная ошибка — хранить всё вечно. Постоянно хранят только то, что Перечень называет постоянным: в теме страницы это доверенности на общие собрания акционеров, участников и пайщиков. Остальные доверенности по истечении пяти лет можно уничтожить — по акту, с записью в описи.

Частые вопросы

Доверенность выдана на три года и ещё действует. Когда её сдавать в архив?

После того как она перестанет действовать: по истечении трёх лет или после отзыва. Пять лет хранения отсчитывают от этой даты, а не от дня подписания.

Срок в доверенности не указан. Что это меняет для архива?

Обычно доверенность без указанного срока действует год со дня совершения (статья 186 ГК РФ). Пять лет хранения считают после истечения этого срока или отзыва. Нотариальная доверенность для действий за границей без указанного срока действует до отмены.

Доверенность на участие в общем собрании акционеров — тоже пять лет?

Нет. Такие доверенности и их копии хранят постоянно — пункт 106 Перечня № 236 и пункт 2.1.14 Положения ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Можно ли уничтожить доверенность сразу после истечения срока?

Нет, пять лет она должна лежать в архиве. Уничтожение оформляют актом после того, как срок хранения истёк, а опись сдана.

Где смотреть срок хранения служебной записки или заявления на отпуск?

В Перечне № 236: у каждого вида документа своя статья. Служебные записки и переписка по основной деятельности идут отдельными пунктами, заявления работников — в разделе о личном составе. Срок зависит от того, что именно заявление фиксирует.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы должны работать, а не лежать мёртвым грузом

Соберу ИИ-агента, который разберёт заявки и документы

Пока доверенности и заявления лежат в архиве, входящие заявки и документы ждут ответа. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: разобрать заявку, сверить документы, подготовить расчёт — и подключить его к CRM, 1С, почте и мессенджерам.

Проверяю агента на сотне настоящих случаев из вашей работы, чтобы он отвечал на ваших документах, а не на примерах. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»